【採用業務にはムダが多い！？】中小企業の採用担当者の約9割が「採用業務の無駄」を実感「求人サイトの選定」「求人票の作成」などに無駄を感じるとの声

2023年3月20日

出典元：PR TIMES

〜採用担当者の約6割が「オペレーションの改善」に意欲〜

「中小ベンチャー企業の社長を元気にする！」ために自社で最新の人事・採用ノウハウの実験・研究を行う白潟総合研究所株式会社（代表取締役社長：白潟敏朗）は、新卒・中途採用に力を入れている中小企業（従業員数100名以上300名未満）の採用担当者108名に対し、中小企業の新卒・中途採用に関する実態調査を実施いたしましたので、お知らせいたします。

調査概要

調査概要：中小企業の新卒・中途採用に関する実態調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間：2023年2月24日〜同年2月25日
有効回答：新卒・中途採用に力を入れている中小企業（従業員数100名以上300名未満）の採用担当者108名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

中小企業の採用担当者の約9割が、「採用業務において無駄だと感じる作業がある」と回答

「Q1.あなたは、採用業務において、無駄だと感じる作業はありますか。」（n=108）と質問したところ、「かなりある」が35.1%、「ややある」が52.8%という回答となりました。

・かなりある：35.1%
・ややある：52.8%
・ほとんどない：4.6%
・全くない：0.9%
・わからない/答えられない：6.5%

無駄だと感じる作業として、4割以上から「求人票の作成」「求人サイトの選定」との声

Q1で「かなりある」「ややある」と回答した方に、「Q2.採用業務において、無駄だと感じる作業を教えてください。（複数回答）」（n=95）と質問したところ、「求人票の作成」が45.3%、「求人サイトの選定」が40.0%、「入社手続き」が33.7%という回答となりました。

・求人票の作成：45.3%
・求人サイトの選定：40.0%
・入社手続き：33.7%
・候補者管理シートの更新作業：32.6%
・リクルーターの選抜：31.6%
・面接日時調整連絡：29.5%
・書類選考合否連絡：26.3%
・面接前日リマインド連絡：25.3%
・面接後のお礼メッセージ：22.1%
・求職者とのやり取り：22.1%
・最終面接調整連絡：13.7%
・内定連絡：11.6%
・面接合否連絡：9.5%
・最終面接確定連絡/最終面接詳細連絡：9.5%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：3.2%

他にも「社内決済」や「すぐに辞めて、採用の繰り返し」という作業を挙げる声も

Q2で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q3.Q2で回答した以外に、採用業務において、無駄だと感じる作業があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=92）と質問したところ、「社内決済」や「すぐに辞めて、採用の繰り返し」など41の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・45歳：社内決済。
・51歳：すぐに辞めて、採用の繰り返し。
・32歳：全く要件を満たさない求職者への時間。
・26歳：議事録。
・26歳：先輩社員の座談会の登壇者の選定、当日の運営。
・54歳：内定者のフォロー。
・49歳：対面面接

採用業務で非効率な部分、「会社説明会の開催」が40.7%で最多、次いで「応募（エントリー）受付」が32.4%

「Q4.あなたが、採用業務のオペレーション上で非効率だと感じる部分はどこですか。（複数回答）」（n=108）と質問したところ、「会社説明会の開催」が40.7%、「応募（エントリー）受付」が32.4%、「選考試験の開催」が28.7%という回答となりました。

・会社説明会の開催：40.7%
・応募（エントリー）受付：32.4%
・選考試験の開催：28.7%
・面接の開催：27.8%
・内定フォロー：25.0%
・企業情報・募集情報の公開：22.2%
・内定決定：17.6%
・その他：0.0%
・特にない：12.0%
・わからない/答えられない：5.6%

無駄だと感じる作業に、約4割が「週平均で2時間以上」費やす実態

Q1で「かなりある」「ややある」と回答した方に、「Q5.無駄だと感じる作業に週平均でどのくらいの時間を使っていますか。」（n=95）と質問したところ、「1時間〜2時間未満」が32.6%、「2時間〜3時間未満」が25.3%という回答となりました。

・30分未満：8.3%
・30分～1時間未満：15.8%
・1時間～2時間未満：32.6%
・2時間～3時間未満：25.3%
・3時間～5時間未満：7.4%
・5時間～6時間未満：3.2%
・6時間以上：0.0%
・わからない/答えられない：7.4%

