不採用通知に書くべきポイント・注意点

不採用通知は、受け取る側にとって喜ばしくない内容であるため、十分な配慮が必要です。

 

以下で紹介する内容については、最低限注意するようにしましょう。

 

自社を選んでくれた感謝を伝える

数多くの企業の中から自社を選んでくれたことに対し、感謝を伝えるのがマナーです。

 

導入部分の挨拶として、

 

・応募してくれたことへの感謝

・選考段階に合わせた感謝

 

を伝えましょう。

 

一目で選考結果の通知と判断できるタイトルにする

就職活動や採用活動をしている応募者のもとには、日々大量のスカウトメールが届いています。

 

タイトルを工夫しないと見落とされる可能性があるため、一目で選考結果と分かるタイトルにしましょう。

 

また、複数社の選考を同時並行で行っている応募者も多いため、企業名も記載しておくと、タイトルだけで「どこの企業の選考結果なのか」が瞬時に把握できます。

 

【注意点】

メールで応募者へ連絡する際は、「人事部」や「採用グループ」のメーリングリストもしくは、上司や同僚をCC(BCC)に入れて送りましょう。

 

採用担当者個人のアドレスから送った場合、応募者からの返信を見逃してしまう可能性があります。

 

宛名は省略しない

宛名の省略や「貴殿」などの代名詞を用いると、“テンプレート感”が強くなり、応募者への配慮を感じられません。

 

同じ文面のテンプレートでも、名前が書かれているだけで大きく印象は変わります。

 

些細な違いではありますが、細やかな気遣いを感じられると企業イメージを損なわずに済みます。

 

【郵送の場合】

郵送で通知する場合も、フルネームで記載してください。

 

また、郵送する際は「不採用通知在中」などの文言を封筒に記載してはいけません。

 

必ず本人宛の進展扱いで送付しましょう。           

 

送付状に関しては、無くても問題ありませんが、「残念に思っている気持ち」を伝えるために添えても良いでしょう。

 

ただし、履歴書や職務経歴書、ポートフォリオ(作品集)などを返送する際は、送付状も添えて送ります。

 

採用に備えた内容になっているか

採用活動において内定辞退はつきものですし、退職者が出る可能性もあります。

 

そのため、「不採用」や「不合格」と書くのではなく、

 

・希望に添えず申し訳ない

・今回は採用を見送らせて頂くことになった

・希望のポジションが空いていなかった

 

という表現をすると角が立たず、結果を変更したい時にも連絡しやすいです。

 

また、「個人情報の取り扱いに関する同意書」に

 

・一定期間、書類を保管する

・選考終了後も、選考に関して連絡する可能性がある

 

などの事項を盛り込んでおくと良いでしょう。

 

電話で連絡する際は相手の状況に配慮する

電話は相手の状況が分からない状態で掛けるため、落ち着いて話せる環境ではない可能性があります。

 

できればメールか書面での通知が望ましいですが、電話連絡する場合は時間帯に配慮し、話せる状況か確認してください。

 

不採用通知は早めに連絡する

結果が分からないと、「企業からの連絡を待つべきか」「他社の選考を進めるべきか」判断できず、就職・転職活動に影響を及ぼす可能性があります。

 

できれば2~3日中に連絡し、遅くとも1週間以内には選考結果を伝えるようにしましょう。

 

また、選考試験終了後に「選考結果は○日以内に連絡する」とあらかじめ伝えておくと、応募者の不安を和らげることができます。

 

人材紹介会社経由の場合、本人への連絡はNG

多くの人材紹介会社では、「企業と求職者が直接連絡してはいけない」というルールを設けているため、結果は人材紹介会社へ連絡しましょう。

 

この時、不採用理由の詳細を伝えれば、マッチ度の高い人材を紹介してもらいやすくなります。

 

【伝え方別】不採用通知の例文

選考段階ごとの不採用通知例文を「郵送」「メール」「電話」に分けてご紹介します。

 

書類選考段階の不採用通知例文

書類選考段階での不採用通知例文を、通知方法ごとにご紹介します。

 

書類選考段階で不採用通知を行う場合は、多数の求人から自社へ応募してくれたことに対する感謝を伝えましょう。

 

【郵送で通知する場合】

 

