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内定者フォローのメール例文

内定者フォローとは、内定後から入社まで、内定者と定期的に接触を図る取り組みのことです。

 

ここでは、内定通知後に送るフォローメールの例文を、フェーズごとにご紹介します。

 

内定通知後のメール例文

内定通知後は、「いつ・どのような催しが開催されるのか」分かっている範囲で、入社までのスケジュールを知らせましょう。

 

内定通知後に放置されると、「本当に内定したのだろうか」と不安を与えてしまいます。

 

【件名】

入社日までのスケジュールにつきまして

 

【本文】

内定 太郎様

 

平素よりお世話になっております。

株式会社○○ 採用担当の〇〇です。

 

先日は、内定承諾のご連絡をいただき、ありがとうございました。

 

早速ではございますが、入社までのスケジュールをお伝えいたします。

 

■今後のスケジュール

令和○年10月1日:内定式・懇親会

令和○年○月○日・○月○日:内定者研修①②(任意参加)

令和○年4月1日:入社式

 

内定式後は懇親会を予定しております。

昨年入社した先輩社員とも気軽にお話をしていただけますので、ぜひご参加ください。

 

詳細につきましては、追ってご連絡させていただきます。

 

分からないことやご不安なことがございましたら、お気軽にご連絡ください。

 

それでは、皆さまにお会いできる日を心よりお待ちしております。

———————————–

株式会社○○ 人事部

○○ ○○

〒000-0000 東京都…

TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000

Email: *****@****.co.jp

———————————–

 

就活が終わると、卒業論文の制作や卒業旅行といった、学生ならではの事情によって多忙になることも多いです。

 

直前に送られてきても参加できない可能性がありますし、「配慮の足りない企業」と思われてしまうため、今後の予定を知らせましょう。

 

内定式前のメール例文

内定式を開催する場合、遅くとも1ヶ月前には連絡してください。

 

【件名】

【要返信】内定式のお知らせ

 

【本文】

内定 太郎様

 

平素よりお世話になっております。

株式会社○○ 採用担当の○○です。

 

猛暑の毎日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。

 

さて、令和○年度新卒採用予定者の内定式を下記日程にて実施いたします。

 

つきましては、○月○日までに、本メールに出欠のご返信をいただきますようお願いいたします。

 

■内定式詳細

日時:10月1日(〇曜日)13:00集合

会場:弊社第一会議室

住所:東京都…

服装:スーツにてご参加ください

お持ちいただくもの:筆記用具・印鑑

※交通費を支給いたしますので、印鑑をご持参ください

お問い合わせ先:人事部 ○○(TEL:00-0000-0000)

 

■プログラム

1.代表挨拶

2.内定通知書授与式

3.内定者挨拶・自己紹介

4.事業内容説明

 

内定式終了後は、懇親会を開催いたします。(20:00終了予定)

 

懇親会には各部署の先輩社員も参加いたしますので、お食事をしながら気軽に交流してみてください。

 

ご不明な点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。

 

何卒、よろしくお願いいたします。

———————————–

株式会社○○ 人事部

○○ ○○

〒000-0000 東京都…

TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000

Email: *****@****.co.jp

———————————–

 

内定者の自己紹介をプログラムに組み込む場合、「事前に準備しておきたい」と考える人も多いため、プログラムの内容や終了予定時刻を明記しておくと、親切です。

 

内定者研修のメール例文

内定者研修を実施する際も、開催の1ヶ月以上前には通知しましょう。

 

直前に予定を送ると参加率が低くなります。

 

 

【件名】

【要返信】内定者研修のお知らせ

 

【本文】

内定 太郎様

 

平素よりお世話になっております。

株式会社○○ 採用担当の○○です。

 

先日は、内定式・懇親会にご参加いただき、ありがとうございました。

 

さて、下記日程にて内定者研修を実施いたしますので、○月○日までに、本メールに出欠のご返信をいただきますようお願いいたします。

 

■内定者研修①

日時:○月○日(〇曜日)10:00~18:00

研修内容:ビジネスマナー研修

 

