就業規則とは？ 作成の必要性や作成手順、注意点について詳しく解説

 

一定数以上の労働者が働く事業場では、就業規則の作成や届出が義務づけられています。

 

しかし、就業規則を作ることでさまざまなリスクを回避できるため、作成義務がなくても就業規則を作成しておくのが望ましいです。

 

この記事では、就業規則の概要や必要性、作成しないリスク、作成手順について解説いたします。

 

モデル就業規則をもとに作成する際の注意点についてもご紹介しますので、ぜひご覧ください。

 

就業規則とは

就業規則とは、賃金や労働時間といった労働条件、労働者が遵守するべき義務・ルールについて定めた規則です。

 

労働基準法により、常時10人以上労働者を使用している事業場は、就業規則の作成・届け出が義務づけられています。

 

常時10人以上の労働者には、正社員だけでなく、アルバイト・パートなど自社と雇用契約を結ぶすべての労働者が含まれます。

 

ただし、派遣社員は派遣元の労働者として扱われるため、派遣先の人数には含みません。

 

就業規則で労働条件や待遇の基準を明確に定めておくことで、労使間のトラブルを回避できます。

 

社内規定との違い

社内規定とは、企業が独自で定めるルールのことです。

 

経営や意思決定、組織構造、業務遂行上の規定など、あらゆることを網羅しています。

 

一方、就業規則は就業に関する事柄のみのルールについて定められており、行政機関への届出や従業員への周知が必要です。

 

就業規則はなぜ必要？

ではなぜ、就業規則を作成する必要があるのでしょうか。

 

企業の秩序を保ち、利益を守るため

就業規則があると、義務やルール明確化されるため、職場の秩序を守ることができます。

 

例えば、「機密情報の持ち出し禁止」などを提示しておけば、ある程度機密情報の漏えいを防止できますし、トラブルが発生しても就業規則をもとに自社の利益を守れます。

 

トラブル防止のため

あらかじめ、問題行動への対処を就業規則で定めておけば、トラブル回避や問題発生時の速やかな対応が可能です。

 

というのも、従業員が問題行動を起こしても、就業規則で何も定めていなければ、企業側は懲戒処分できません。

 

問題行動を起こした際のルールについて定めておくと、就業規則をもとに減給や出勤停止、解雇といった処分が行えます。

 

また、就業規則で賃金や退職金、育児介護休業などが明確化されていれば、労働者は自分の労働条件を理解して働けるため、労使間のトラブルを未然に防げます。

 

就業規則の義務について

就業規則には「作成義務」「届出義務」「周知義務」があります。

 

作成義務

労働基準法第89条では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に対して、就業規則の作成が義務づけられています。

 

そのため、常用10人以上の事業場を複数持つ企業は、事業場ごとに就業規則を作成する必要があります。

 

就業規則を作成していなかった場合、30万円以下の罰金を科される可能性があるため、注意が必要です。

 

法律上、常時10人未満であれば就業規則の作成義務はありませんが、労使間のトラブルを防止できるため、作成しておいた方が良いでしょう。

 

届出義務

就業規則には届出義務もあるため、就業規則を作成・変更した際は、所轄の労働基準監督署に届け出をしなくてはなりません。

 

労働者の過半数で組織する労働組合（過半数労働組合）または、労働者の過半数を代表する者（過半数代表者）から意見を聞いた上で「就業規則（変更）届」「意見書」「就業規則」の3つを提出します。

 

就業規則（変更）届

就業規則（変更）届は、届出をする際の就業規則の表紙で、決まった書式はありません。

 

自社で作成する場合は、必ず「会社の名称」「所在地」「代表者の氏名」について記載してください。

 

厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーや各労働局が用意しているフォーマットを使った方が効率的でしょう。

 

なお、就業規則の作成時は「就業規則届」、変更の場合は、「就業規則変更届」です。

 

意見書

就業規則を作成・変更する際は、過半数代表者から意見を聞かなくてはなりません。

 

意見書は、就業規則の制定や変更に関する意見を聴取した証明となる書類です。

 

就業規則（変更）届と同様、決まった書式はありませんが、厚生労働省や各労働局がフォーマットを用意しています。

 

代表者に就業規則に関する意見を書いてもらい、署名・捺印をもらいます。

 

