採用活動の中でも新卒の採用は、選考業務に加えて説明会や内定者フォローなど、幅広い業務を行う必要があります。
効率的に選考を進めるためには、採用担当の増員や役割分担を行うことが重要です。
今回は新卒採用に関わる適切な人数と、役割分担についてご紹介します。
中途採用に比べて対応することが多い新卒採用
そもそも新卒採用の業務にはどんなものがあるのでしょうか。
まずは簡単に整理してみましょう。
採用スケジュールの計画
新卒媒体の掲載や説明会の開催時期、応募締切や大まかな選考フローなど、採用枠や予算に応じて、年間スケジュールを計画します。
社内調整
スケジュールに合わせて説明会、会社見学、インターンシップなどの日程を決めたり、それに合わせた社内調整を行います。
?説明会の準備・エントリー管理
説明会の日程の告知や使用する資料の作成、エントリーしてきた学生への詳細のアナウンスを行います。
選考
適性診断、書類選考、面接、グループワークなどのセッティングから、実際の面接。
さらには合否連絡、学生へのフォローなどを行います。
内定通知・フォロー
内定者への連絡から、入社するまでのフォローを行います。
内定者向けの懇親会や研修を企画する場合もあります。
上記の業務に加えて入社後の研修や定期フォローまでも含めると、新卒採用に関わる業務量は非常に膨大です。
1年間を通じて行う一大プロジェクトでもありますので、これらの業務を何人でやるのか、どのように役割を分けるかは、新卒採用の成功を左右する大きなカギといってもよいでしょう。
新卒採用担当の適切な人数とは
前述したような業務を行う場合、適切な人数は何名くらいなのでしょうか。
採用人数や企業の規模によっても異なりますので、いくつかの例をご紹介します。
採用人数が10名前後までであれば、2名程度
大幅な増員を実施していない新卒採用であれば、多くの場合、2名で担当することが多いです。
ポイントは男女のペアで業務を進めるということ。
価値観や意見のバランスがとりやすく、多くのケースに対応が可能です。
とはいえ、面接や説明会をすべて2名で行うのは難しいため、社内での協力を仰ぎながら進めるのが良いでしょう。
20名～40名程度であれば、4名で担当
採用人数が20名を超えてくるのであれば、4名以上で採用に臨むほうが良いでしょう。
多くの企業の場合、1名のプレイングマネージャーのもと、役割を分担しながら採用活動を行います。
対応する学生の人数も多いため、1人にタスクが集中しないように、お互いに協力し合える関係づくりが採用成功に繋がります。
採用人数が少なければ、採用担当も少数で臨むことができますが、1人で担当するというのは避けたほうが無難です。
担当者に何かあった場合、採用自体が停滞するという事態を招きやすく、選考や内定辞退などに繋がりやすいからです。
もし1人に任せる場合であっても、情報共有の徹底や、社内全体でのフォローを行うなど、担当者が全てを抱え込まないように新卒採用を進めていくことをおすすめします。
新卒採用における役割分担と適性
チームで新卒採用を行う上で、どのような役割があり、どういった人材を適しているのかを把握しておくことは、強い採用チームを作る上で不可欠です。
ここでは、採用に必要な5つの役割と、適した人材についてご紹介します。
マネージャー
採用活動全体をコントロールする採用の中心人物です。
後述する全ての業務に臨機応変に対応しながらも、採用計画立案や関係各社との折衝まで行います。
採用チームを取りまとめつつ、すべての業務に対応できる高いスキルが求められるため、安定した採用を実現している会社では、多くの場合、社内で活躍している社員をこのポジションとして選出しています。
オペレーター
個人情報の管理や、電話・メール対応、各種採用サイトの運用から、社内連絡、説明会・面接準備など、採用活動における各種業務のサポートを行います。
細かな作業や事務処理がメインとなりますので、丁寧な仕事ができる人材が適任です。
また、学生との接点も多く企業の印象に繋がるポジションでもあるため、人当たりの良い若い人材のほうが望ましいでしょう。
リクルーター
説明会や、OBOG訪問、学校セミナーなどを行う際の惹きつけ役として活躍します。
学生に会社の魅力や仕事について説明する役割を担いますので、プレゼンテーションスキルや相手のニーズをくみとる力が求められます。
学生が親近感を持ち、将来像をイメージしやすい若手社員が、もっとも適任です。
アセッサー
面接を主に担当し、採用する学生が会社で成果を残せるか、社風に合うかを見極めます。
採用成功の是非に直結する重要なポジションのため、採用職種への理解が深く、会社のことをよく分かっている社員が適任です。
ある程度社歴が長く、成果を残してきた社員で、部下を持ったことがある人材であれば尚良いでしょう。
また、最終選考に近づくほど、より俯瞰した目線で会社を見ている役職者が適任です。
クローザー
学生の入社意志を後押しするポジションです。
学生の志望度を見極め、コミュニケーションを図りながら入社までの道筋を作ります。
揺れる学生心理を理解し、ときには背中を押し、ときには不安を解消するなど、要所に合わせた対応が求められます。
ある意味では学生への営業とも言えますので、営業で高い実績を残している社員はまさに適任と言えるでしょう。
また、コーチングや論理的思考力を持っている社員も適性が高いといえます。
これらの役割は明確に区分されることはなく、多くの場合は兼任されることが多いです。
だからこそ、適性の高い人材を配置することで、理想的な採用チームを構築することができます。
特に（3）～（5）の役割に関しては、経営者や役員を巻き込んで行うことで、より採用力の高い体制を構築することができます。
まとめ
毎年、新卒採用を行っているのに思うように採用が進まないというお悩みをお持ちでしたら、本内容を参考に一度自社の新卒採用の業務を整理し、組織の規模や適材適所に人材が配置されているかをもう一度見つめなおして見るのも良いかもしれません。
その上で、自社の採用の強みや課題を見極め、より良い新卒採用を実現してください。
