採用活動は人事担当者だけの仕事だと思っている方もいらっしゃるかと思いますが、実は、人事が採用活動を成功させるためには、社員の協力体制を作ることが必要不可欠なのです。
ここでは、採用活動における社内協力の大切さや、どういった協力をしてもらうべきかについてお話ししていきましょう。
人事の採用活動には協力が必要
人事が採用活動を進めるにあたって、社長や経営陣からは「任せた」の一言だけで面談などを丸投げされてしまったり、現場の社員に選考結果を先延ばしにされてしまったり…
そんな問題に直面した経験はありませんか？
そもそも採用活動とは、事業を成長させるための取り組みであり、人事が一人で奮闘していてもなかなか上手くいかないのが現実です。
実際に、求人募集から選考、内定までのプロセスの中には、求職者に企業の魅力を沢山伝えなくてはならない場面もあります。
そこで大切なのは、社員全員が採用活動に参加することで会社全体の「採用力」を高め、事業の成長に繋げていくことです。
企業が持っている魅力のアウトプットや選考スピードなど、全てにおいて向上し、「採用力」をより高める。
そして最適な人材を採用し、更に事業を成長させていくためにも、社内の協力体制の構築に取り組むことが必要となります。
社内協力してもらうべき内容
では「社内の誰」に「どのような協力」を頼めばいいのか、社内協力をしてもらうべき内容について詳しくお話ししましょう。
採用活動をスタートする段階で協力を仰ぐ
人事は採用計画を立案する際に、経営陣や事業責任者に対して、募集する部署や期日、人数などの内容を確認します。
その際に、「会社が目指す方向」や「どんな組織にしていきたい」のか、そこには「どんな仲間」が必要なのか、といった部分まで摺合せを行えるといいでしょう。
採用基準を一緒に考える
採用計画の立案と並行して進めるべきなのが、採用基準を定めること。
採用部署の責任者との話し合いを通して、求めている経験やスキル、志向などを決めてください。
これは同時に、採用部署の責任者に対する「採用への意識醸成」を促します。
求人募集を開始する前に決めておくべきこと
採用計画と採用基準が定まってからは、選考スピードを上げるために決めておくべきことがあります。
経営陣との話し合いを通じて、書類選考における最終決定権を人事に一任するのか、また面接後の選考に迷った際、現場で活躍している社員の意見を聞いた方が良いのかなどを事前に決めておきましょう。
内定を出す際のポイント
最終面接や内定の段階になると役員や人事だけでのやり取りがほとんどですが、その後に現場の社員と改めて面談をしてもらったり、お礼メールを作成してもらい送信したりと、協力体制の工夫をすることで、内定者の入社意欲の向上を図ることができます。
円滑な協力依頼の具体例
最低限の準備として、「募集要項」さえできていれば採用活動を始めることはできますが、上記で説明したように、社内協力を仰ぐことはとても重要です。
では、どのようにして社内に協力を求めていけばいいのでしょうか？
ここでは、採用活動を円滑に進めていくための具体例をご紹介します。分かりやすくD社での採用活動の事例を使って説明していきましょう。
D社の事例
社内協力を仰ぐまでの経緯
D社では、営業課長が社長の命を受けて採用を開始。
求人サイトへの掲載により数名から応募が集まり、その後2名と面接を実施することになりましたが、面接の前日に1名の都合が悪くなり、電話で「面接の日程変更をお願いしたい」と要望してきました。
しかし電話で対応したのは採用担当者ではなく、自社で採用活動を行っていることすら知らない社員だったため、適切な対応ができませんでした。
結局、その応募者は面接を辞退しました。
問題点と解決策
この問題の原因は、採用活動に関する情報を社長と採用担当者しか知らなかったことにあります。
応募者は、社内で採用に関する情報共有がされていないことに不安を覚え、辞退した可能性があると言えます。
その後D社では、採用スケジュールを社内グループウエアに掲載し、随時更新することで社員全員への周知を行い、全体への情報共有が行われる環境を整えました。
このように、採用活動への理解を社内で得ておくことは、採用成功へのカギとなります。
D社のようにITツールを使用するなど、企業ごとの工夫を凝らし、普段から社員の協力を仰ぎやすい環境づくりを行っていきましょう。
まとめ
繰り返しになりますが、企業にとって最適な人材を採用するためには、人事が社内に呼びかけ、現場の社員に協力を仰ぐことが大切です。
また、円滑に協力依頼を行うためには、D社のような創意工夫も必要となります。
社内の協力体制が整うと、企業の「採用力」の向上し、求職者の入社への意向醸成にも繋がります。
最適な人材を採用し、企業を成長させていくためにも、この機会に、採用活動の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。