意見がない場合は空欄にせず、「特に意見ありません」などと明記してもらいましょう。

 

就業規則

作成・変更した就業規則を添付してください。

 

退職金規程や慶弔見舞金規定、育児介護休業規程など、就業規則と別の規程がある場合、就業規則と合わせて届け出ます。

 

変更の場合、就業規則全文ではなく、変更箇所の内容をまとめるだけで問題ありません。

 

周知義務

就業規則は、各作業場の見やすい場所へ掲示または備付け、書面交付などの方法で労働者に周知する必要があります（労働基準法第106条）。

 

具体的には、

といった方法です。

 

就業規則を作らないリスク

常用10人以下の事業場に就業規則の作成義務はありませんが、就業規則の未作成にはさまざまなリスクが存在します。

 

会社都合による有給休暇を付与できない

企業には、有給休暇の取得で事業運営に支障をきたさないよう、「年次有給休暇における計画的付与」が認められています。

 

有給休暇のうち5日を除いた分は、会社都合で付与できるため、祝日や休暇などを利用して有給を消化させられます。

 

ただし、就業規則で年次有給休暇の計画的付与制度の導入について明示していない場合、会社都合による有給付与はできません。

 

懲戒処分ができない

厳重注意・出勤停止・減給・解雇といった懲戒処分をするには、就業規則の根拠が必要です。

 

そのため、就業規則で懲戒処分の規定がない場合、無断欠勤や業務上の怠慢などの問題行動があっても、当該従業員を懲戒処分できません。

 

就業規則なしで懲戒解雇した場合、当該従業員から不当解雇として訴えられる可能性があります。

 

雇用関係助成金を受給できないことがある

雇用関係助成金は、厚生労働省による公的な寄付金のことで、要件を満たせば受給できます。

 

この雇用関係助成金には、受給要件に就業規則の作成と備えつけを規定していることが多いため、就業規則がないと助成金を受給できない可能性があります。

 

就業規則の法的効力

就業規則には法的効力があります。

 

ただし、就業規則で定めているからといって、法令が無効になることはありません。

 

また、使用者が一方的に作成する就業規則よりも、労使双方の合意のもとで取り決められる労働協約の方が優先されます。

 

そのため、法令や労働協約に反する部分に関しては、無効となります。

 

例えば、就業規則で「退職は1カ月前までに申し出ること」と定めていても、法令では2週間と定められているため、2週間を超える部分についての効力はありません。

 

就業規則への記載事項

就業規則に記載されている事項は「絶対的必要記載事項」「相対的必要記載事項」「任意的記載事項」の3種類です。

 

絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項は、労使間で最低限の共通認識を持つべき事項です。

 

法律上就業規則に記載しなくてはならないため、記載がない場合、法的な不備になります。

 

内容は以下の通りです。

 

 

懲戒解雇は、就業規則に書かれている解雇事由のみの適用となります。

 

ただし、合理的かつ社会通念上相当な理由でない場合は無効となるため、懲戒解雇には慎重な判断が必要です。

 

相対的必要記載事項

相対的必要記載事項は、制度を設ける場合に必ず記載しなくてはならない事項です。

 

具体的には以下の内容を指します。

 

 

任意的記載事項

任意的記載事項は、記載が自由な事項であり、会社によって記載内容は異なります。

 

一般的には以下のような内容を規定することが多いです。

 

 

任意的記載事項は、労使間のトラブル防止につながるため、できる限り規定しておいた方が良いでしょう。

 

就業規則の作成手順

ここでは、作成から届け出までの流れをご紹介します。

 

1.現状確認と内容検討

まずは、労働時間や休日、退職、賞与など労働条件に関する現状のルールを確認しましょう。

 

労働条件は雇用形態によって異なるため、注意しながら洗い出してください。

 

現状のルールを洗い出したら、法令と照らし合わせて問題点を確認し、改善が必要な場合は内容を検討します。

 

新規で追加したい労働条件や服務規程に関しても、必ず法令と照らし合わせましょう。

 

労使双方にとって、就業規則は非常に重要です。

 

細かく規定しなくてはならない上に、労働関係の法令は頻繁に変更されるため、一般的には社会保険労務士や弁護士といった専門家に相談しながら進めます。

 

