採用担当者の重要性

企業の経営資源を「ヒト・モノ・カネ」と表しますが、特に、「ヒト」は組織を成す根幹であり、企業経営の最も重要な資源であると言っても過言ではありません。

 

モノ・カネについては、社外と協力したり提携したりすることで獲得することができます。

 

しかし、ヒトを獲得するためには、自社の経営理念、事業な展望、企業文化等を知る人間が携わる必要があり外注することが難しいと言われています。

 

近年では、採用代行と言ったサービスもありますが、これはあくまで採用のノンコア業務(採用の合否に関わらない業務)の代行が主であり、自社にマッチした人材の採用にコミットしてくれるわけではありません。

 

このような背景から、採用活動において採用担当者の存在は非常に重要です。

 

その証拠に、日本を代表する有名企業の多くは、優秀な人材をあえて採用担当に配置し人材採用にかなりの金額を投資します。

 

このようなことから、優秀な人材を獲得したい、コンスタントに人材を獲得できるようになりたいと考えている企業は、「採用担当者の育成、抜擢に力を入れるべきである」と言えます。

 

採用担当者を選ぶ際のポイント

採用担当者が会社の発展には欠かせない重要な役割を担っていることが分かりました。

 

では、どのような人を採用担当者に選べば良いのでしょう。

 

採用担当者の仕事「ジャッジ」と「フォロー」

採用担当者の仕事を大きく分けると、

応募者の見極めを行う「ジャッジ」

応募者に入社を動機づける「フォロー」

の2つです。

 

ジャッジ

採用担当者にとって、自社とマッチする優秀な人材を獲得することが、最も重要な業務です。

 

どれほど優秀なスキルや経験があっても、自社の文化に馴染めなければ早期離職に繋がります。

 

そのため、経歴から見えるスキルや経験だけではなく、企業文化とのマッチ度や、将来自社で活躍できる人材かどうかを見極めなくてはなりません。

 

フォロー

せっかく内定を出しても、辞退されてしまっては意味がありません。

 

面接を通してしっかりと自社の魅力を候補者にアピールし、入社の動機づけを行うことも採用担当者の重要な仕事です。

 

採用担当者は課題に応じて選ぶ

先述した2つの業務どちらに長けているかで「ジャッジタイプ」と「フォロータイプ」に分類でき、どちらのタイプを選任するかは採用課題によって異なります。

 

例えば、「応募者が多い」「ポテンシャル採用」「厳選採用」の場合、適性の高い人材を見極めなくてならないため、ジャッジタイプの優先度が高いです。

 

一方、「内定辞退率が高い」場合、候補者の入社意欲を高める必要があるため、フォロータイプの優先度が高くなります。

 

ジャッジタイプ・フォロータイプ両方を併せ持つ人物がいれば理想的ですが、この2つは性質が異なるため、そういった人物を探し出すのは困難です。

 

よって、採用担当者を選任する際は、自社の採用課題を明確にし、優先順位を考慮した上で検討するべきでしょう。

 

また、採用担当者が既にいる場合は、どちらかにタイプが偏りすぎないようバランス良く配置することも大切です。

 

では、ジャッジタイプとフォロータイプの特徴を見ていきましょう。

 

ジャッジタイプの特徴

【ジャッジタイプの主な特徴】

  • 観察力がある
  • 客観的に判断できる
  • 情報を整理し、論理的に説明できる

 

採用担当者は、面接などを通して応募者の適性を見極めますが、履歴書の内容や過去の実績といった、分かりやすい項目に目が行きがちです。

 

しかし、こういった項目だけでは応募者の本質は分かりませんし、それだけで判断するなら面接する必要もありません。

 

ジャッジタイプの採用担当者は、「こういうタイプは…だろう」のような先入観で判断せず、少し話しただけでは適性の有無を判断できない応募者を見極められる人です。

 

適性の有無を判断しづらい応募者は、他の面接官がその人の良さに気づきにくいため、上位面接官への報告次第では、次の面接で落とされてしまう可能性があります。

 

