「無駄に会議が伸びる」「意見がまとまらない」といった会議の悩みは、ファシリテーターを置くことで解消できるかもしれません。
ファシリテーターは、意見を引き出しながらより良い意思決定に導く役割を担っています。
多様なバックボーンを持つ人たちが働く上でも役立つため、近年ファシリテーターの重要性は高まっています。
この記事では、ファシリテーターの役割や求められるスキルについて解説いたします。
ファシリテーターが押さえておきたい事前準備や会議進行のコツについてもご紹介しますので、ぜひご覧ください。
ファシリテーターとは
そもそもファシリテーションとは、課題解決やアイデア創造といった集団での活動をスムーズに進めるため、認識の統一や相互理解の促進を支援することです。
そのためファシリテーターは「中立的な立場で合意形成を促進し、集団活動を支援（ファシリテーション）する存在」を指します。
ビジネスシーンでは、会議の場面で参加者の意見を引き出し、合意形成を促しながらゴールに導く進行役をファシリテーターと呼ぶことが多いです。
この記事でも、狭義のファシリテーターについて解説します。
グローバル化などの影響で組織の多様化が進んでいるため、それぞれの考えや価値観を尊重しつつ、合意形成を行うファシリテーターの重要性が高まっています。
ファシリテーターと司会との違い
司会と混同されることも多いですが、両者の役割は異なります。
司会は、プログラムにしたがって会議などの進行を担う人のことです。スムーズな進行を求められますが、意見の合意形成などは要求されません。
一方ファシリテーターは、進行はもちろん、参加者の意見を引き出して相互理解を促し、最終的な合意形成を図る役目です。
そのため、司会とファシリテーターの両方を置くケースもあります。
ファシリテーターがいるメリット
では、ファシリテーターがいると具体的にどういったメリットを得られるのでしょうか。
議論が深まる
会議やミーティング、研修などにおいて、人の話を聞かない、自分の意見を言わないといった一方的な姿勢では、有意義な成果は得られません。
ファシリテーターは参加者全員に話を振るため、様々な意見が出てきます。
意見が対立することもあるでしょうが、常にゴールを意識して参加者全員が話し合えるようコントロールするため、議論が深まります。
新しいアイデアが生まれる
様々な考えや価値観を持つ人が集まっても、場の雰囲気が整っていなければ活発な意見交換はできないでしょう。
ファシリテーターが話しやすい雰囲気を作り、参加者たちのコミュニケーションを促せば、各々が安心して意見を出せるようになります。
自分にはない考えや発想が刺激となり、新たなアイデアが生み出されやすくなります。
合意形成しやすくなる
会議を有意義なものにするには、多様な意見やアイデアが必要不可欠です。
しかし、さまざまな意見が出ても誰かがまとめなければ合意形成はできません。
ファシリテーターの役割は、中立な立場で集団活動を支援することです。
参加者からの意見やアイデアを整理し、対立した場合は「ゴールを明確にする」「投票を行う」など、収束に向けて最終的な合意形成を進めていくため、納得感も得やすくなります。
また、ファシリテーターが適切に時間管理すれば、会議時間が無駄に長引くこともないでしょう。
ファシリテーターの役割
司会と違い、ファシリテーターには様々な役割があります。
雰囲気づくり
会議やミーティングといった場面では、活発な意見交換が重要です。
そのため、ファシリテーターには参加者全員が安心して自分の意見を出せるよう、場の雰囲気を整える役割を求められます。
例えば、
- アイスブレイクで参加者の緊張を解く
- 発言者が偏らないよう参加者全員に平等に話を振る
- 適切な質問で意見を広げる
- 的外れであっても否定せずにしっかりと意見を聞く
などです。
こうした取り組みを行うことで、参加者同士もコミュニケーションが取りやすくなります。
意見の取りまとめと合意形成
意見の引き出しや活発な意見交換を行っても、結論が出なければ成功とは言えません。
ファシリテーターは、意見の取りまとめや合意形成といった重要な役割も担っています。
客観的な立場で参加者の話を聞きながら、共通点を見つけ出して意見を取りまとめ、参加者が納得できるよう合意形成に導きます。
議論を効率よく進める
会議やミーティングでは、論点がずれたり停滞したりすることがあります。
ファシリテーターには効率的な進行も求められるため、こういった事態が発生した場合、質問や目的の明確化などで適切な方向に議論を進めます。
また、時間内にゴールにたどり着けるよう、時間管理することも重要です。
ファシリテーターに求められるスキル
ファシリテーターに求められるスキルはシーンによっても変わってきます。
ここでは、会議の場面で求められるファシリテーターのスキルについてご紹介します。
議事進行のスキル
会議やミーティングを有意義なものとするためには、あらかじめ目的やルールを明確にし、参加者の認識を統一することが重要です。
場を整えて参加者の発言を促したり、論点を修正したりしながら、会議を進行させることも議事進行には欠かせません。
コミュニケーションスキル
できる限り多くの意見や考えを出し合うことで、参加者は互いへの理解と共感が深まりアイデアが広がっていきます。
参加者の発言を引き出して議論を深めるには、適度な相づちや質問で発言をサポートしたり、発言の意図を把握して分かりやすく他の参加者に伝えたりすることが重要です。
