人事評価シートは、評価の質向上や従業員育成に関わる重要なツールであり、すでに導入している企業も多いでしょう。
しかし、役職や職種によって評価項目や内容は変わりますし「そもそも何を書けば良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、人事評価シートの目的や評価項目、書き方のポイントについて解説いたします。
職種別の記入例もご紹介しますので、ぜひご覧ください。
人事評価シートとは
人事評価シートとは、人事評価を行うにあたって必要となる評価項目を整理・管理するためのシートです。
一定の期間（評定期間）内における従業員の業績や能力、仕事ぶりを評価し、処遇などに反映させるため、公平かつ適正に判断するには人事評価シートが欠かせません。
また、従業員が「どんな能力をどの程度保有しているのか」「どういう課題を抱えているのか」を把握できるため、人材育成などのマネジメントにも活用可能です。
人事評価と人事考課の違い
人事の現場で、人事考課という言葉が使われることもありますが、人事評価と人事考課は、厳密に言うと目的が異なります。
人事評価の目的は、能力開発や人材育成です。
一方の人事考課は、給与などの待遇決定を目的として、従業員の能力や業績を評価します。
とはいえ、両者の評価項目にはほとんど違いがなく、人事評価シートをそのまま人事考課に活用している企業も多々存在します。
両者を区別なく使用している企業も多いため、同一視しても問題ありません。
人事評価シートの目的
人事評価シートは、人事評価の正確性を確保する以外にも、様々な目的で作成されています。
公正かつ適正な人事評価を行うため
人事評価シートを作成する最大の目的が、従業員の公正かつ適正な人事評価です。
近年は、勤続年数や年齢が昇給・昇格に大きく影響する「年功序列制度」を採用している企業は少なく、個人の業績や能力などが重要な判断基準となっています。
数値化しやすい実績はともかく、それを支える能力や情意（意欲や姿勢など）は、数値化しづらいため、明確な基準がないと評価者によってブレが出る可能性が高いです。
あらかじめ評価シートで評価項目や評価基準を定めておけば、評価方法を統一できるため、公平性や透明性の高い人事評価が実現します。
昇格・昇進といった処遇の理由づけになり、従業員も評価に納得しやすくなります。
企業風土の醸成
従業員に評価基準を明確に示すと、会社が「何を求めているのか」「何を目指しているのか」を伝えられます。
目指すべき方向性が明確になれば、従業員全員が共通認識を持って仕事に取り組むようになるため、自ずと企業風土が醸成されていきます。
従業員を育成するため
人事評価シートには、人材育成の目的もあります。
人事評価シートを作成すると、会社がどういう成果・能力を求めているのかが分かり、目標を立てやすくなります。
優先的に身つけるべきスキルや能力も明確になるため、自主的に行動しやすくなりますし、効率的な成長にもつながるでしょう。
成果やスキル、能力が上がれば昇給・昇格もしやすくなるので、従業員のモチベーションアップにも役立ちます。
人事評価の評価項目
人事評価では、一般的に「業績考課」「能力考課」「情意考課」の3つで評価します。
業績考課
業績考課とは、評定期間内の目標に対する実績やプロセスに対する評価です。
評定期間の初期に上司と部下で業績目標を設定し、期間終了後に達成度合いを測定します。
業績は定量評価ができるため、評価者・被評価者ともに透明性が高いのが大きな特徴です。
ただし、プロセスの評価は数値化しづらいため、チームメンバーなどの意見も判断材料の一つとして取り入れ、総合的に評価する必要があります。
能力考課
能力効果とは、業務に必要な能力に対する評価です。
エンジニアなら「プログラミング言語」企画職なら「プレゼンテーション能力」など、必要なスキルや能力は職種によって異なります。
また、等級によっても必要な能力やレベルは変わりますし、コミュニケーションスキルのように、どの職種にも共通するスキルもあります。
「保有している能力をどれだけ発揮できたか」が能力考課で評価するポイントです。
情意考課
情意考課とは、業務への意欲や姿勢、勤務態度に対する評価です。
責任性や協調性、積極性といった観点から、目標に対する取り組み方やモチベーションについて評価します。
情意考課は数値化しづらいものも多いですが遅刻や欠勤は定量評価できますし、マナーやモラル、就業規則の遵守などもある程度数値化できます。
人事評価シートを運用するポイント
人事評価の運用において、押さえておきたいポイントについてご紹介します。
評価基準の明確化
人事評価シートの運用で最も重要なポイントが、評価基準の明確化です。
会社が何をどういう基準で評価するのかが分からないと、従業員は適切な目標を設定できませんし、評価の透明性も担保できません。
従業員の育成や人事評価の質を向上させるためにも、評価項目や基準を明確に設定した上で、従業員にも事前に共有することが重要です。
客観的かつ具体的な評価
評価者の主観に偏った評価や具体性に欠ける内容では、従業員は到底納得できないでしょう。
会社に対する不満・不信感を募らせてしまい、モチベーションの低下や離職につながります。
明確な基準や根拠にもとづいた評価は、従業員に納得感を与えられるため、客観的かつ具体的な評価をすることが重要です。
公平性を担保するためにも、できる限り評価者の主観が入り込まないよう、数字などの客観的事実にもとづいて評価しましょう。
絶対評価
人事評価は、一定の基準にもとづいた「絶対評価」で行うことが重要です。