そのため、応募者から得た情報をきちんと整理し、第三者に論理的に分かりやすく説明できる能力も必要です。

 

フォロータイプの特徴

【フォロータイプの主な特徴】

  • 周囲からの信頼を得やすい
  • 愛社精神が強い
  • 熱意がある

 

応募者にとって、採用担当者は入社を決意するきっかけとなるほど重要な存在です。

 

入社志望意欲を高めるには、「この人と一緒に働きたい」と思ってもらわなくてはならないため、人から信頼される力や心を動かす情熱が必要です。

 

そのため、相手の話に耳を傾けて真摯に対応できる人は、応募者から信頼を得やすいでしょう。

 

また、フォロータイプの採用担当者は、自分のエピソードを交えて自社や仕事の魅力を伝えられる勇気を持っています。

 

というのも、採用は応募者の人生を左右するため、その責任を軽くしたいという考えから、客観的な事実しか提供しない人も多いです。

 

しかし、フォロータイプの採用担当者は、応募者の意思決定に大きく関わっていることを理解した上で、積極的に自社をアピールします。

 

採用担当者に向いている人

「ジャッジタイプ」「フォロータイプ」の特徴をご紹介してきましたが、そのどちらにも共通する特徴があります。

 

【採用担当者に向いている人の特徴】

  • 調整力がある
  • 変化を恐れない
  • 自分の言葉で語れる
  • 伝わり方まで考えてやり取りできる
  • 周囲を巻き込んでいける

 

採用担当者は社内外の様々な人達とやり取りを行いますし、急遽の面接日変更などイレギュラーが発生しやすいです。

 

その上、毎年変わる採用市場に合わせて採用手法やフローを柔軟に変更しなくてはならないため、調整力や柔軟性は欠かせません。

 

応募者の入社意欲を高めるには、定型文ではなく自分の言葉できちんと魅力を伝えることが重要ですし、伝え方次第でイメージが大きく変わります。

 

したがって、採用担当者は企業の代表であることを認識した上で、「自分の発言が相手にどう伝わるか」を考えてやり取りしなくてはなりません。

 

また、採用活動は撮影や面接同席など、各部署に依頼する機会が多いため、周囲を巻き込んで動く必要があります。

 

新卒採用担当の採用スケジュール

基本的に新卒採用スケジュールは「就活ルール(採用選考に関する指針)」に則って行われますが、強制力はないため独自のスケジュールで動く企業もあります。

 

現行の就活ルールは、

広報解禁:大学3年の3月1日~

選考解禁:大学4年の6月1日~

内定解禁:大学4年の10月1日~

です。

 

ここからは、

  1. 一般的な採用スケジュール例(就活ルール)
  2. 大手企業のスケジュール例
  3. 中小企業のスケジュール例

をご紹介いたします。

 

一般的な採用スケジュール例(就活ルール)

一般的な採用スケジュール例(就活ルール)

 

【一般的な採用スケジュール例】

インターンシップ:選考解禁前年 6月~2月

採用広報:選考解禁前年6月~5月

選考:6月~9月

内定出し:10月~12月

 

就活ルールは就職活動を行う目安になるため、多くの学生が同時期に就職活動を開始します。

 

そのため、就活ルールに合わせて採用活動を行うと、選考人数の分母が増えて、効率よく進められます。

 

インターンシップ

採用選考に該当しないインターンシップは、早い段階から学生と接触できるため、多くの企業が開催しています。

 

また、インターンシップに参加する学生は年々増加しており、就活の一環として浸透しています。

 

採用広報

ホームページや冊子など、不特定多数に向けて行われる広報活動に関しては、広報解禁前からの実施を認められています。

 

そのため、インターンシップと同時並行で、広報活動をスタートさせる企業が多いです。

 

選考

6月1日から試験や面接といった本格的な選考がスタートし、内定出しを行う企業が出始めます。

 

選考活動が落ち着いてくる9月頃までは、内定辞退者が出る可能性があります。

 

そのため、「内定辞退者を見越して多めに内定出しする」「選考活動を継続する」などの動きをする必要でしょう。

 