○○年○○月○○日

 

 

選考結果のご通知

 

 

★★ ●●様

 

東京都○○○○ 1-2-3    

株式会社○○                    

人事部 ○○ ○○          

 

 

拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

 

この度は、多数の企業の中から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。

また、履歴書等の応募書類をご送付頂きましたこと、重ねて御礼申し上げます。

 

厳正なる選考の結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせて頂くことなりました。

 

ご希望に添えず申し訳ございませんが、あしからずご了承くださいますようお願いいたします。

 

尚、ご提出頂いた履歴書等の書類を同封しておりますので、ご査収頂けますと幸いです。

 

末筆ながら、★★ ●●様のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

 

敬具

 

【メールで通知する場合】

 

件名:【書類選考のご連絡】株式会社○○

 

★★ ●●様

 

株式会社○○、採用担当△△と申します。

 

時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

この度は、多数の企業から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。

 

さて、★★様の応募書類をもとに社内で慎重に検討させて頂いた結果、

誠に残念ながら今回は採用を見送らせて頂くこととなりました。

 

ご期待に沿えず申し訳ございませんが、あしからずご了承ください。

 

末筆にはなりますが、★★ ●●様のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

 

尚、ご送付頂いた応募書類につきましては、弊社責任のもと適切に処分させて頂きます。

____________

株式会社○○

採用担当△△

 

住所:東京都○○○○1-2-3

TEL:03-1234-1234

Mail:####@###co.jp

____________

 

【電話で通知する場合】

 

私、株式会社○○の採用担当△△と申しますが、★★様でしょうか?

 

選考結果についてお知らせをしたくご連絡させて頂いたのですが、今お時間頂いても宜しいでしょうか?

 

弊社に求人にご応募頂き、誠にありがとうございました。

慎重に検討させて頂いた結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせて頂くこととなりました。

 

ご期待に添えず申し訳ございません。

今後のご活躍を心よりお祈りいたしております。

 

面接選考段階の不採用通知例文

面接選考段階での不採用通知例文を、通知方法ごとにご紹介します。

 

面接選考の段階で不採用通知を行う際は、足を運んで頂いたことへの感謝を忘れずに伝えましょう。

 

【書面で通知する場合】

 

○○年○○月○○日

 

 

選考結果のご通知

 

 

★★ ●●様

 

東京都○○○○ 1-2-3    

株式会社○○                    

人事部 ○○ ○○          

 

 

拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

 

この度は、多数の企業の中から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。

また、先日はお忙しい中ご足労頂きましたこと、重ねて御礼申し上げます。

 

★★様との面接を踏まえて慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせて頂くことなりました。

 

ご希望に添えず申し訳ございませんが、あしからずご了承ください。

 

尚、ご提出頂いた履歴書等の書類を同封しておりますので、ご査収頂けますと幸いです。

 

末筆ながら、★★ ●●様のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

 

 

敬具

 

【メールで通知する場合】

 

件名:【○次選考のご連絡】株式会社○○

 

★★ ●●様

 

株式会社○○、採用担当△△と申します。

 

時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

 

この度は、多数の企業から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。

また、先日はお忙しい中ご足労頂きましたこと、重ねて御礼申し上げます。

 

さて、面接の結果についてですが、社内で慎重に検討させて頂いた結果、

貴意に沿い兼ねる結果となりました。

 

あしからずご了承くださいますよう、お願い申し上げます。

 

末筆にはなりますが、★★ ●●様のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

 

尚、ご送付頂いた応募書類につきましては、弊社責任のもと適切に処分させて頂きます。

____________

株式会社○○

採用担当△△

 

住所:東京都○○○○1-2-3

TEL:03-1234-1234

Mail:####@###co.jp

____________

 

【電話で通知する場合】

 

私、株式会社○○の採用担当△△と申しますが、★★様でしょうか?

 

選考結果についてお知らせをしたくご連絡させて頂いたのですが、今お時間頂いても宜しいでしょうか?

 

先日は採用試験にお越し頂き、誠にありがとうございました。

慎重に検討させて頂いた結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせて頂くこととなりました。

 

このような結果になってしまい、誠に残念ですがご了承頂きますようお願いいたします。

今後の★★様のご活躍を心よりお祈りいたしております。

 

不採用の理由は伝えないといけない?

