今の時代、求められる仕事量の多さに参ってしまうことが多いです。
最新のテクノロジーに即座に適応し、常に連絡が取れ、対応できることを期待されるケースが増え、「常時接続」の働き方が生まれました。
しかし、労働時間が長くなったからといって、必ずしも生産性が上がるわけではありません。
今回は、このような常時接続文化が生産性に悪影響を及ぼす理由を解説し、接続を切って充電することを提案します。
常時接続文化とは？どのように生産性に悪影響を及ぼすか
常時接続というのは、勤務時間外でも従業員が常に仕事の要望に応えたり、対応したりできるよう期待されることです。
仕事の要望や期待に応えるため、そして上司を失望させないようにするために、ちょっとした作業に対応するために、仕事用のノートパソコンを持ち歩きます。
その結果、夜遅くまで働くことになり、翌朝仕事に行くと受信トレイが新しいメールやタスクでいっぱいになっていることに気づきます。
さらに憂慮すべきは、この悪循環を繰り返すと、仕事の要望に応えるために夜遅くまで起きていたり、週末を家族や恋人と過ごすのをあきらめたりしなければならなくなることです。
これは休息の時間に悪影響を及ぼすだけでなく、常に仕事に対応することを期待されると、それぞれの仕事に頭を切り替えることになるので、勤務時間中の生産性も損なわれます。
仕事の常時接続文化は、以下のように幸福や生産性に悪影響を及ぼします。
- 仕事にじっくりと集中することができない。
- 心の健康に大きなダメージを与え、ストレスや燃え尽き症候群につながる。
- 時間が寸断され、時間管理能力が低下する。
- 常時接続のプレッシャーによって、仕事のクオリティが標準以下になる。
- プライベートの生活や人間関係に悪影響を及ぼす。
- 仕事が嫌いになる。
常時接続による、心身の健康や生産性へのあらゆる悪影響を考えると、自分の時間と生産性を管理することが不可欠です。
仕事や職場と常時接続しないようにする方法
長時間働いたり、常時接続したりすることで、必ずしも仕事のクオリティが上がるとは限りません。実際「薄利多売」のように仕事の効率を下げている可能性もあります。
多忙でも生産性が上がる境界線を見極め、より多くの仕事を達成するために、どのように接続を切り、充電するかを学ぶことが大事です。
ほとんどの場合、明確な優先順位や境界線や、効率的なリモートワークのスケジュールがない、もしくは個人的なストレスから逃れるために仕事を利用しているからです。
ここからは、会社や仕事に常時接続しないようにするための方法をいくつかご紹介していきます。
1. コミュニケーションツールをカスタマイズする
最初に、仕事とプライベートの健全な境界線を引くために、社内で使っているコミュニケーションツールをカスタマイズしましょう。
プライベートな時間に来た仕事の要望に対して「できません」と言うのは難しいことですが、プライベートな時間と生産性を保つ境界線を引くことは非常に重要です。
勤務時間と休息時間を分けることからはじめ、コミュニケーションツールで「勤務中」や「離席」を適宜設定しましょう。
通常の勤務時間外は、仕事のメールや通知に反応しないようにします。これを職場から家に帰るときのように、仕事モードのスイッチを切る合図だと考えます。
たとえば、勤務時間とその他の予定をGoogle カレンダーで設定するようにしているなら、Slackのワークスペースと連携させて、自分の設定をカスタマイズし、Google カレンダーを元にSlackのステータスを自動的に更新することができます。
さらにSlackの通知スケジュールをカスタマイズして、勤務時間中しか通知を受け取らないようにすることも可能です。
2. 即時対応しないようにする
常時接続するのを減らすには、即時対応しないと決めるのも1つの方法です。
そうすることで常時接続したり、即座に返答したりしなければならないというプレッシャーを感じずに、自分のタイミングで仕事のメールや要望に対応することができます。
即時対応しないコミュニケーションは、自分の時間を管理したり、誰にも邪魔されない仕事の時間を確保したりするのに最適。
これによって、効率的に生産性を上げることができ、常時接続が求められる仕事への防御策としても有効です。
3. 健康のための習慣を取り入れる
仕事の常時接続文化によって、在宅勤務で燃え尽き症候群になることもあります。充電したり、燃え尽き症候群を防いで生産性を保つには、健康的な習慣を取り入れるのが不可欠です。
瞑想や散歩、ストレッチ、日記を付ける、休憩するなど、かんたんで健康に効果のあることはいくつかあります。1日の中でこのような活動をする時間をきちんと取ると、毎日の習慣になっていきます。
4. 「至急」と「重要」を再定義する
たくさんの要望や通知を受け取ると参ってしまいます。すべてに「至急」や「重要」と書いてあるならなおさらです。
自分の時間をもう一度きちんとコントロールするには、チームや部署内でどのようなときに「至急」を使うのか、定義し直す必要があります。
さらに、すべてのメールやタスクが「至急」だとみなされると、時間が経つにつれてその重要性や意味が失われます。
チームや部署で時間を取って、どのようなことを「至急」や「重要」と考えるべきか話し合い、同意を取り、その基準を満たす項目にフラグを立てるシステムや仕組みをつくりましょう。
そうすることで勤務時間外も、本当に「至急」や「重要」な要望だけに注目できるようになります。
5. 生産的な時間を最大限活用する
1日のうちで自分が一番生産的な時間を知り、その時間を活用して多くの仕事を終わらせることが重要です。
たとえば、朝型で午前中に生産性が高いタイプの人は、集中力が必要な大変な仕事のためにその時間を使います。残りのそこまで大変ではない仕事は、エネルギーがあまり残っていない1日の後半にやるようにします。
そのような時間も生産性を高めるのに、ポモドーロ・テクニックや「timeboxing」などの手法を使うのもいいでしょう。
そうすれば、燃え尽き症候群になったり、予定していた休憩時間を仕事に費やしたりせずに、日々の仕事を終わらせ、締切に間に合う可能性が大幅に高くなります。
誰にも邪魔されない時間が少なくても、より多くのクオリティの高い仕事ができるようになるからです。
生産性を上げ健全なワーク・ライフ・バランスを保つ
在宅でリモートワークをしている場合は特に、仕事のオンとオフの切り替えが難しくなります。しかし、しっかりと充電し、燃え尽きないようにするには、仕事から離れる必要があります。
より健全なワーク・ライフ・バランスを実現するには、仕事とプライベートの境界線をきちんと引き、自分の健康をサポートする習慣を身につけ、時間を最大限に活用する生産性向上ツールやテクニックを利用することが不可欠です。
──2022年4月12日の記事を再編集のうえ、再掲しています。
翻訳: 的野裕子
Original Article: The Always-On Culture of Work Is Hurting Your Productivity: Here's How to Fix It by MakeUseOf
