近年テレワークを導入する企業が急増しましたが、テレワークの課題が表出したことで、オフィスワークの必要性・重要性を改めて感じた方も多いでしょう。
こうした中、テレワークとオフィスワークを組み合わせた「ハイブリッドワーク」への注目が高まっています。
この記事では、ハイブリッドワークの概要や導入するメリット・デメリットについて詳しく解説します。
ハイブリッドワーク導入のポイントや企業事例もご紹介しますので、ぜひご覧ください。
ハイブリッドワークとは
ハイブリッドワークとは、テレワークとオフィスワークを組み合わせた働き方です。
新型コロナウイルス感染症拡大をきっかけに、テレワークが急速に普及しましたが、中には出社した方が効率的な業務もありますし、家だと集中できない従業員もいるでしょう。
オフィスワークも組み合わせることで、こうしたテレワークの課題をカバーできます。
ハイブリッドワークは、
- 週3日はテレワークで、週2日はオフィスワーク
- 週1回だけオフィスワーク
など多様なスタイルがあり、企業や部署内のルール、職種、ポジションによって変わります。
ハイブリッドワークが注目されている背景
ハイブリッドワークが注目されるようになった背景は、新型コロナウイルス感染症拡大によるテレワークの増加です。
テレワークには「通勤する必要がない」「仕事と家庭の両立がしやすい」といったメリットがあります。
しかし、プライベートな空間で仕事をするため「子どもの世話で度々中断される」「会議中に生活音が入ってしまう」「コミュニケーションが取りづらい」など、テレワークならではの課題も浮き彫りになりました。
実際に取り組んでみると、オフィスワークの必要性が明らかになったため、双方の働き方を組み合わせることでデメリットをカバーしようと、ハイブリッドワークが注目されるようになりました。
ハイブリッドワークのメリット
ここでは、ハイブリッドワークを導入するメリットについてご紹介します。
従業員満足度の向上
ハイブリッドワークは、テレワークとオフィスワークを使い分ける働き方です。
従業員一人ひとりが効率性を考えて働き方を選べるため、働きやすさが向上し、結果的に従業員満足度も高まります。
優秀人材の確保
ハイブリッドワークを導入すると、従業員自身が業務内容や自分の都合に合わせて柔軟に働き方を選べるため、不要な出社時間を減らして効率よく働けます。
自分の裁量で働けるようになれば、子育てや介護を理由とした離職が抑止され、従業員定着率の向上につながります。
また、働きやすさやワークライフバランスを重視する労働者が多いので、対外的にアピールすれば、優秀な人材からも選ばれやすくなるでしょう。
生産性の向上
ハイブリッドワークを導入すると、生産性の向上につながります。
というのも、細やかなコミュニケーションが必要な業務ならオフィスワーク、事務作業ならテレワークのように、業務によって効率の良い働き方が異なるからです。
また、中には「オフィスの方が集中できる」「小さな子どもがいるから仕事がしづらい」という人もいるため、テレワークにするとかえって効率が落ちることもあるでしょう。
ハイブリッドワークであれば、業務内容や自分の都合に合わせて適切な働き方を選べるため、業務効率が上がり、結果的には組織全体の生産性向上につながります。
オフィススペースの有効活用
テレワークで働く従業員が増えれば、オフィススペースに余裕が出るため、余ったスペースをさまざまな用途に活用できます。
例えば、休憩室の拡張や集中ブースの設置も可能ですし、余ったスペースを削ってオフィスを縮小することも可能です。
オフィスを縮小すれば、家賃や光熱費といった固定費が削減できます。
ハイブリッドワークのデメリット
ハイブリッドワークには、メリットばかりではなく課題もあります。
導入前にデメリットを把握しておきましょう。
勤怠管理が煩雑になる
ハイブリッドワークは、テレワークとオフィスワークを組み合わせた働き方なので、勤怠管理が煩雑になります。
そのため、ハイブリッドワークを導入する際は、勤怠管理システムやグループウェア、社内SNSなどの導入が必要となるでしょう。
突発的に発生した業務の対応が難しい
担当者がテレワークでオフィスにいないと、緊急の業務やトラブルが発生しても、スムーズに対応できない可能性があります。
顧客や組織全体にまで悪影響を及ぼす場合もあるため、
- 担当者不在時の対応を明確にする
- 必ず1人は業務担当者がいるよう調整する
- Web会議ツールやチャットツールを導入する
など、不測の事態に対応できるよう工夫しましょう。
従業員が二分化する恐れがある
従業員がテレワーク派とオフィスワーク派に二分化する恐れがあります。
例えば、突発的な対応が必要になった場合、オフィスにいる従業員に依頼することになるため、自然とオフィスワーク派に仕事が集まりやすくなるでしょう。
加えて、オフィスワークの方が仕事ぶりを見やすいため、出社頻度によって評価に差が出てしまうリスクもあります。
また、テレワーク派はオフィスワーク派と比べると、直接コミュニケーションを取る機会が少ないため、情報格差や帰属意識の薄れが生じる可能性もあります。
出社日を設けたり、全員参加のWeb会議を開催したりして、従業員の二分化を防ぎましょう。
