ジョブディスクリプションは、詳細な職務内容を記載した文書のことを指し、成果主義の欧米で広く活用されています。
あまり聞きなれない言葉ですが、グローバル化などの影響を受け、近年日本でもジョブディスクリプションが注目を集めるようになりました。
そこでこの記事では、ジョブディスクリプションについて詳しく解説いたします。
ジョブディスクリプションの概要や注目されている理由、導入のメリットについてご紹介するとともに、作成の手順や導入時の注意点もまとめていますので、ぜひご覧ください。
ジョブディスクリプションとは？
ジョブディスクリプションとは、担当する職務の内容が詳細に書かれた文書のことです。
日本では、職務記述書と呼ばれています。
ジョブディスクリプションには、
- 職務（ポジション）名
- 目的・役割
- 責任
- 業務内容と範囲
- 難易度
- 必要なスキルや資格、経験
などが細かく記載されており、職種毎や部署毎に作成するのが一般的です。
具体的な活用シーンとしては、採用面接での基準にしたり、人事評価や人材配置などの場面で参考資料として活用したりします。
日本では、一般的な書類とは言えませんが、ジョブ型雇用主流の欧米諸国の企業では広く普及しています。
ジョブディスクリプションの目的
ジョブディスクリプションの主な目的は、
- 適正な人事評価
- 生産性の向上
です。
適正な人事評価を行うため
ジョブディスクリプションに記載されている、職務内容や目標を達成できたかどうかを判断すれば良いので、客観的かつ公平な評価を行えます。
明確な指標により、評価者と被評価者間における認識の齟齬を防ぐことができるため、従業員の納得度も高いでしょう。
生産性を向上させるため
ジョブディスクリプションには、業務内容や範囲などの職務に関する情報が詳細に記載されているため、本来の業務とそれ以外の業務が明確に区別できます。
それぞれがやるべき業務に集中して取り組めるようになるため、生産性向上につながります。
日本でジョブディスクリプションの導入が注目されている理由について
ジョブディスクリプションは、主に欧米社会で活用されていますが、日本でも活用する企業が増えつつあります。
なぜ、日本でジョブディスクリプションの導入が注目されているかというと、「ジョブ型雇用への関心が高まってきたから」です。
ジョブ型雇用とは、特定の仕事を遂行できる人材を採用する雇用形態のことです。
急な欠員が出た際、前任者と同程度の能力を持つ経験者を募集する「即戦力採用」をイメージすると分かりやすいでしょう。
一方、新卒一括採用のような独自の雇用慣行がある日本では、「メンバーシップ型雇用」が一般的です。
メンバーシップ型雇用では、総合職として採用した後、ジョブローテーションで定期的に職務の担当者を入れ替えながら、長期に渡って会社に合った人材を育成していきます。
欧米がスペシャリスト育成型であるのに対し、日本ではゼネラリスト型の育成が主流のため、ジョブディスクリプションが必要とされていなかったのです。
しかし、近年日本では、終身雇用を廃止する企業が増え、転職が当たり前に行われるようになったため、メンバーシップ型雇用は企業の実態と合わなくなってきています。
また、グローバル化や働き方改革推進などの影響で、
- 外国人雇用が増えたこと
- DX化による専門職の確保が急務になったこと
- 同一労働同一賃金が導入されたこと
も、ジョブ型雇用を後押しする要因と言えるでしょう。
加えて、成果主義にすることで企業の競争力を高めるといった狙いもあり、ジョブディスクリプションを導入する企業が増えています。
ジョブディスクリプション導入で期待されること
ここでは、ジョブディスクリプションの導入によって得られる効果について、ご紹介いたします。
ジョブ型の組織づくりの推進
入社後に職務を割り当てるメンバーシップ型雇用と違い、ジョブ型雇用は、職務遂行に適した人材を採用します。
そのため、ジョブ型雇用を行うには、職務の内容や範囲が明確に記されたジョブディスクリプションが欠かせません。
よって、ジョブディスクリプションを導入すると、ジョブ型の組織づくり推進に役立ちます。
組織の生産性の向上