不採用の理由を記載する必要はありません。

 

また、応募者から不採用理由を聞かれることもありますが、マイナス面について触れることになるため、理由を伝えるのはおすすめできません。

 

雇用主としては妥当な判断であっても、「腑に落ちない」と感じる応募者も多く、トラブルになる可能性も考えられます。

 

どうしても伝えなくてはならない時は、

 

・他の応募者との相対評価の結果

・応募者多数により選考基準が高くなっていた。その中で相対評価した結果、やむなく不採用とさせて頂いた

 

のように、「応募者個人の絶対評価ではない」ことを丁寧に伝えてください。

 

 

 

不採用通知を出したけどやっぱり採用したい!

相手の状況次第ではありますが、不採用にした方でも内定を出すことはできます。

 

しかし、一度不採用にしている事実は変わらないので、「やっぱり採用したい」と言われても素直に喜べないのが心情でしょう。

 

非礼をお詫びした上で「結果が変わった理由」を丁寧に説明してください。

 

ただし、

 

・内定者が辞退したため

・退職者が出たため

 

など、内情をそのまま伝えると「虫のいい話だ」と思われてしまうため、ポジティブに伝えることが大切です。

 

例えば、

 

・会社として__の分野に力を入れていくことになったため、★★様の経験を発揮できると思い連絡した

・面接の段階では、★★様の経験を活かせるポジションが用意できていなかったが、__の分野へ取り組むことになったため、連絡した

 

のように伝えると、「それなら話を聞いてみようかな」と考えてもらえる可能性が高くなります。

 

また、不採用者へ採用の連絡をする際は、メールか電話でコンタクトを取りましょう。

 

書面だと郵送に時間が掛かるため、就職先が決まってしまう可能性があります。

 

不採用者へ採用の連絡をする場合の例文をご紹介します。

 

【メールで連絡する場合】

件名:【○○職募集の件】株式会社○○

★★ ●●様

 

株式会社○○採用担当△△です。

 

先日は、弊社求人の○○職の選考にご参加頂き、誠にありがとうございました。

その後、いかがお過ごしでしょうか。

 

本日は、★★様ともう一度お会いし、

お話をさせて頂きたいと思いご連絡を差し上げました。

 

★★様と面接させて頂いた時点では、__の分野について取り組んでいく予定がなく、

やむを得ず不通過という連絡をさせて頂いておりました。

 

しかし、★★様の□□な経験を活かして頂けるような事業の展開が決まったため、

是非、★★様のお力を貸して頂きたいと考えております。

 

★★様が現在も就職活動を継続されているようでしたら、一度お話する機会を頂きたいと思っております。

 

一度はこちらからお断りしたにも関わらず、このようなご相談を差し上げ失礼かとは存じますが、何卒ご検討の程、宜しくお願いいたします。

____________

株式会社○○

採用担当△△

 

住所:東京都○○○○1-2-3

TEL:03-1234-1234

Mail:####@###co.jp

____________

 

【電話で連絡する場合】

 

私、株式会社○○の採用担当△△と申しますが、★★様でしょうか?

 

先日、弊社の○○職にご応募頂いた件について改めてのご連絡なのですが、今お時間頂いても宜しいでしょうか?

 

先日は★★様に対して「不通過」という不本意なご連絡を差し上げ、誠に申し訳ございませんでした。

 

実はこの度、会社として__の分野に力を入れていくことになりましたので、★★様のご経験を遺憾無く発揮できると思い、ご連絡させて頂きました。

 

誠に勝手な相談ではございますが、もし、★★様が今も就職活動をされているようでしたら、もう一度お話させて頂く機会を頂戴したいと思っております。

 

一度こちらからお断りのご連絡を差し上げているにも関わらず、このようなご相談を差し上げて誠に申し訳ございません。

 

お忙しい中大変恐縮ではございますが、ご検討頂くことは可能でしょうか?

 

適切な不採用通知で求職者に悪印象を与えないようにしましょう!

不採用であっても、選考結果の変更や取引先企業の社員として関係を持つ可能性もあるため、企業イメージを損ねないような対応が必要です。

 

不採用通知を作成する際は、こちらの記事を参考にされてみてはいかがでしょうか。

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