ハイブリッドワークを成功させるポイント
では、ハイブリッドワークのメリットを最大限引き出すには、具体的にどういったポイントを押さえたら良いのでしょうか。
出社日数のルールを細かく決めすぎない
ハイブリッドワークは、従業員が主体的にテレワークとオフィスワークを使い分ける働き方なので、細かいルールを設けると、ハイブリッドワークの効果が薄れる恐れがあります。
例えば、「週3日は必ず出社しなければならない」といった出社日数の決まりを設けた場合、かえって業務効率が下がる可能性があります。
あまり細かい数字は決めず、あくまで従業員が柔軟に選択できるようにしましょう。
なお、全社でルールを統一すると支障をきたす部署も出てくるため、部署ごとにルールを策定した方が効率的です。
働きやすい環境の整備
ハイブリッドワークを導入する際は、
- Web会議ツール
- ビジネスチャットツール
- 勤怠管理システム
- ファイル共有ツール
- グループウェアツール
など、効率よく働けるような環境を整える必要があります。
また、導入後に従業員が混乱しないよう、業務報告の仕方や会議のルール、従業員不在時の対応、フリーアドレスのルールなどについても決めておきましょう。
業務の担当者でないと分からないこともあるので、管理職だけでなく現場の一般社員からもヒアリングして内容を詰めることが大切です。
セキュリティ対策
テレワークは、自宅だけでなく、サテライトオフィスやコワーキングスペース、カフェなど、さまざまな環境で働く可能性があるため、セキュリティへの意識が欠かせません。
第三者にPCの画面を覗き見られることもあれば、カフェのような一般の利用客が多い場所では、Wi-Fiのセキュリティが低いケースもあります。
こうしたリスクを避けるためにも、セキュリティ教育の徹底はもちろん、セキュリティソフトやセキュリティ管理ツールが搭載されたデバイスを貸与するといった対策が必要です。
属人的な業務の見直し
ハイブリッドワークを導入する際は、業務の見直しをしましょう。
テレワークの従業員しかできない業務があると、顧客対応やトラブルの対応に時間がかかってしまいます。
スムーズな対応ができなければ業務に支障が出ますし、競合他社に流れるリスクも高まります。
そのため、属人的な業務はマニュアルを作成するなど、誰でも対応できるよう標準化することが重要です。
さらに、十分な知識や経験を持つ従業員を常に配置しておけば、不測の事態にも迅速に対応できるでしょう。
評価制度の見直し
ハイブリッドワークは、実際に働いている姿が見えるオフィスワークの方が評価されやすい傾向があります。
オフィスワークとリモートワークで評価に差が生じれば、リモートワークは形骸化してしまうため、評価の差が生まれないよう工夫しなくてはなりません。
例えば、
- 評価項目とその基準を明確にする
- 従業員ごとに目標を設定させる
- 成果主義に変更する
といった方法が挙げられます。
ハイブリッドワークの企業事例
最後に、ハイブリッドワークを導入している企業の事例についてご紹介します。
ベネッセ
従来から在宅勤務制度を採用していたベネッセでは、新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、ハイブリッド勤務を推進しました。
ハイブリッドワーク推進にあたって、オフィス環境の整備と勤怠共有ツールの導入を行っています。
具体的には、チームビルディングやコラボレーシ型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、ハイブリッド勤務を推進しました。
また、従業員を「勤務中」「休憩・中断」「勤務終了」のステータス別に表示される勤怠共有ツールを導入し、従業員ごとの行動を可視化したそうです。
サイバーエージェント
2020年6月からすべての従業員を対象として、特定の曜日をリモートワークにする「リモデイ」を運用し、ハイブリッド型の働き方を取り入れています。
オンラインでは、同じ空間で働くことで得られる“受け身の情報学習”がゼロになってしまうため、10分間の朝会・夕会を毎日オンラインで行っています。
朝会・夕会では、上からは必要な情報を渡し、下からは困りごとなどを吸い上げ、新人の状況把握に努めているそうです。
パソナグループ
パソナグループでは地方創生事業の一環として、淡路島に新しく拠点を構えるとともに、島内に4カ所のフリーアドレスオフィスを設置しました。
これにより、首都圏と地方、複数のオフィス間でリモートワークとオフィスワークを組み合わせるハイブリッドワークが実現しています。
島内では、自宅・オフィス以外での仕事も認められており、自然に囲まれながら柔軟に働けるようになったことで、従業員満足度も向上したそうです。
ハイブリッドワークで働きやすさアップ
ハイブリッドワークは、従業員が主体的にオフィスワークとテレワークを選べる働き方です。
オフィスワークとテレワークを組み合わせることで、互いのデメリットをカバーできるため、企業だけでなく従業員も大きなメリットを感じられるでしょう。
働きやすい環境を提供するためにも、ハイブリッドワークの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