ジョブディスクリプションには、「誰が、どんな業務を、どの範囲まで行うか」「どういった責任や権限を持っているのか」「達成すべき目標は何か」などが明記されています。
ジョブディスクリプションを導入すると、各々が行うべき職務や責任が明確になるため、「誰がやるべきか分からないが、とりあえず行う」といった、業務上の無駄がなくなります。
また、ジョブディスクリプションにもとづいた雇用を行うと、職務に適した人材を採用・配置できるため、育成の手間やコストを最小限に抑えることが可能です。
業務上の無駄や適材適所の人材活用により、業務効率がアップするため、生産性の向上につながります。
その他にも、ジョブディスクリプションで勤務時間や勤務地を限定すれば、家庭の事情で仕事をセーブしている優秀な人材を雇用することも可能でしょう。
こうした優秀な人材を採用することができれば、組織の生産性向上に大いに役立ちます。
評価の公平性の向上
ジョブディスクリプションを導入すると、評価の公平性を向上させることも可能です。
これまで一般的に行われてきた人事評価は、定量的な指標だけでなく、評価者である上司の主観も多分に含まれてしまうことから、評価に不満を抱える従業員も一定数いました。
一方、ジョブディスクリプションにもとづいた評価は、明記されている業務内容や範囲、目標と、社員の成果・行動を比較できるため、客観的な評価が実現します。
明確な基準を設けることで主観的な要素を排除し、人による評価のブレを防げるため、不満や不公平感が起こりづらくなります。
人材採用の精度が向上
ジョブディスクリプションを導入すると、採用精度の向上にも役立ちます。
採用活動では、自社の求める条件にマッチする人材を採用することが重要となりますが、求める人物像を明確に定義づけられている企業は多くありません。
ジョブディスクリプションであれば、ポジションごとに必要な知識・技能、能力、経験などが明確になります。
これにより、
企業側…人物像や採用基準の明確化⇒客観的な判断が可能になる
求職者側…求人を見て自分にマッチするか検討できる
といったメリットが発生するため、マッチ度の高い人材を採用しやすくなります。
加えて、ジョブディスクリプションには、職務の内容も詳細に書かれているため、入社後に感じるギャップの低減効果も期待できるでしょう。
したがって、ジョブディスクリプションを導入すると、人材採用の精度が高まります。
専門性の高い人材が育成できる
ジョブディスクリプションにもとづいた雇用は、職務の内容や範囲を明確に決めた上で雇用契約を結びます。
基本的に人事異動はなく、雇用時の職務に必要なスキルの育成を行うため、専門性の高い “スペシャリスト”を育成することが可能です。
ジョブディスクリプションの作成手順
では、ジョブディスクリプションを作成するには、どのような手順で進めていけばいいのでしょうか。
目標設定
何をするにもそうですが、まずは目標を設定しましょう。
どんな目的のもと、何をゴールとするのかが分からず、漠然とジョブディスクリプションを導入しても上手くいきません。
例えば、生産性の向上を目的として導入するのであれば、どの程度改善したいのか具体的な数値を設けましょう。
定量的な指標を設けることで、ジョブディスクリプションの導入前後でどの程度変化があったのかを客観的に判断できます。
また、ゴールを設定することで、目標を達成するには「何の業務をどの職務に割り当てるべきか」なども見えてくるでしょう。
各職務に関する情報収集
ジョブディスクリプション作成時に欠かせないのが、各職務に関する情報収集です。
ジョブディスクリプションでは、職務に関する様々な情報を詳細に記載する必要があるため、人事担当者だけで作成することはできません。
実際に業務を行っている従業員や、現場責任者の意見を職務ごとにヒアリングし、情報収集しましょう。
このとき、複数人の従業員からヒアリングすると、情報の偏りを防いで精度を高めることができます。
▼ジョブディスクリプションの必須項目
職種／職務名／等級／配属部署
職種で「営業」などの大分類を記載し、職務名で「○○の法人営業」のように、何を担当するか明記します。
合わせて、職務等級（一般・チーフ…）と配属部署も記載しておきましょう。
職務概要／具体的な職務内容／職務の比重
