新型コロナウイルスの感染対策の観点から、社員が集まることを避けてリモートワークを導入する企業が増えました。
そのため、リモートワークでの業務が増え、リモートマネジメントの重要性が高まりました。オンライン上でのやりとりを円滑に行いながら、出社時と同じように業務に取り組みます。
一方で、リモートワークは評価や業務管理の難しさを感じる企業も多く、導入したものの今後どうすればよいのか思い悩む企業も多いでしょう。
本記事では、リモートワークが進む中で生じるマネジメントの課題と、解決のための対策を紹介します。これまでとは異なる環境でのマネジメントに、課題を抱えている企業の方は、ぜひ参考にしてください。
リモートマネジメントとは
リモートマネジメントとは、リモートワークを活用した業務をマネジメントする手法のことです。
近年、新型コロナの影響で、リモートワークが推奨され一気に普及しました。
そのため、社員同士でのコミュニケーションが減り、働くメンバーをマネジメントする難しさに頭を抱える企業も多くありました。
新型コロナウイルスが収まりをみせたあとも、多くの企業ではリモートワークを継続しています。
今後、企業はこれまでのマネジメント手法をそのまま用いるのではなく、リモートワークのためのマネジメント手法を考えなおす必要があります。
リモートマネジメントが注目される背景
リモートマネジメントが注目されるようになった背景として、以下の3つのことが考えられます。
- 新型コロナウイルスによるリモートワークの普及
- 業務のデジタル化
- 働き方の多様化
それぞれ解説します。
新型コロナウイルスによるリモートワークの普及
新型コロナウイルスの拡大で、リモートワークが注目されはじめ、導入する企業が増えました。
出社にかかる移動時間の削減などメリットはありますが、リモートワークとなると働く姿勢が見えずマネジメントが難しいというデメリットも生じます。
そのようなデメリットを解消するために、組織運営においてリモートマネジメントの重要性は高まってきています。
業務のデジタル化
業務のデジタル化が急速に進められ、多くの業務がオンラインで完結するようになりました。
そのため、リモートワークが増え、リモートマネジメントが注目されています。
今まで書面が必要とされていた業務も、クラウドサービスが身近なものとなり、オンライン上で解決できることが増えました。
また、チャットやビデオ通話ツールが普及したことで、コロナ禍が収束したあとも連絡が取りやすい便利なツールとして利用されています。
デジタル化によって生み出されたツールは、今後もリモートワークのマネジメントの手法として注目を浴びています。
働き方の多様化
リモートマネジメントが注目されている背景として、個人の生活スタイルに合わせた多様な働き方を企業が受け入れるようになったことも要因となります。
子育てによるリモートワークの実施やフレックスタイム制の導入など、自身の状況によってさまざまな働き方ができるようになりました。
これまでと異なる働き方をする従業員をまとめるためにも、リモートマネジメントが重要な手法となっています。
リモートワークでの課題
リモートワークで業務を行う上でどのような課題が生じるのでしょうか。
ここでは、その中でよく見られる課題についてそれぞれ解説します。
コミュニケーションの減少
リモートワークの最大の課題は、コミュニケーションの減少です。
メンバー同士や上司と部下、マネージャーとのコミュニケーションが少なくなったため、意思疎通が図りにくくなりました。
社員同士の信頼関係が築きにくいことはもちろん、自分が組織の一員であることの意識が低下することも問題となっています。
また、オンラインでは業務の指示や報告を文字でやりとりすることが中心となります。
同じオフィス内で仕事をしているときは、軽い挨拶や業務に必要な会話のほかに、お互いの状況や考えていることなど、業務以外の話も気軽に共有できます。
しかし、リモートワークでは気軽に会話することが難しくなります。
コミュニケーションが減少することは、進捗を確認することが難しいだけでなく、社員同士の意見や考えを共有する機会が少なくなることにも繋がるため問題となっています。
生産性やモチベーションの低下
リモートワークでは、自分のペースで仕事ができるという利点がある反面、人と会う機会や会話が減り、モチベーションを維持できず生産性が低下してしまう場合もあります。
また、リモートワークでは、自分の業務は基本的に自分自身である程度管理しなければなりません。
そのため、うまくいかないケースもあり、個人任せにするのではなく、企業側でも対策を練る必要があります。
チーム間でのまとまりの低下
リモートワークは基本的に一人の空間で業務に取り組むことが多いため、チームの一体感が生まれにくいです。
業務はチームとして取り組むことが多く、ほかのメンバーが何をやっているのかわからない状態は、一体感が失われ生産性の低下にもつながります。
また、自分の仕事がチームに貢献できているか不安になり、孤立しているような感覚を抱くこともあります。
マネジメント側としては、メンバーの団結力向上を図るためにもオンライン会議などで、なるべく顔を見ながら会話をする機会を設けて、積極的にコミュニケーションを取るよう意識するとよいでしょう。
労務管理や人事評価の難化
リモートワークが多くなると、労務管理や人事評価が難しくなることも大きな問題となっています。
なぜなら、メンバーの業務プロセスや途中経過が見えないため、成果中心での人事評価となってしまうからです。
適切に評価されなければ社員のモチベーションは下がり、不満の声も広がる可能性があります。
リモートマネジメントでは、以前の管理や評価の仕組みよりも、成果が出るまでのプロセスを適切に評価する仕組みをつくり、具体的な基準を定めて実施する必要があります。
リモートマネジメントのポイント
リモートワークを効率的にマネジメントするためには、ポイントをいくつか抑えることが重要です。ここでは、次の4つのポイントについてそれぞれ解説します。
目標や担当業務の明確化
目標や担当業務を明確化することで、リモートマネジメントをより効果的に行えます。