■内定者研修②

日時:○月○日(〇曜日)10:00~18:00

研修内容:業界・業務内容に関する研修

 

会場:弊社第一会議室

住所:東京都…

服装:スーツにてご参加ください

お持ちいただくもの:筆記用具・印鑑

※交通費を支給いたしますので、印鑑をご持参ください。

お問い合わせ先:人事部 △△(TEL:00-0000-0000)

 

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

 

何卒、よろしくお願いいたします。

———————————–

株式会社○○ 人事部

○○ ○○

〒000-0000 東京都…

TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000

Email: *****@****.co.jp

———————————–

 

内定者研修のメールを送る際は、研修のテーマや詳細な内容を記載するのもおすすめです。

 

どのような内容の研修を行うかが事前に分かれば、内定者の参加意欲も高まるでしょう。

 

入社式のメール内容

一般的に、入社式の案内メールや案内状の送付は、3月上旬に行います。

 

内定者に不安を感じさせないよう、遅くとも3月中旬には、案内を出すようにしてください。

 

【件名】

入社式のご案内

 

【本文】

内定 太郎様

 

平素よりお世話になっております。

株式会社○○ 採用担当の〇〇です。

 

さて、令和○年度新卒採用者の入社式を下記の日程で開催いたしますので、

ご案内申し上げます。

 

■入社式詳細

日時:4月1日(〇曜日)10:00集合

会場:○○ホテル5階 ○○ルーム

住所:東京都…

服装:スーツにてご参加ください。

お持ちいただくもの:筆記用具・印鑑・国民年金手帳・本人名義の銀行口座の支店及び口座番号の分かるもの・卒業証明書・健康診断書

お問い合わせ先:人事部 〇〇(TEL:00-0000-0000)

 

■式次第

1.開会の辞

2.代表挨拶

3.役員紹介

4.入社辞令書交付

5.新入社員答辞

6.開会の辞

 

なお、入社式閉会後は、懇親会を行います。(20:00終了予定)

 

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

 

何卒、よろしくお願いいたします。

———————————–

株式会社○○ 人事部

○○ ○○

〒000-0000 東京都…

TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000

Email: *****@****.co.jp

———————————–

 

開催日時や持ち物といった情報だけでなく、入社式の流れが分かるよう、式次第を明記しておきましょう。

 

受け取る側からすると、「テンプレート感のあるメール」よりも、個人に宛てたメールの方が嬉しいものです。

 

そのため、宛名は「内定者の皆さま」や「内定者各位」ではなく、内定者の氏名をフルネームで記載するのが望ましいです。

 

また、内定者との関係性を考慮して、少しフランクな表現をするのも良いでしょう。

 

ただし、多用しすぎると「馴れ馴れしい」と感じる人もいるため、全体のバランスを見ながら失礼にならないよう調整してください。

 

内定者へのメールを作成する際のポイント

内定者は、様々な不安を抱えています。

 

そのため、

  1. ネガティブな情報も正直に提供する
  2. 不安や悩みに寄り添う
  3. アドバイスをする

と、不安や疑問を払しょくすることができ、内定辞退の抑止にもつながります。

 

ネガティブな情報も正直に提供する

ネガティブな情報は、極力伝えないようにしている企業も多いですが、入社すれば分かることですし、曖昧に答えると不信感を与えてしまいます。

 

また、ポジティブな情報ばかり伝えていると、入社後に「思っていたのと違った」とギャップを感じてしまい、早期離職につながります。

 

よって、ポジティブな情報ばかり伝えるのは得策ではありません。

 

ウィークポイントを突かれてもごまかそうとせず、相手の求める情報を正直に伝えましょう。

 

ネガティブな情報であっても、隠さず伝えることで信頼感が向上しますし、それを把握した上で入社するため、長期間の就業も期待できます。

 

不安や悩みに寄り添う

社会人経験のない学生は、社会に出ることや職場の人間関係など、漠然とした不安を抱いています。

 

また、内定者イベント参加へのためらいや、研修課題に対する悩みを持っていることも多いです。

 

