タイムカードや勤怠システムなど勤怠管理の方法は様々ですが、貴社ではどのように管理していますか。
勤怠管理では、給与に直結する重要な情報を取り扱うことになります。
従業員に適切な給与を支払うためにも勤怠状況を正しく把握し、管理することが大切です。
今回は、勤怠管理を正しく行うための基礎知識やその必要性などについてご紹介していきます。
勤怠管理とは？
勤怠管理とは、従業員の出勤や退勤、労働時間、休憩時間、休暇などの“勤務状況”を管理することです。
従業員の勤務状況を管理する際には、下記の項目について正しく把握する必要があります。
・出勤/退勤の時刻
・労働時間
・休憩時間
⇒労働時間を把握するための基本情報です。
適切に賃金を支払うためには、1分単位で管理をする必要があります。
・時間外労働時間
・深夜労働時間
・休日労働時間
⇒時間外労働や深夜労働、休日労働に対しては、割増賃金を払うことが法律で定められています。
各項目で設定されている割増率が適用されるため、1分単位で管理する必要があります。
・出勤日/欠勤日
・休日出勤日
⇒出勤日や欠勤日といった勤務状況を1ヶ月単位で正しく把握する必要があります。
休日出勤や出勤日変更による代休取得状況を把握していないと、給与計算ができません。
・有給取得日数/有給残日数
⇒2019年4月から労働基準法改正により、有給休暇の取得が義務付けられています。
誰がどれくらい消化できているのかなど、有給休暇の取得状況を把握しましょう。
なぜ勤怠管理が必要か
勤怠管理の必要性は大きく分けて3つの理由があります。
法令遵守
そもそも勤怠管理は、労働基準法によって使用者側が適正に把握することを義務付けられており、これに違反した場合、罰則処分を受ける可能性があります。
ーー賃金台帳の適正な調製－－－－－－－－－－
使用者は、労働基準法第108条及び同法施行規則第54条により、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数といった事項を適正に記入しなければならないこと。
また、賃金台帳にこれらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合は、同法第120条に基づき、30万円以下の罰金に処されること。
引用：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
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給与計算
勤怠管理の必要性は、法律の観点だけではありません。
従業員に適切な給与を支払うには、『誰が・いつ・どのくらい働いたか』を正確に把握し、計算する必要があります。
従業員の健康を守る
労働時間を正しく把握することは、従業員の健康を守ることに繋がります。
残業が多いなど、勤務状況に問題のある従業員に対して、業務内容見直しなど必要に応じて対応できます。
勤怠管理の手法とそれぞれのメリット・デメリット
勤怠管理の手法にはどのようなものがあるのか見ていきましょう。
タイムカード
1人につき1ヶ月分の勤怠状況を1枚のシートで管理する方法で、出退勤時にレコーダーへ紙のシートを差し込むと、勤怠打刻されるアナログ式の手法です。
『自分のシートをレコーダーに差し込むだけ』というシンプルな操作性ゆえ、誰でも簡単に使えるというメリットがあります。
一方で、出勤時刻や出勤日数の不正打刻を防ぎづらいという点や、タイムカードを収集し、エクセルなどに手入力して集計しなくてはならないというデメリットがあります。
勤怠管理システム
PCやスマートフォンなどと連動し、出退勤の打刻から集計などをクラウド上で行える管理システムです。
勤怠管理システムは、指紋認証やICカードなどを使って打刻するため、他の従業員による不正打刻ができません。
また、クラウド型のシステムは、勤怠状況をリアルタイムで把握できる上、自動で集計することができます。
給与ソフトと連携させれば、入力によるヒューマンエラーも防止できるので、正確に効率よく給与計算でき、コスト削減に繋がります。
有名どころだと以下のような勤怠管理システムがあります。
・シェアNo.1の勤怠管理クラウドシステム『KING OF TIME』
・認知度No.1のクラウド型システム『ジョブカン』
・クラウド勤怠管理システム『タッチオンタイム』
勤怠管理で注意すべきこと
近年、働き方改革によって多種多様な勤務形態の労働者が増加しています。
勤務形態の違いによる注意点を見ていきましょう。
正社員
出退勤時間の管理はもちろんのこと、法定労働時間を超えていないかの確認も重要になります。
労働基準監督署への届出を行わずに法定労働時間を超えての時間外労働を命じた場合、労働基準法違反とみなされてしまう可能性もありますので注意が必要です。
パート・アルバイト
シフトはパートやアルバイトの勤怠管理に欠かせません。
また、個人によって時給が異なることも多々あるため、出勤日や労働時間、休憩時間、時給を正確に把握、管理する必要があります。
派遣社員
派遣社員は派遣業者と雇用契約を結んでいます。
勤怠状況が正確に管理されていないと、派遣社員に正確な給与が支払われません。
リアルタイムで勤怠状況をチェックできる勤怠システムなどを利用して、正しく管理する必要があります。
その他の多様な勤務形態
変形労働時間制（月単位や年単位で法定労働時間を超えないよう調整する働き方）や裁量労働制（実労働時間に関係なく、予め決められた時間を働いたとみなす働き方）の働き方をしている従業員は、労働時間の過不足が発生していないかを確認しましょう。
正しく管理しないと、出退勤がルーズになったり実労働時間が過度に多くなったりする可能性があります。
まとめ
正しい給与計算や従業員の健康を守るためにも勤怠管理は重要ですが、正しく管理できる環境を整えることで、罰則や従業員からの訴訟などさまざまなトラブルを回避することに繋がります。
働き方も多様になっている現在、勤怠管理の重要性がさらに増しています。タイムカードのような管理に労力のかかる方法はあまりおすすめできません。
正確に効率よく業務を進めるためにも、クラウド型勤怠管理システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
