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ときには仕事を断ることも必要

全ての依頼に応えることができれば素晴らしいことですが、理想はあくまでも理想でしかありません。

 

なぜなら、あなたの体はひとつだけ。

 

急な依頼を寄せられることで、

 

「え?この仕事の方が優先度が高い気がする…」

「両方の仕事のクオリティを維持できない!」

「労働時間が長くなり、ストレスが増えたり体調不良に繋がる!」

 

といった風に、納期やキャパシティ、仕事のクオリティ、自分自身へのストレスへ影響する可能性も否定できません。

 

また、無理なスケジュールでキャパ以上の仕事をこなし、結果が出せなかった場合はあなたの信用に傷がつくことも…。

 

様々な理由を加味すると「仕事を断る」方が良い結果をもたらした、というケースもあります。

 

角の立たない断り方:伝え方を工夫する

断り方で大切になることは、「感謝」「理由」を示すことです。

 

もし逆の立場になって考えた時に、問答無用で「いやです!」「無理です!」と断られると、そもそも不愉快な気持ちになってしまいますよね。

 

感謝を示す

あなたへ仕事を任せたい、ということは「この人ならできる」「成長してほしい」という期待の表れでもあります。

 

まずは、自分へ期待してくれていることへの感謝と敬意として、「光栄です」「依頼していただけて、嬉しいです」「挑戦してみたいんですが…」というような言葉をはさみましょう。

 

※「お役に立てず申し訳ございませんが…」と謝罪を含ませると、より印象を良くするでしょう。

 

理由を示す

現状を事細かに伝える必要はありませんが、「できない理由」を相手が理解できればOKです。

 

「今は〇〇の仕事で手一杯で…」「その件に、私はあまり詳しくありませんので…」など、自分ができないと思う理由を上司に説明するようにしましょう。

 

角の立たない断り方:代替案を提案する

また、ただ断るだけでは「忙しいのはあなただけではないのに…」と、マイナスの評価につながる可能性もあるでしょう。

 

「では誰がこの仕事をできるのか?」と振り出しにしか戻せないので、ベストな選択は「代替案を提示する」ことです。

 

「明日、**の予定があり、今はその準備に追われているのですが…この業務が終わり次第、お引き受けできるかと思います」といった感じに、上司に話してみるといいでしょう。

 

また、緊急の仕事であれば「優先度」を意識させるような提案方法も重要です。

 

「現在、**の仕事をしているのですが、どちらを後回しにしましょう?」と、限られた時間の中で目的を達成するために話し合うことが、建設的です。

 

これはNGな断り方

まず、絶対にしてはいけない断り方は、「即座に断る」ことです。

 

単純に、相手から見ると感じが悪く見えてしまいます。

 

また、相手(上司)に「自分を尊重していないのでは?」と不愉快な気持ちを抱かせてしまうので、今後の社内での関係を考えるとリスクが大きい断り方です。

 

また、感情的な断り方も完全にNG。

 

逆に、相手にストレスを与えるような対応であり、その後の人間関係・信頼関係にヒビが入りかねません。

 

いずれにしても、社会人として基本的なマナーを持ったうえでコミュニケーションを図ることが大切なこと。

 

忙しい、できない、無理、と感情的な反応を返すのではなく、ひと呼吸おいてから、冷静に話をすることが重要です。

 

まとめ

上司や同僚など、会社で共に働く人たちとあなたの関係は「持ちつ持たれつ」です。

 

寄せられる依頼やお願いを断る、という行為は、言い方次第ではあなたが今まで築いてきた人間関係に簡単にヒビを入れてしまうでしょう。

 

まずは、自分の考えや状況を理解してもらうためのコミュニケーションをとる努力と、相手の立場に立った提案が必要です。

 

くれぐれも、即座に断る・感情的に断る、というような方法はしないよう気をつけましょう。

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