今さらかと思いますが、タスクをスケジュールすることは、生産性を高め、仕事を進めるうえでの主要な優先事項です。
タイムボックス化、タスクのバッチ処理、または日をテーマにする場合でも、優先順位をつける方法が必要です。
しかし、たくさんのタスクがあって、どれから優先順位をつけてスケジュールするかわからない場合、すぐに取り掛かるべきこと、他人に委任すべきこと、忘れるべきことを決定するために効率的な方法が必要です。
タスクの優先順位を4つに分けて管理する「アイゼンハワー・マトリクス」が、これらすべてを整理するのにどう役立つかを見てみましょう。
アイゼンハワー・マトリクスとは？
この評価と生産性ツールは、かつて大統領であったDwight Eisenhower（ドワイト・アイゼンハワー）にちなんで名付けられました。
彼はかつて、J. Roscoe Miller博士の以下の言葉を引用しました。
私は2種類の問題を抱えています。それは、緊急なものと重要なもの。
緊急な問題は重要ではないし、重要な問題は決して緊急ではありません。
Miller博士にとっては残念ながら、“より有名な人物”にこのシステムの名前が付けられることとなりました。
アイゼンハワー・マトリクスの管理方法
アイゼンハワー・マトリクスを使用する際は、標準のマトリクスを描画しましょう。
このマトリクスには、2本の交差する線があり、4つの象限を作り出します。X軸は緊急性を、Y軸は重要性を表しています。
したがって、左上には緊急かつ重要なタスクが表示され、右上には緊急ではないが重要なタスクが格納されます。
左下は重要ではないが緊急なタスクで、右下には緊急でも重要でもないタスクが含まれます。作成例は以下図の通りです。
アイゼンハワー・マトリクスの使い方
まず、紙に自分自身でマトリクスを描いたり、draw.ioのようなソフトウェアやeisenhower.meのような専門サービスを利用してマトリクスを作成しましょう。次に、タスクをマトリクスに挿入し、それらを緊急性と重要性の組み合わせに従って並べ替えます。
本当の鍵は次に何をするかです。
アイゼンハワー・マトリクスの見方
生産性の大きな要とされるAsanaによれば、各セクションには緊急か重要かを識別する以外にも、補助的な目的があります。
左上は今すぐ取り掛かる必要のあるタスクのためのものであり、右上は将来的に行なう予定のタスクのためのものです。
下部については、左は賢明な人に委任する必要のあるタスクを表し、右は削除するか延期できるタスクを示します。
タスクの進め方
マトリクスにすべてのタスクを入れたら、緊急だが重要でないタスクを委任し、重要だが緊急でないタスクをスケジュールに組み込むこと。
次に、緊急で右上に入るタスクに取り掛かります。締切が本当に迫っている場合は、委任やスケジュールについて心配する前に、まずこれらのタスクに取り組んでください。
各タスクの重要性と緊急性が視覚的に表示されているため、何に時間を費やすべきかを理解するのに役立ち、何を終えなければならないかについて、パニックになるのを避けるのに役立つでしょう。
Source: draw.io, Eisenhower, Asana