というのも、他の従業員と比較して評価する「相対評価」では、同じ成果でもチームメンバーによって評価が変わってしまいます。
同程度の能力を持つ従業員同士でも順位がつけられてしまうため、合理的な評価とは言えず評価理由の説明もしづらいです。
絶対評価であれば他の従業員との比較で評価が決まることはないので、納得感の高い評価を行えます。
プロセスも評価する
数値目標への達成度合いなど成果にもとづく評価は重要ですが、それだけでは不十分です。
成果を出すまでのプロセスも評価すれば目標達成ができなくても課題や改善点が見え、具体的なフィードバックをしやすくなります。
従業員のモチベーション向上や成長促進につながるため、必ずプロセスも評価しましょう。
実現可能な目標設定を行う
達成できそうもない高すぎる目標や、容易に達成できる低すぎる目標の設定は、モチベーションの低下を招きますし、成長にもつながりません。
従業員のモチベーション向上や成長促進のためにも、将来のキャリアや現時点で不足している要素を考慮した上で、達成可能な目標を設定することが大切です。
職種別の人事評価シートの書き方と記入例
職種によって、何を重視するかが変わります。
ここでは、職種別の人事評価シートの書き方や記入例についてご紹介します。
営業職の場合
営業職は、売上目標の達成度合いや契約獲得数など定量評価しやすいため、評価者の主観を排除しやすい職種です。
達成度の数字はもちろん、目標実現に向けた取り組みや仕事への姿勢についても評価しましょう。
【例文】
目標達成率は120％であった。
的確な顧客ニーズの把握とチームへの迅速な情報共有により、攻めの提案が実現した成果と言える。
積極的なリーダーシップでチームメンバーの士気を高めたことは、評価に値する。
しかしながら、新規獲得目標が80％と未達に終わっているため、次年度は新規開拓への取り組み強化が必須となる。
事務職の場合
事務職はルーティン業務が多く、業績を数値化することもできません。
日頃から部下の仕事ぶりをしっかりと観察して、作業効率や改善への取り組みといった細部への評価を行いましょう。
事務職の評価基準では、正確さや期日、積極性がポイントとなります。
【例文（経理）】
仕訳業務などの基本的な業務は、期日を守って正確に処理できている。
業務量が激増する決算月においても、ミスなく迅速に行えている点は、評価に値する。
ただし、他メンバーへのサポートには消極的。
本人の能力を伸ばしてチーム全体で効率性を高めるためにも、積極性を伸ばせるよう指導を行っていく。
【例文（一般事務）】
業務マニュアルを積極的に作成したことで、担当者不在による業務の遅れが解消され、引き継ぎ期間も短縮した。
基本的な業務や突発的な業務にも柔軟に対応でき、来客対応や電話対応も問題なく行えるため、頼もしい存在である。
しかし、顧客に対する愚痴が多いため、他メンバーへの悪影響が懸念される。
今一度、理念や行動指針などをしっかりと伝え、精神面での成長も促す必要がある。
【例文（法務）】
コンプライアンスなどの基本的な知識は十分有している。
各部署へのコンプライアンス教育も積極的に行っており、組織全体の意識改革にも注力している。
一方で、他部門への連携やサポートに対する柔軟性には、改善する余地がある。
「法的に問題があるからできない」ではなく、「こういう方法なら実現できる」など、知識を活用してサポートするよう、指導していく。
技術職の場合
技術職も業績の判断が難しい職種ですが、コストダウンや作業の効率化など数値化できる余地もあります。
また、チームを組んでプロジェクトを進めることが多いため、協調性や貢献度も評価のポイントです。
【例文】
品質低下の原因究明と改善策の実施をいち早く行った行動は、評価に値する。
また、率先した業務の見直しや生産管理ツールの導入により、生産量を10％向上させた点も高く評価するべきである。
介護職の場合
介護職も数値化しづらいため、業務スピードや事務処理の正確性、介助スキル、意欲などを評価します。
介護福祉士やケアマネジャーといった資格取得を目標に設定するのも良いでしょう。
【例文】
利用者の特徴をよく把握しており、身体機能に合わせたポートができている。
事故防止への取り組みや情報共有を積極的に行っている点も、高く評価したい。
今以上に後輩への育成に積極的に取り組んでもらいたいため、事務処理のスピードを高める必要がある。
保育士の場合
保育士の仕事も業績で評価できません。
また、事務職のようなルーティン業務も少ないため、事故防止への対策や保護者への対応など、現場の課題に対する取り組み姿勢を評価しましょう。
【例文】
児童の異常にいち早く気がつき、共有・対応を迅速に行う点は評価に値する。
子どもたちから非常に懐かれていることも、日頃からよく観察し、しっかりとコミュニケーションを取っている表れと言えるだろう。
多忙な業務の中、保護者や他職員と連携し、積極的に行事イベントに取り組む姿勢は、見本になっている。
人事評価シートのテンプレート
厚生労働省では業種・職種ごとの人事評価シートを無料で公開しています。
自己評価・上司評価の結果を数値化し、グラフにできる「OJTコミュニケーションシート」もついているため、フィードバックもしやすいです。
厚生労働省「キャリアマップ、職業能力評価シートのダウンロード」
人事評価シートで公正な人事評価を行いましょう
人事評価は、昇給や昇進に関わる重要事項です。
人事評価シートで評価の項目や基準が明確になれば、透明性や公平性が担保でき納得感のある人事評価が行えます。
また、従業員の目指すべき方向性も明らかになり、人材育成や企業風土の醸成にも役立ちます。
健全な企業運営のためにも、人事評価シートを活用しましょう。