職務概要や具体的な職務内容には、業務内容がイメージできるよう、その職務の仕事内容や目的を具体的に記載します。
具体的な職務内容では「新規開拓のためのテレアポ営業」「プレゼン資料の作成」のように、一つずつ箇条書きにしていきます。
なお、職務の比重は、各業務の頻度や工数、重要度などを記したものです。
責任や権限の範囲
どんな権限があり、どこまで責任を負うのか、その職務の役割を提示します。
期待される目標・評価される項目
売上や契約件数、工数といった、職務を行う上での目標を記載します。
評価指標を明記しておくことで、どんな基準で評価されるのかが分かるため、人事評価の納得度を高められます。
社内外の関係先
職務上で、どういった人たちと関りながら仕事を進めるのか、社内外問わず記載しておくと、イメージしやすくなります。
雇用形態／勤務地／勤務時間／時間外手当
一般的な求人と同様、雇用時の基本的な情報も記載しておきましょう。
職務に必要な条件（知識・スキル・経験・資格・学歴など）
その職務を行う上で必要な知識やスキルなどを記載します。
福利厚生や手当
福利厚生や手当についても明記しましょう。
働くメリットが明確になるため、詳細を記載しておくと優秀な人材の目に留まる可能性が高まります。
情報精査の精査
収集した情報もとに、人事や各部署の責任者で精査して、各職務の具体的な業務内容を決めます。
各職務を完遂するには、どんな業務が必要で、何をどのように行うかを落とし込んでいきましょう。
業務内容をリストアップしたら、各項目の重要度や優先度、頻度を踏まえて数値化することも重要です。
数値の高いものが上位に来るよう並べ替えると、業務の実態が明らかになります。
ジョブディスクリプションの作成
情報の精査が完了したら、いよいよジョブディスクリプションの作成です。
A4用紙1枚程度のボリュームを目安として、各項目を記載しましょう。
作成後は、該当部門の責任者に不備がないか必ずチェックしてもらうと、完成度が高まります。
また、ジョブディスクリプションは一度作成すれば完了するものではありません。
業務範囲や目標は、会社の状況に応じて変わるため、内容が変更される可能性がある旨を書いておきましょう。
ジョブディスクリプション導入時の注意点
ここでは、ジョブディスクリプションの導入にあたって、注意すべき点についてご紹介いたします。
業務内容の網羅性を重視する
ジョブディスクリプションは、組織全体の業務を網羅するよう作成しましょう。
ジョブディスクリプション作成すると、各々が何をするべきか明確になるため、職務担当者は本来の業務に専念できるようになります。
一方で、「記載されていない業務以外は手をつけなくていい」と考えてしまう可能性もあります。
その結果、助け合いの意識が薄れたり、誰も手をつけない業務が出てきたりして、生産性が低下することもあるでしょう。
そのため、組織全体の業務を見回し、業務内容に漏れがないようジョブディスクリプションを作成することが重要なのです。
また、他部署・他職種の担当業務との関係性を明示しておくと、連携も取りやすくなり、業務がスムーズに進みます。
定期的に見直す
先述したように、ジョブディスクリプションは、一度作成したらそれで完了するものではありません。
社会や経済動向、経営状況に応じて、業務内容やその範囲、求められる能力・経験は変わってきます。
ジョブディスクリプションが実態と乖離した状態になっていると、生産性の低下を招いてしまうため、定期的に見直して情報を更新しましょう。
ジョブディスクリプションを導入して生産性アップ
ジョブディスクリプションを導入する企業は徐々に増えてきていますが、一般に広く普及するには至っていません。
チームワークを重視する傾向のある日本では、業務内容の区分けによる組織の運営に違和感ややりづらさを感じることもあるでしょう。
しかし、ジョブディスクリプションは、各職務の業務や範囲が明確になるため、業務効率の向上や生産性向上につながります。
また、今後日本では、外国人雇用や働き方改革がさらに進むため、各々の役割を明確にするジョブディスクリプションの重要性は高まっていくでしょう。
ご紹介した作成手順や注意点ポイントを踏まえて、ジョブディスクリプションを導入してみてはいかがでしょうか。
