「社内会議がマンネリ化して新しい意見がでない」とお悩みではありませんか。
その問題、オフサイトミーティングで解決できるかもしれません。
いつもと同じ時間、同じ場所、同じメンバーでの会議だとなかなか新しい意見が出づらいなんてこともあると思います。
しかし、普段と違った環境で会議をするオフサイトミーティングは「意見交換が活発化する」「斬新なアイディアが出やすい」と注目され始めているのです。
今回は、そんなオフサイトミーティングのメリットや、実施する際のコツについてご紹介していきます。
オフサイトミーティングとは？
オフサイト（off-site）を直訳すると「現場を離れて」という意味になります。
オフサイトミーティングとは、文字通り職場から離れた場所で行われる会議のことです。
オフサイトミーティングは宿泊施設の一室やレンタルスペースなどで実施されるケースが多く、なるべくリラックスできる環境が望ましいとされています。
職場よりも緊張せずに会議ができるため、普段あまり発言ができないような人でも積極的に会議に参加しやすくなる効果もあります。
こうした理由から「フランクな雰囲気でまじめな話し合いができる」会議として注目されているのです。
社内会議との違い
社内会議は、事前に用意された議題に沿って議論や決議が行われることが多いです。
一般的には会議室で行われ、参加者には自分の役職や役割を意識した発言が求められます。
会議はシンプルかつ短時間で行われるため、定例会議など頻繁に開催したい場合に適しているでしょう。
しかし、会議の雰囲気は堅苦しくなりやすいため、クリエイティブなアイディアが生まれにくい側面があります。
一方で、オフサイトミーティングは企業の課題解決に向けて互いに意見や想いを出し合うことを目的とした会議です。
職場から離れた場所で会議を行うことで役職や役割に縛られず話し合いができるため、普段とは違った視点からの意見も出やすくクリエイティブな発想が生まれやすいという特徴があります。
つまり、社内での会議は限られた時間で論理的に議論をまとめる「収束型」であるのに対し、オフサイトミーティングは縛りを取り除き参加者が自分の意見を出し合う「発散型」であると言えますね。
オフサイトミーティングの目的は？
オフサイトミーティングの目的は、活発な意見交換を行うことにより新しい発想や斬新な意見を生み出すことです。
普段とは違った場所で会議をすることで、立場に縛られずリラックスした雰囲気で話し合いができるため活発な意見交換が可能になるのです。
さらに、オフサイトミーティングは会議のメンバーのパフォーマンス向上を図る活動であることから「チームビルディング」の側面も持ち合わせています。
チームビルディングについての詳細は「チームビルディングってなに？事例や具体例を交えて解説」をご覧ください。
オフサイトミーティングのメリット・デメリット
オフサイトミーティングについてご説明しましたが、具体的にどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
それぞれいくつかピックアップしたので見ていきましょう。
メリット
社員が本音で話しやすい
オフサイトミーティングは社内会議よりもリラックスした雰囲気で行われることが多いため、立場に関係なく意見しやすいことがメリットです。
普段は立場を気にして発言できない人の率直な意見も聞けるため、社員間のコミュニケーションが活発化する効果があります。
斬新なアイディアが生まれやすい
普段の役回りでは出ないような発言やあまり会議で発言ができていなかった人からの意見なども聞けるため、新しい発想や斬新な意見が出やすいというメリットがあります。
時間のゆとりもあるため多くの意見に耳を傾けることができ、考え方にも柔軟性が生まれてクリエイティブなアイディアも生まれやすいです。
集中した話し合いができる
社内で会議が行われると、緊急の呼び出しなどで中断することがありますよね。
しかし、会社と物理的な距離を取ってしまえば、外部から邪魔が入らず会議の流れを止めることがなくなるため、話し合いに集中することができます。
デメリット
コストが掛かる
職場から離れた場所で行う必要があるため、会場を借りる費用や移動時間、交通費、宿泊費が発生します。
通常の会議よりも割高になるため、オフサイトミーティングを行う際は本当にオフサイトで行う必要があるのか、参加人数や場所は適正かを鑑みて慎重に判断する必要があります。
収拾がつかなくなる可能性がある
オフサイトミーティングでは自由に意見交換ができる反面、言いたいことを言うだけの雑談にもなり兼ねません。
進行役をつける、一定のルールを定めるなどの方法がありますが、あまり厳格にしすぎるとそもそもオフサイトミーティングを行う意味が無くなってしまう可能性もあります。
オフサイトミーティングを成功させるコツ
先述のようなデメリットもありますが、正しく行えば大きな効果を得られる可能性があります。
オフサイトミーティングを成功させるコツをご紹介しますので、参考にしてみてください。
会議の目的を明確にする
オフサイトミーティングは、通常の会議よりもコストが掛かっています。
当日の話し合いがスムーズに進むよう、ミーティングを始める前に課題や話し合うテーマを決めておき、目的を明確にしましょう。
ポイント
・ミーティング終了時にどういう状態になっていたいのか
・そのために必要な参加者が誰か
・どのように進行していくか（議題）
会議の進行役を立てる
自由に意見交換するオフサイトミーティングでは進行役が重要となります。
さまざまな意見が出ることで収拾がつかなくなる可能性もあるため、参加者の意見を引き出しつつ、それをまとめる進行役を設定しましょう。
全体を見渡して適切にハンドリングできるような、視野の広い人が望ましいですね。
会議のテーマや参加者に合わせて開催場所と予算を決定する
開催場所の決定は重要な項目です。
レンタルスペースやコワーキングスペースの利用はもちろん、オフサイトミーティングプランが用意されているホテルもあります。
開催日やテーマ、参加者などによって開催場所を決定しましょう。
また、予算を決める際は会場費の把握はもちろんのこと、下記の点も確認しておく必要がありますので注意してください。
・機材の貸し出し費用（必要な場合のみ）
・宿泊費用（泊りの場合のみ）
・食費
・交通費
会議がマンネリ化してきたと思ったらオフサイトミーティングを実施してみては？
「フランクな雰囲気でまじめな話しをする」オフサイトミーティングは非日常的な場所で意見交換が行われるため、新しいアイディアやイノベーションが生まれることも珍しくありません。
また、チームビルディングとしての役割も果たすため、コミュニケーションが活発になり課題解決の糸口がつかめるかもしれませんよ。
なかなか会議がうまくいかないという悩みをお持ちの方は、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
