近年『フリーアドレス』を導入する企業が増えてきました。
『フリーアドレス』は本当に全ての組織に対して有効なのでしょうか。
導入されている企業では真の効果が発揮されているのでしょうか。
フリーアドレスのメリット・デメリットや、適切な導入方法を探っていきましょう。
フリーアドレスとは
フリーアドレスは、社員が個別の席を持たず、自由に席を選択できるオフィスのあり方です。
従来のオフィスでは席は決められており一人一台デスクが与えられていましたが、フリーアドレスでは「自席」という概念をなくし、どこでも自由な場所で働くことができるのです。
それをフリー（自由）アドレス（所在）といいます。
フリーアドレスを取り入れる企業が増加した背景には、「ナレッジワーク」という考え方があります。
決められた仕事をこなすだけの労働者ではなく、企業に対して付加価値を生み出す労働者のことをナレッジワーカーといい、物を消費するだけでなくサービスや価値観までも消費する社会へ変化した現代だからこそ確立された考え方です。
導入のメリット
省スペース化が可能
日中に外回りの営業が多くオフィスに人が少ないという会社でなら、人数分の席は必要ありません。
フリーアドレスを導入すれば、オフィス面積を減らしても、より多くの人が働くことができるでしょう。
コミュニケーションの活発化
席を自由にすることで、部署や役職に関係なく色んな人とコミュニケーションを取る機会を増やすことができます。
さらに、現在関わっている業務やプロジェクトに応じて座席を決めることができるので、部署をまたがったチームやプロジェクトでの編成も容易にできるようになります。
整理整頓・ペーパーレス化の促進
自席を持たないということは、オフィス全体が共有空間となり、私物を置けるスペースはロッカーなどに限られることになります。
そのため、抱える書類やストックも削減されペーパーレス化が進みます。
注意点
来客・外線の取次ぎが難しい
席が自由になることにより、どこに座っているか把握できなくなり情報共有や電話の取次ぎがうまくいかなくなることが懸念されます。
導入にはかなりの費用が必要
上記の問題を解決するには、ネットワーク上の共有フォルダ・クラウドサービスの導入、連絡ツールとしてチャット場を用意することが必要になります。
一人一台のノートパソコンは必須となり、電話を取り次ぐために全員へ携帯電話の支給、私物を置くためのロッカーなど準備するものが多く、導入までにかなりの費用がかかってしまいます。
勤怠管理がしにくい
部下の座席がどこか分からないため、勤怠管理が難しくなります。
そのためシステム上で仕事内容の報告を行うことで管理をする会社も多いです。
企業によって向き、不向きがある
フリーアドレスは、職種や働き方によって向いている企業と向いていない企業が大きく分かれます。
まずは、実際に導入できるか判断が重要です。
フリーアドレスに向いている企業
◇外回りが多いなど在籍率が40％未満
◇オフィスの外でも充分な通信・共有環境が整っており仕事ができる
◇フレックスや直行直帰など多様な働き方をしている
◇20～30代の若手社員が多い
社員の半数以上が外出しているオフィスでは、空席のまま放置されていることになります。
フリーアドレスによってスペースを縮小し、別の空間への利用や小さいオフィスに移転し、賃料を削減することができます。
フリーアドレスに向いていない企業
◇電話対応が多い、総務職が多い、デスクトップ必須の業務がメイン
◇在籍率が50％以上
◇社外に持ち出しできない機密性の高いもの、容量の大きなデータを取り扱っている
◇40歳以上の社員が多い
毎日全員が揃うようであれば、全員分の座席が必要のため、省スペースの機能は発揮できません。
日本人は「自分の物」に対する縄張り意識が強いため、自由席スタイルでは自分の居場所がなくなったと喪失感に襲われる社員も出てきます。
まとめ
企業によって向き、不向きが大きいのがフリーアドレスです。
さらに、オフィスの内装にも大きく影響します。自分の企業が本当に向いているのかを見極め、計画的に導入しましょう。
何より一番大切なのは、オフィスを使用する社員のことを考え、仕事のしやすい環境を整えて、全員が納得して取組むことです。
そうでなければ、導入できたとしても失敗に終わってしまうでしょう。
この記事を読んで、少しでも働きやすく、社員の方のモチベーションアップに繋がるオフィスになれば幸いです。