こういった内定者の不安や悩みを把握したとき、「甘えている」と突き放したり、威圧的な態度を取ったりするのはご法度です。

 

内定者が不安や悩みを打ち明けるのは、非常に勇気のいることなので、誤った対応をしてしまうと、心を開いてくれなくなってしまいます。

 

思うところがあったとしても、内定者の不安を受け止めてから、しっかりと向き合う姿勢をみせることがポイントです。

 

アドバイスをする

先述の通り、学生は社会人になることへの不安を感じているため、経験者からの具体的なアドバイスは喜ばれます。

 

引っ越し作業が楽になるコツや入社までに準備したこと、仕事をする上で意識していることなど、新生活を始める際のヒントとなるようなアドバイスを伝えられると良いでしょう。

 

メルマガで社員紹介を行う際のコンテンツに、内定者へのアドバイスも組み込むのもおすすめです。

 

会社の印象を悪化させるメール内容

フォローメールは、内定者に好印象を与えることもできますが、不適切な内容を送ると印象が悪化し、内定辞退される可能性もあります。

 

会社の印象を悪化させるメールは、

  1. メールの頻度が適正でない
  2. 事務的または砕けすぎた内容
  3. オワハラを連想させる内容

です。

 

メールの頻度が適正でない

定期的な連絡で内定者と接触するのは重要です。

 

しかし、卒業論文の制作やアルバイト、卒業旅行を控えている学生も多いため、あまり頻繁にメールを送ると学生の負担が大きくなってしまいます。

 

一方、あまりに連絡頻度が少ないと「本当に内定したのだろうか」「この会社で大丈夫なのだろうか」と不安を与えてしまいます。

 

 

内定通知後は、「入社日までのスケジュール」を事前に伝えておき、1~2ヶ月に1回程度を目安に連絡を取りましょう。

 

事務的または砕けすぎた内容

メールを受け取る側からすると、「個人に宛てられたもの」と分かるような内容の方が嬉しいと感じるものです。

 

そのため、

  1. 宛名を内定者の氏名にする
  2. 個人的な呼びかけをする

よう意識しましょう。

 

事務的な連絡を行う場合、冷淡な印象を与えやすいですが「○○さん、充実した学生生活を送れていますか?」や「暑い(寒い)日が続いていますが、○○さんはいかがお過ごしですか?」など、個人的に呼びかけることで、採用担当者の人柄が伝わるメールになります。

 

また、砕けた表現は、内定者に親しみを与えることができますが、節度は重要です。

 

「親しみやすさを感じてもらいたい」と思うあまり、必要以上に砕けた表現にすると、常識を疑われたり、不快感を与えたりしてしまいます。

 

内定者は、企業から内定をもらっている立場上、不快に感じても言い出しにくいことを理解した上で、マナーを守って対応しましょう。

 

オワハラを連想させる内容

合格を通知したら、意思確認を行う必要があります。

 

多くの企業では、入社承諾を得るためにフォロー活動を行っていますが、あまりにも頻繁に連絡したり、無理に決断を迫ったりするような行為は、「オワハラ」にあたるため、注意が必要です。

 

少子高齢化などの影響で人材獲得競争が激化している近年、自社に入社するよう学生にプレッシャーをかける行為が問題視されており、警戒している学生も多いです。

 

そのつもりはなくても、学生から「オワハラだ」と捉えられてしまうと、入社志望度の低下を招くため、入社を断られる可能性が高まります。

 

学生が納得して就職先を決められるよう、十分な検討期間を設けつつ、必要に応じた的確な情報提供を行いましょう。

 

フォローメールは内定者に寄り添うことが重要

内定者は様々な不安や悩みを抱えているため、それらを払しょくできるような情報を提供することが重要です。

 

また、事務的な内容のメールであっても、相手に寄り添った一文を入れるだけで、受け取る側のイメージは大きく変わります。

 

直接顔を合わせていなくても、内定者との信頼関係を構築する場であることを理解した上で、マナーを守ってコミュニケーションを取りましょう。

 

内定者フォローのメールを作成する際は、この記事の例文を参考に、必要に応じてカスタマイズしてみてください。

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