普段、会議に参加していて「この会議ムダだなぁ」と感じたことはありませんか。
今回は、そんな“ムダな会議”をいかにしてなくすか、そして効率的に会議を行うにはどのようにすれば良いかを具体例をあげて説明していきたいと思います。
すぐに実践できるものばかりですので、きっとあなたのお役に立てるはずです。
ムダな会議による損失
会議や打ち合わせに年間でどれくらいの時間を費やしているのかを算出すると、一般クラスで週に3.1時間、年間で154.1時間、係長クラスで週6時間、年間で301.2時間、部長クラスになると週に8.6時間、年間では434.5時間にも上ります。
規模が大きい会社ほど会議時間は伸びていき、1万人を超える企業では630時間に及ぶと言います。
例えば、1500人規模の企業では、社内会議時間は年間9万2000時間（約46人分の年間労働時間に相当）、損失額は年間約2億円になることが分かっています。
さらに、1万人規模の企業では会議時間は年間約67万時間（約332人分の年間労働時間に相当）、損失額は年間約15億円規模にも上ります。
いかにムダな会議が損失を生み出しているのかが良く分かっていただけたかと思います。
※出典：「パーソル総合研究所・中原淳（2017）長時間労働に関する実態調査」
良くない会議の特徴
では、ムダな会議とは一体どのようなものなのでしょうか。
ここでは具体的な5つの例をあげて紹介していきます。
目的のない会議
恒例となっている定例会議などがあると思いますが、意見交換して決定すべき議題がない場合はメールで済む場合もありますし、会議以外の代替案に切り替えることが生産性向上への近道となります。
決議を先延ばしにする
会議内で決定すべきことを先延ばしにすることで、その後の進行や業務に支障が出ます。その場で決められるように予め確認を取っておくことをオススメします。
会議の時間を守らない
1時間の予定が白熱して2時間も経っていたという経験がある方も多いのではないでしょうか。
良い案が出ないからといって座っているだけの会議では意味がありません。
進まない時間、延長された時間をなくすことがムダを省くことに繋がります。
参加しなくても良いメンバーがいる
例えば、1時間の会議に不要なメンバーが3名参加していれば、3時間もの工数がムダになっています。
会議を開くときは、参加メンバーをよく検討して決めるようにしましょう。
やたらと資料が多い
会議には提案資料、報告資料など多くの資料を必要とする場合がありますが、資料を用意する社員、資料に目を通す社員どちらにとっても大きな負担となります。
会議の目的がアイデア出しであれば、アイデアを出すことに重点を置き、思い切って資料をなくし、参加者の負担を減らすような工夫が良いでしょう。
有益な会議にするためのポイント
有益な会議を行うには、どんなことに気を付ければ良いのでしょうか。
いくつか紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
目的・議題の共有で時間短縮
会議を行う前に、事前に「何を決めるのか」「何について話し合うのか」を明確にすることが重要です。
目的と議題を遅くとも前日までには参加者全員に共有しておきましょう。
そうすることによって、予め考える時間ができ、会議ですぐに議論を始める事が可能です。
時間厳守が会議のカギ
人間の集中力が持続する時間は90分までと言われており、それ以上の会議は効果的ではありません。
会議時間は目的や議題に合わせて30分から90分に収めることで効果を発揮します。
会議の開始、終了時刻を参加者全員が厳守する努力も必要です。
進行役を立てることが会議を進める
会議において発言力がある人、声の大きい人だけが意見を言うのであれば意味はありません。
参加者全員が納得できるように会議を進めるためには進行役を立てることが大切です。
進行役は、会議の目的達成のために、議題ごとのタイムキーパー役、参加者から意見が出ない場合は、アイスブレイクで場の雰囲気を和らげるなど舵取りのスキルが求められます。
また、進行役は中立の立場が求められるため、意見が対立した場合には、本来の目的を思い出させたり、意見の本質を突いた質問を投げかけたり、意見をまとめるためにホワイトボードへの書き出しなど、状況に合わせた進行が必要となります。
進行役は経験を重ねるごとに能力が上がっていきますので、周りでサポートしながら進行役を育てるという姿勢が大切になります。
ホワイトボードを議事録代わりとして活用
会議終了後は、参加者の認識にズレがないかの確認を必ず行うようにしましょう。
また、ホワイトボードへ意見や議論を書き込んでおけば、終了後に撮影することで議事録代わりになるため、議事録作成の手間が省けます。
取り組み事例
ここでは、大手グローバル企業5社で実際に行われている会議の方法をご紹介します。
ぜひ、あなたもこちらの会議を参考にしていただき、会議のやり方改革を起こしてみてはいかがでしょうか。
Apple
- 最小限の参加者で開催
- 参加する理由のあるメンバーのみが出席
- 決定事項には必ず「責任者」を指名する
- 課題に徹底的に向き合う
トヨタ
- 本音で語り合う環境を作る
- 話し合うテーマを事前に決めない
- 会議に資料を持ち込まない
- 意思決定を会議まで待たない
- 規模はコンパクトにまとめる
- 会議の「意思決定者」を指名する
- データに基づいて議論する
- 5分10分単位の会議を設定する
- 会議室に巨大なタイマーを設置する
Amazon
- 「沈黙の30分」から始める
- 参加人数は最小限にとどめる
- 資料にパワーポイントは使わない
- 空席を1席用意する
日産
- 議事録を作らない
- アイデアは付箋にまとめる
- アイデアは匿名化する
- 意思決定者は会議に参加しない
企業ごとにさまざまな会議のやり方があることがお分かりいただけたでしょうか。
しかし、共通する項目もあります。
それは、どの企業も会議の参加者全員が「会議の目的」を真剣に考えた結果ということです。
各企業の仕事に対する姿勢や価値観を踏まえた、目標達成のための最短距離を追求した会議方法が、それぞれのやり方になっているということです。
まとめ
ムダな会議による損失から特徴、改善方法、取り組み事例についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
どの企業でもすぐに取り入れられる方法がたくさんあったのではないかと思います。
あなたの参加する会議でも、今回の記事で“良いな”と思うものがあればすぐに実践してみてくださいね。
きっとこれまでの会議よりも、ムダをなくしたスマートな会議になるはずです。
会議の改善を通して、生産性の高い会議を社内に浸透させていきましょう。