無駄だと感じる作業に時間が取られることで、約半数が「面接の質の低下」を実感

Q1で「かなりある」「ややある」と回答した方に、「Q6.無駄だと感じる作業に時間が取られることにより、採用業務においてどのような弊害がありますか。（複数回答）」（n=95）と質問したところ、「面接の質の低下」が45.3%、「残業の増加」が38.9%、「候補者と接点を持つ時間が減る」が36.8%、「応募者・内定者への連絡漏れ」が36.8%という回答となりました。

・面接の質の低下：45.3%
・残業の増加：38.9%
・候補者と接点を持つ時間が減る：36.8%
・応募者・内定者への連絡漏れ：36.8%
・入社手続きの遅延：25.3%
・内定辞退者の増加：15.8%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：5.3%

他にも「採用に対して後ろ向きになる」や「他の業務への皺寄せ」などの弊害も

Q6で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q7.Q6で回答した以外に、無駄だと感じる作業によって起きる弊害があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=90）と質問したところ、「採用に対して後ろ向きになる」や「他の業務への皺寄せ」など37の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・32歳：採用に対して後ろ向きになる。
・40歳：他の業務への皺寄せ。
・54歳：残業時間の増加。
・45歳：他の業務に手がまわらない。
・49歳：時間がかかる。

約6割が「オペレーションの改善」に意欲

「Q8.現在、オペレーションを改善するために取り組んでいることはありますか。」（n=108）と質問したところ、「かなりある」が19.4%、「ややある」が38.0%という回答となりました。

・かなりある：19.4%
・ややある：38.0%
・あまりない：24.1%
・ほとんどない：18.5%

改善への取り組みとして、「コミュニケーションの自動化」が59.7%で最多、次いで「評価基準の統一」が46.8%

Q8で「かなりある」「ややある」と回答した方に、「Q9.オペレーションを改善するためにどのようなことに取り組んでいますか。（複数回答）」（n=62）と質問したところ、「コミュニケーションの自動化」が59.7%、「評価基準の統一」が46.8%、「採用プロセスの改善」が41.9%という回答となりました。

・コミュニケーションの自動化：59.7%
・評価基準の統一：46.8%
・採用プロセスの改善：41.9%
・採用プロセスのオンライン化：40.3%
・採用マーケティングの導入・見直し：37.1%
・人材紹介サービスなどに依頼：21.0%
・採用システムや採用サポートを活用：17.7%
・その他：0.0%

一方で、改善への取り組みをしていない理由は、「時間が不足しているから」が47.8%で最多

Q8で「あまりない」「ほとんどない」と回答した方に、「Q10.オペレーションを改善するための取り組みをしていない理由を教えてください。（複数回答）」（n=46）と質問したところ、「時間が不足しているから」が47.8%、「予算が不足しているから」が23.9%、「何から始めたら良いかわからないから」が23.9%という回答となりました。

・時間が不足しているから：47.8%
・予算が不足しているから：23.9%
・何から始めたら良いかわからないから：23.9%
・改善に積極的に取り組む人員がいないから：15.2%
・オペレーション改善を相談できる人がいないから：13.0%
・上長や経営陣の許可を得られないから：6.5%
・採用の質が下がるのではないかと不安があるから：2.2%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：21.7%

まとめ

今回は、新卒・中途採用に力を入れている中小企業（従業員数100名以上300名未満）の採用担当者108名に対し、中小企業の新卒・中途採用に関する実態調査を実施しました。
中小企業の採用担当者の約9割が、「採用業務において無駄だと感じる作業がある」と回答しており、無駄だと感じる作業として「求人サイトの選定」「求人票の作成」などが挙がりました。
このような採用業務における作業の無駄をなんとかしたいと、採用担当者の約6割が「コミュニケーションの自動化」や「評価基準の統一」などの「オペレーションの改善」に取り組んでいることが分かりました。一方で、オペレーションの改善に取り組めていない担当者においては意欲がないというよりも「時間が足りない」という要因が大きく、「オペレーション改善」のサポートが求められていることが伺えます。新卒・中途採用に力を入れている採用担当者として、日々の業務が忙しくなるほど、より採用業務を効率化する必要性を感じるのは当然でしょう。採用業務を含む中小企業の経営に悩んだ際には、コンサルタントという専門家の知恵を借りることが近道になるかもしれません。