内定出し

10月1日には、多くの企業が内定式を開催します。

 

その一方、何らかの理由で就職活動に参加できなかった優秀人材の確保や、内定辞退者の補填を目的として二次募集を行う企業もあります。

 

大手企業の採用スケジュール例

大手企業の採用スケジュール例

 

【大手企業の採用スケジュール例】

インターンシップ:選考解禁前年6月~2月

採用広報:選考解禁前年6月~5月

選考:2月~5月

内定出し:3月~8月

 

他企業と選考のタイミングをずらすことで、選考辞退や他企業への流出を避けられるため、あえて選考活動や内定出しを早めに行う企業も多いです。

 

ただし、就活ルールのスケジュールで実施した方が応募者を集めやすいため、先述の「一般的なスケジュール例」に則って組むのが望ましいでしょう。

 

中小企業の採用スケジュール例

中小企業の採用スケジュール例

 

【中小企業の採用スケジュール例】

インターンシップ:選考解禁前年6月~2月

採用広報:選考解禁前年6月~8月

選考(1次):2月~4月

選考(2次):7月~10月

内定出し(1次):2月~5月

内定出し(2次):8月~10月

 

中小企業の場合、大手企業の選考が集中する3月~5月以外の時期に採用活動を行うことが多いです。

 

採用活動を前倒しすれば、学生を早期確保することができますが、入社までの期間が長くなる分、内定辞退も発生しやすくなります。

 

そのため、内定者フォローや多めの内定出しといった施策は欠かせません。

 

また、5月末頃になると、大手企業に選ばれなかった学生が増加してきます。

 

学生が再度就職活動を行うタイミングに予算を集中させて採用活動を実施すれば、大手企業とのバッティングを回避して効率よく進めることができます。

 

新卒採用を成功させるには?

ここでは、新卒採用を成功させるポイントを「採用計画」「母集団形成」「選考」「内定者フォロー」の4つのプロセスに分けてご紹介いたします。

 

採用計画

採用計画とは、

  • いつ
  • どの部署に
  • どのような人材を
  • 何人
  • どういった手法で採用するか

といった、「採用活動の指針となる計画」のことです。

 

採用計画立案の手順を見ていきましょう。

 

採用目標・目的を明確にさせる

部署ごとの年齢別人員構成を把握し、事業計画や経営戦略を踏まえて3年~10年後に想定される人員構成を割り出します。

 

業績や今後の展望を加味した上で、

  • どこに、どれくらいの人数が必要か
  • どのような仕事をしてもらうのか
  • 必要なスキル・経験・資格は何か
  • どういった人柄(価値観・志向性・性格など)の人物か

を検討していき、採用目標を明確にさせます。

 

選考方法を検討する

採用規模やターゲット像が見えてきたら、求める要素を能力や適性、意欲などに細分化します。

 

求める要素が多くなるほど該当する人材は減少するため、「MUST(必須要件)」「WANT(希望要件)」「NEGATIVE(不要要件)」に振り分けて、優先順位を明確にすることが重要です。

 

評価項目 定義 要素 重要度
コミュニケーション力 スムーズに会話できる能力 能力 MUST
主体性 進んで物事に取り組む力 適性 WANT

 

 

要件の定義づけを行ったら、

能力や意欲⇒書類選考(履歴書・エントリーシート 他)

知識や適性⇒筆記試験(一般常識試験・適性検査 他)

総合的な人物評価⇒面接(集団面接・個人面接 他)

のように、見極めに適した選考方法を検討した上で、合格基準を設定します。

 

採用コストやターゲット像によって、適切な選考方法や回数は異なるため、どの方法を組み合わせるかは総合的に判断しましょう。

 

スケジュールを立てる

採用活動開始日~入社日までの「全体スケジュール」と、インターンシップや説明会、面接、内定者フォローといった「タスクごとのスケジュール」に分けて考えます。

 

いつまでにどういった準備をしておく必要があるのかを洗い出して、スケジュールを立てていき、会場の運営スタッフや面接官など必要な人員を決めていきます。

 