リモートワークにおいて成果が現れるまでのプロセスを管理、評価することは難しいです。
そのため、人事評価を明確にするためにもメンバーそれぞれの目標や業務内容の管理を徹底することで、人事評価も正確に行えます。
また、メンバー各自の役割について自覚を持って取り組めるように、業務内容も明確にしましょう。
リモートワークでモチベーション維持につなげるためにも、これまで以上に目標や業務内容をしっかりと管理しましょう。
経営方針の浸透
企業の経営方針を各従業員に浸透させることも、効果的なリモートマネジメントを行うことにつながります。
リモートワークはコミュニケーションの機会が少なくなり、各社員がが経営方針に沿って業務に取り組んでいるのかを確認することが難しくなります。
そのため、 オンラインミーティングを通して定期的に経営方針を伝えるように意識しましょう。
メンバー全員が参加する朝礼やミーティングなどで集まる場をつくり、積極的に意見を共有する環境を築くことが大切です。
業務の役割分担や進捗状況の共有
リモートマネジメントで大切なことは、出社しているときよりも業務分担や進捗状況を細かく管理することです。
対面でのコミュニケーションが減るため、業務状況を可視化することは重要です。
チャットや業務管理ツールをうまく活用し、情報共有を徹底しましょう。
情報管理
リモートワークでは、社内情報が外部に流出しないよう厳重にセキュリティ管理を行う必要があります。
重要な業務は基本的にクラウド上で作業し、各自のパソコンでファイル管理をしないなど、あらかじめルールを細かく定めておきましょう。
自宅のパソコンで業務を行う際は、企業の機密情報が流出してしまうリスクを考慮し、自社で取るべき適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。
また、社員の起こす人的ミスを減らすためにも、システムやツールでトラブル発生を防ぐ仕組み作りをしておくと、情報リテラシーの低い社員でもミスを犯しづらくなります。
効果的なリモートマネジメントの方法
企業の事業継続性が重要視されている中、リモートワークの難しさを理解しつつも、今後も導入は避けて通れません。
そのため、メンバーに対して効果的にリモートマネジメントをしていく具体的な方法について解説します。
1on1ミーティングの実施
リモートマネジメントではコミュニケーション不足を解消する方法として、1on1ミーティングを定期的に行うことをおすすめします。
社員一人ひとりを把握することはチーム全体をまとめるのに必要な要素です。
業務の進捗や問題点を把握しなければ、パフォーマンスに影響を及ぼすことや、チームワークを乱す恐れがあります。
1on1ミーティングを行う際は、各自の取り組む姿勢やモチベーションの状態についても同時に確認しておきましょう。
チームとしてのプロセスを共有することで、メンバーそれぞれが果たしている役割を改めて認識でき、モチベーション向上を目指せます。
1on1についてはこちらでより詳しく解説しております。
「1on1とは？効果的な運用のポイント、メリット、テーマ一覧を解説」
明確な評価制度の導入
社員に対しての評価は対面で評価していたころよりも、さらに明確な評価制度を導入するとよいでしょう。
リモートマネジメントは、メンバーの業務の進捗状況や取り組む姿勢などの業務過程を把握しにくいため、評価が難しいというデメリットがあります。
このような問題を解決するためには主観で評価するのではなく、明確な評価基準を設けて、お互いに納得できる業務プロセスを加味した上で評価を用意するようにしましょう。
正当に評価することで、部下のモチベーションの維持にもつながります。
これまで以上に綿密に確認する必要があるため、評価するための手間や時間がかかってしまう場合もあります。
その場合、評価支援ツールの導入を検討するなどの対策を立てるとスムーズに評価できるようになります。
業務のフィードバックの実施
長期間にわたり自宅でリモートワークを続けていると、正しく業務を遂行できているのか判断がしづらいことや、疎外感を感じる人が出てきます。
上司からの適切なフィードバックを定期的に受けられることで、仕事に取り組む姿勢も見直せます。
適切なフィードバックには次のような効果が期待できるでしょう。
- 仕事の質を高める
- 仕事に対して適切な対処ができる
- モチベーションを高める
- 信頼関係を構築できる
フィードバックを通して業務の課題や問題点だけでなく、メンバーの仕事に対する意欲や上司と部下の間の信頼関係もさらに強めましょう。
業務外での交流の場を増やす
企業活動を円滑に進めるためにも、メンバー同士の良好なコミュニケーションは欠かせません。
リモート会議で必要な業務連絡をするだけでは、コミュニケーションが不足し関係性を深められません。
業務外の交流の機会も設けて、コミュニケーションを増やす必要があります。
リモートワークでも実施できるイベント例としては以下があります。
- リモート飲み会
- リモートゲーム
- 勉強会
- オンラインランチ会
- リモート朝活
イベントを実施することはチームとしての一体感を高め、結果的に業務の進捗もスムーズになります。
対面で話す機会が少ないからこそ、イベントでメンバー同士の交流の場を設け、気楽に仕事ができる環境を作ることも大切です。
まとめ
リモートマネジメントが注目される背景や想定される課題について解説しました。
効果的なリモートマネジメントの方法や、抑えるべきポイントについてもいくつか紹介したことで、より理解を深められたと思います。
働き方の多様化が進み、リモートワークは今後も続くことが予想されます。
それに伴い、労務管理やメンバーのモチベーション維持のためにも、リモートワークでは出社時よりもさらに綿密な評価の仕組みと、こまめなコミュニケーションが必要であることがわかります。
適切なリモートマネジメントを実施することは、リモートワークでの生産性を向上させることにもつながります。
自社に適したリモートマネジメントの手法を見つけ出し、今後の業務遂行のために活かしていきましょう。