そのため、ファシリテーターには傾聴力や質問力、観察力といったコミュニケーションスキルが求められます。
ただし、ファシリテーターは中立な立場で進行する必要があるため、自分の意見や考えを伝えてはいけません。
論理的思考力
ファシリテーターは、意見の取りまとめや合意形成の役割を担っているため、発言を適切にくみ取り整理する力が必要です。
よって、意見の要点や結論を素早く的確に理解するための論理的思考力が求められます。
論理的に考えることができれば、多様な意見の共通点や相互作用を見つけられるため、納得感の高い結論に導きやすくなります。
目的意識と時間管理のスキル
活発な議論は歓迎するべきことですが、白熱しすぎて時間が伸びないよう注意する必要があります。
また、効率よく進めるには停滞や論点のずれた議論も好ましくありません。
ファシリテーターは目的を明確にした上で、重要度の高い議題を解決できるよう、時間配分を考えながらコントロールする必要があります。
ファシリテーターが会議前に行っておくべき準備
会議を効率よく進めるために、ファシリテーターが行っておきたい事前準備についてご紹介します。
会議のゴールを設定
会議やミーティング、プロジェクトなど、活動を行うにあたって重要となるのがゴールの設定です。
「何のために行うのか」「何をテーマにして話し合うのか」目的が明確でなければ、有意義な話し合いはできません。
目的を明確にしたら、「何を得られたら達成とするのか」求める成果（ゴール）を設定しましょう。
目的やゴールを共有することで、参加者の認識が統一されてスムーズに進みます。
また、ゴールが明確であれば会議の成果を実感しやすくなるため、参加者の満足度も高まるでしょう。
アジェンダやルールの作成と共有
スムーズな進行には、アジェンダやルールづくりが欠かせません。
アジェンダには、
- 開催日時
- 目的
- ゴール
- 参加メンバー
- タイムスケジュール
を明記し、事前に配布しておきましょう。
アジェンダを見れば会議の大筋が分かるため、参加者自身も心構えや事前準備をした状態で臨めます。
会議時間の短縮にもつながるので必ず行いましょう。
このとき、議題の参考となる資料（顧客の声やデータなど）を用意しておくのもおすすめです。
なお、「発言者の話は最後まで聞く」「他人の意見を否定しない」など、会議を活発化させるルールづくりも重要です。
常に参加者の目に入るよう、貼り出しておくと意識が高まります。
会場や備品の準備
会場や備品が準備できていなければ、会議どころではありません。
参加者が議題に集中できるよう、ハード面の準備も忘れず行いましょう。
具体的には、
- 参加人数に応じた会議室の確保
- 機材の確保（プロジェクター・マイク・スピーカーなど）
- ステーショナリー（ホワイトボード・マーカー・ふせんなど）
です。
機材トラブルで開始時間が送れないよう、必ず事前に動作チェックを済ませておきましょう。
ファシリテーターが会議進行をスムーズに進めるコツ
最後に、ファシリテーターが会議をスムーズに進めるためのコツについてご紹介します。
場を整える
参加者が緊張した状態で始めても、意見やアイデアはなかなか出てきません。
会議冒頭の5分～10分程度をアイスブレイクの時間に設定し、参加者の自己紹介などを行って、場の雰囲気を和ませましょう。
その後、会議のゴールやルールを改めて共有することで、進行しやすくなります。
意見の引き出し
いきなり喋ってもらうのではなく、ふせんなどに各自の意見を書き出してもらう方法が良いでしょう。
というのも、最初に全員が意見を書き出すことで発言の偏りを防げるため、その後の発言へのハードルが下がるからです。
参加者全員が意見を出せば、互いの考えが刺激されて新たなアイデアも出やすくなります。
書き出してもらったふせんは、要素ごとに分類して整理し、それぞれにタイトルをつけましょう。
このとき、記号を用いてグループ同士の関係性を示すと視覚的に把握できるため、課題の本質を理解しやすくなります。
グルーピングされたタイトルについて話し合うことで、どういう背景で出た意見なのかが見えてきます。本質的な解決策を導くヒントにもなるでしょう。
意見が出づらいときには、視点を変えた質問やテーマの細分化、指名するなど、発言を促すサポートするのがコツです。
中立的な立場で合意形成を行う
ファシリテーターはあくまで中立的な立場で進めていくことが求められます。
意見を出すのはもちろん、自分の考えに近い意見が優位になるよう誘導するといった進行もしてはいけません。
参加者に「ファシリテーターが特定の意見をひいきしている」と感じさせてしまえば、合意形成に悪影響を及ぼします。
自分の考えは胸に留め、少数派の意見にもしっかりと耳を傾けることが大切です。
賛成と反対、メリットとデメリットのように、対立軸で分類すると本質や要点が見えてくるため、最終的な結論の判断基準を決めやすくなります。
判断基準にもとづいて意思決定ができれば、参加者の納得感も高まります。
ファシリテーターの重要性は増していく
会議を効率よく進めるには、ファシリテーターの存在が欠かせません。
ファシリテーターの役割を理解し、事前準備をしっかりと行った上で、会議に臨みましょう。
また、多様化や複雑化が進む現代では、多角的な視点でのスピード感ある意思決定が重要です。
ファシリテーターは、参加者の意見を引き出して合意形成を行う役割を担っているため、会議のみならず、企業経営にも欠かせない存在になりつつあります。
よって、今後は管理職にもファシリテーターのスキルを求められるようになるでしょう。