予定変更やトラブルにも対応できるよう、余裕を持ってスケジュールを立てることが大切です。

 

募集媒体を選ぶ

自社採用サイトや求人サイト、合同説明会、個別企業説明会など、どういった媒体を活用するか検討します。

 

近年では、自社採用サイトや求人サイトをベースとして、就職イベントやSNSといった、複数の媒体を組み合わせて採用活動を行う企業が多いです。

 

母集団形成

採用を成功させるには、採用ターゲットとなり得る人材をより多く集めることが重要です。

 

求人サイトの活用

就活の主流である求人サイトを活用すれば、多くの学生に一斉にアプローチすることができるため、効率よく学生からのエントリーを集められます。

 

また、スマートフォンを利用して就活を行っている学生も多いため、スマートフォン対応のオプションを付けておくと、より効果を期待できます。

 

合同説明会への参加

複数の企業が一堂に会する合同説明会には、多くの学生が参加します。

 

自社の業界・職種に興味の薄い学生にもアピールすることができるため、認知度アップに繋がります。

 

また、合同説明会を通して知り合った学生とコンタクトを取ることができれば、選考へ誘導することも可能です。

 

大学訪問・学内企業説明会へ参加

手間と時間は掛かりますが、大学側と良好な関係を築くことで、「優先的に自社の紹介をしてくれる」「次年度以降も学内で企業説明会を開ける」などのメリットを得られます。

 

積極的に学校を利用する学生にアプローチできるため、学業やその他の学びに積極的な学生と出会える確率も高くなるでしょう。

 

SNSの活用

近年の学生は、メールではなくLINEやFacebookといったSNSでのやり取りを好む傾向があるため、学生との連絡手段にSNSを活用する企業が増えています。

 

また、SNSであれば情報発信もできますし、フォローなどで気軽に学生と繋がれるため、企業にとってもメリットは大きいでしょう。

 

選考

選考は、自社に合う人材を見極める重要な工程です。

 

先述した「選考方法の検討」で明確になった人材要件の定義づけと合格基準をもとに、判定を行います。

 

ただし、主観的な判断が多くなると面接官による評価のブレが出てしまうため、「こういう時…な対応ができる人」のように、特性を細かく共有しておくことが重要です。

 

また、選考時の質問はある程度決めておきましょう。面接評価シートや録画面接で複数の面接官と協議するのも有効です。

 

なお、面接には思想や出身地、家族についてなど、タブーな質問も数多くあります。

 

緊張を解きほぐすための質問であっても、トラブルに発展する可能性があるため、面接に参加する社員には事前に注意事項を共有しておきましょう。

 

内定者フォロー

内定から入社まで一定の期間が空く新卒採用は、定期的にコンタクトを取らないと内定辞退されやすくなるため、注意が必要です。

 

内定者は「本当にこの会社でいいのだろうか」「上手くやっていけるだろうか」のように、漠然とした不安を感じています。

 

そのため、

  1. 定期的な連絡

  2. 自社社員との交流会

  3. 入社前研修

  4. 学習教材の提供

など、内定者の不安や疑念を払しょくできるよう、定期的にコンタクトを取ることが重要です。

 

ただし、「イベントへの強制参加」や「頻繁に連絡する」といったフォローは逆効果となるため、内定者の負担にならないよう注意しましょう。

 

最新の採用手法

インターネットの普及により、近年は採用手法が多様化しています。

 

ここでは、最新の採用手法をご紹介いたします。

 

ダイレクトリクルーティング

ダイレクトリクルーティングとは、企業が直接求職者にアプローチする「攻め」の採用手法です。

 

求職者データベースの中から自社とマッチ度の高い求職者を探し出し、スカウトメールなどで直接オファーします。

 

企業が求職者をオファーするダイレクトリクルーティングは「良い会社があれば転職したい」と考えている転職潜在層にもアピールできるため、母集団の幅が広がります。

 

また、企業からオファーすることで特別感が生まれ、求職者の志望度も高まる点がメリットです。

 