2.原案の作成

内容を検討したら、就業規則の書式に沿って原案を作成します。

 

書式の規定はなく、「絶対的必要記載事項」「相対的必要記載事項」が含まれていれば、問題ありませんが、厚生労働省のモデル就業規則を活用した方が効率的でしょう。

 

複数の雇用形態が混在している場合は、どの労働者を対象とした就業規則なのかを明確にする必要があります。

 

3.従業員の意見聴衆と意見書の作成

就業規則の原案を作成したら、過半数労働組合または過半数代表者から意見を聴き、意見書を作成してもらいましょう。

 

労働者からの意見を反映させる場合は、原案の修正が必要です。

 

意見書は同意書ではないので、反対意見が書かれていても問題ありません。

 

とはいえ、実態に合っていない就業規則は意味がないため、必要に応じて見直しましょう。

 

4.労基署への提出と従業員への周知

「就業規則（変更）届」「意見書」「就業規則」を2部ずつ作成し、所轄の労働基準監督署へ提出してください。

 

受付印を押された書類が返却されるため、こちらを社内で保管しましょう。

 

提出後は、書面交付や電子的データによる共有などで、全従業員に就業規則の周知を行い、手続き完了となります。

 

モデル就業規則を利用する際の注意点

就業規則は細目にわたって規定しなければならず、企業や雇用形態によっても内容は変わるため、モデル就業規則をそのまま使用することはできません。

 

ここでは、モデル就業規則を利用する際の注意点についてご紹介します。

 

就業規則の適用範囲

適用範囲は、就業規則を適用する従業員を定める規定です。

モデル就業規則では「○○株式会社の労働者に適用する」と書いてあるため、全従業員に適用されると受け取れます。

 

しかし、「2 パートタイム労働者の就業に関する事項については、別に定めるところによる」と書かれていることから、パートにも適用されるのかは不明確です。

 

適用範囲の規定には、

といったパターンがあります。

 

近年、複数の雇用形態が混在する企業も多いため、就業規則を作成する際は、対象者を明記しましょう。

 

休職の規定

休職事由の定め方に注意しましょう。

 

について、正社員とは別に有給休暇の規定を設ける必要があります。

 

モデル就業規則の休職事由では、一定期間以上の欠勤が続いた場合と定められていますが、短期間の欠勤を繰り返す従業員に休職させられるかどうかは不明です。

 

また、休職前の欠勤期間に対して、就業規則の休職に関する規定が適用されません。

 

そのため、診断書の提出要請や休職中の定期的な報告義務など、休職に関する規定が適用されなくなる可能性があります。

 

さらに、モデル就業規則では、事実上休職できる期間が「最初の欠勤期間」と「休職期間」を合わせた期間になるため、想定以上に長期化する恐れがあります。

 

よって、「欠勤が続いた場合に休職」といった表現は避けた方が無難です。

 

例えば、①の内容を「精神的疾患あるいは、身体の疾患によって通常の労務提供ができず、回復に期間を要すると見込まれるとき」など、明確な事由を記載すると良いでしょう。

 

パート・アルバイトの有給休暇

労働基準法第39条3項では、パートは出勤日数に比例して、正社員よりも少ない日数での有給休暇付与が認められています。

 

しかし、モデル就業規則では、パートタイム労働者の有給休暇に関する、申請方法や申請期限には触れられていません。

 

したがって、正社員とパート・アルバイトで異なる対応をする場合、

 

副業の規定

モデル就業規則では、「他の会社等の業務に従事できる」となっているため、従業員が自営業者として副業を行うことを禁止していません。

 

副業の位置づけが曖昧な内容では、従業員の副業によって自社の利益が脅かされる可能性も考えられます。

 

そのため、雇用される場合だけでなく、役員就任や自営業での副業についても、制限・禁止できるよう記載することが重要です。

 

許可制であることを盛り込むと、リスクマネジメントをしやすくなります。

 

就業規則は労使トラブルを防止する重要な事項

就業規則はルールです。

 

常時使用する労働者が10人未満であっても、就業規則を定めることで、労使トラブルを防止できます。

 

厚生労働省による就業規則のテンプレートもあるので、作成義務のない企業も積極的に作成しましょう。