気軽にメッセージがやりとりでき、グループ通話やビデオチャットも可能なLINE。
スマホユーザーであれば、一度は利用したことがあるといって良いほど、私たちにとっても馴染み深いアプリです。
最近、そんなLINEを業務上の連絡に活用する社員が増えており、セキュリティや勤怠管理に対して不安を覚えている人事の方もいるのではないでしょうか。
ここではそんなLINEのビジネスユースについて、考察してみます。
LINEをビジネス利用するメリット・デメリット
気軽に情報をやりとりできるLINEを、ビジネスで活用する最大のメリットは、社員同士のコミュニケーションが活発になります。
特に外出の多い営業職などの場合、簡単な業務連絡をLINEひとつで済ますことができるだけなく、お互いの情報を共有し合うことで、日々の仕事に役立てることもできます。
手軽にやり取りができるため、社員同士で日頃から密に連絡をとるようになれば、チームビルディングにも一役買ってくれそうです。
一方で、セキュリティ面においては課題が大きいと言えます。
特にプライベートのLINE IDを会社用にも使っている場合は、細心の注意を払わなければなりません。
Eメールなどアドレスが分からない限り情報を送れないツールとは異なり、LINEの場合、名前などで相手のアカウントを探すことができてしまうため、検索機能をONにしていると次々と仕事とは関係ない人とかかわってしまうことになるからです。
また、アカウントの乗っ取りによる情報漏洩などのリスクもあります。
万が一乗っ取られてしまった場合、外部に漏れてはいけない重要な情報が流出し、会社に大損害を与えてしまう可能性も否定できません。
社員同士でLINEを交換する際の注意点
リスクがあるとはいえ、会社として情報交換が活発に行われることは大きなメリットといえます。
ここでは、LINEをビジネス利用する際の注意点を紹介します。
機密事項のやりとりはしない
アカウント乗っ取りなどによる情報漏洩の危険性を考えると、重要な情報に関してはLINE上でのやりとりを避けたほうが無難です。
プライベート端末で利用しない
個人の端末を会社で管理するのは難しいという点、公私の区別や業務時間外の対応、またコンプライアンス上の問題を避けるために、会社支給の端末で行うようにしましょう。
友だち追加機能をオフにする
仕事と無関係の人や、ビジネス上のアカウントを知られたくない人とも自動的に追加される可能性があります。
労務問題に発展する危険性もあるため、友だち追加機能はオフにしておくことがおすすめです。
蓄積しておきたい情報はやりとりしない
LINEの性質上、古いメッセージが埋もれてしまいます。
内容の見落としなど、意思疎通に食い違いが起きる可能があるため、蓄積したい情報はLINEではなく、メール等でやりとりしましょう。
長文メッセージは避ける
長文の読みにくさはLINEを使用したことがある人であれば一度は経験したことがあるはず。
LINE自体、短いメッセージをやりとりすることに向いているツールのため、長文になる場合はメールを利用するようにしましょう。
マナーをわきまえる
LINEでのやりとりとはいえビジネスでの使用です。
基本的なマナーを忘れないように心がけましょう。
LINEの交換、グループ参加の強制はNG？
業務上の連絡などを行う場合、LINEのグループ機能を活用すれば社員同士や部署内での連絡はスムーズになります。
ただし、部署とは無関係の社員をグループに参加させたり、個人のアカウントをグループに参加するように強制するのは好ましい行為とは言えません。
業務とは無関係の連絡を確認しなければならなくなったり、休日中も仕事に追われるようになりかねないからです。
特に個人のLINEアカウントの交換は、いわばプライベートの連絡先を知ることになりますので、あまり教えたくない人にも教えることになってしまい、セクハラ・パワハラなどの労務問題にも発展してしまう恐れがあります。
多くの人が利用しているツールだからこそ、職場の社員に対するモラルの指導などを通じて、参加者全員がストレスなく利用できるよう配慮することが大切です。
ビジネスチャットツールを活用しよう
手軽なコミュケーションツールは、何もLINEばかりではありません。
昨今では、法人での活用を前提としてセキュリティ・管理面に配慮されたビジネスチャットツールも多数存在しています。
導入コストも安価なものが多いため、これらのツールを活用することでLINEを使用することにより発生するデメリットを排除し、より円滑なコミュニケーションを実現することも可能です。
それだけでなく、ビジネスチャットツールに付帯している様々な機能を活用することで、スピーディな情報共有や無駄な会議の削減など、業務効率の大幅アップも実現することができます。
また、ビジネスチャットを導入することにより、時間・場所問わないコミュニケーションが可能になるため、リモートワークなどの多様な働き方も実現することができます。
まとめ
誰も利用したことがあるLINEをビジネスで利用することは、個人単位での導入が容易なぶん、セキュリティや管理に対して大きな課題もあります。
現状の会社の環境を考慮しながら、自社のコミュニケーションツールとして最もベストなものは何か、様々な角度から模索してみてはいかがでしょうか。