一方、ダイレクトリクルーティングは各個人にアプローチする必要があるため、他の採用手法よりも手間や工数が掛かります。

 

リファラル採用

リファラル採用とは、自社従業員に知人や友人を紹介してもらう採用手法です。

 

自社の企業文化や人間関係、仕事内容を把握している社員が、自分の知人・友人を紹介するため、マッチ度の高い人材に出会える可能性が高まります。

 

さらに、リファラル採用は社内に協力を呼び掛けるだけなので、広告掲載料などのコストが発生しません。

 

採用成功時にインセンティブとして、紹介してくれた社員に数万円支給する企業が多いですが、外部サービスを利用するよりも遥かにコストを抑えることができます。

 

ただし、リファラル採用は紹介した人とされた人の関係に注意が必要です。

 

例えば、関係が良好な故にどちらかの退職をきっかけにもう一方も退職してしまったり、不採用になったことで関係が悪化したりすることもあります。

 

リファラル採用を導入する場合は、「面接を行った上で採用の可否を判断する」のように、採用されない可能性があることを周知しておきましょう。

 

ソーシャルリクルーティング

ソーシャルリクルーティングとは、FacebookやTwitterなどのSNSを活用した採用手法です。

 

ソーシャルリクルーティングは、企業や採用情報を求職者に発信する広報活動だけでなく、気になる求職者に直接ダイレクトメールを送る「攻め」の採用活動も行えます。

 

情報発信力や拡散力の高いSNSを利用するため、自社を知らない求職者にもアプローチすることができます。

 

また、SNSは基本的に無料で誰でも利用できるため、採用コストを抑えることも可能です。

 

一方で、効果を実感できるようになるには半年~1年以上掛かるため、定期的に情報を更新し続ける必要があります。

 

ミートアップ

ミートアップとは、気軽に参加できる交流会のことです。

 

ミートアップはリラックスした雰囲気で現場の社員と気軽に交流するため、自社の社風や雰囲気を肌で感じてもらえます。

 

お互いが打ち解けた状態でコミュニケーションを行えば、参加者の本音も引き出しやすくなり、採用に繋げることも可能でしょう。

 

その一方、ミートアップを開催するには企画や資料作成、参加社員の選定、会場の手配、集客など、様々な工程が発生します。

 

採用におすすめのサービス

採用手法が多様化しているとはいえ、ほとんどの学生は求人サイトを利用しています。

 

そのため、新卒採用を行う際はマイナビやリクナビ、キャリタス就活といった、求人広告への掲載は欠かせないでしょう。

 

また、近年は求人検索エンジンを利用する企業も増加しています。

 

求人検索エンジン

求人検索エンジンとは、「Indeed」や「求人ボックス」といった、求人情報のみを取り扱っている検索エンジンのことです。

 

「google検索」や「Yahoo!検索」を利用する時と同様にキーワードを入力・検索すると、キーワードに一致する求人情報だけが検索結果画面に表示されます。

 

求人サイトのように、サイトごとに会員登録やログインをする必要はないため、利便性の高さから利用者が急増しています。

 

求人検索エンジンは基本無料で利用できるものがほとんどなので、掲載料金は掛かりません。

 

また、求人検索エンジンの有料プランは、クリックされた時のみ料金が発生する「クリック課金型」を採用しているため、無駄なコストを抑えることができます。

 

ただし、設定するクリック単価で露出度が変わってくるため、適切に運用するには専門的な知識が必要です。

 

そのため、求人検索エンジンを取り扱っている求人広告代理店へ相談するのが望ましいでしょう。

 

採用計画立案と採用担当者の選任が重要

「採用担当者向き」の人を選ぶことも重要ですが、採用担当者は会社の発展には欠かせない重要な仕事を担っています。

 

そのため、最も大切なのは「何のために採用を行うのか」をしっかりと理解することです。

 

また、採用の指針が曖昧な状態で採用活動を行っても、良い結果は出ません。

 

必ず採用計画を立案した上で、採用活動をスタートさせましょう。

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