採用人数の決め方、要員計画の意味、作成方法を紹介

グローバル化が進んでいる近年、企業を取り巻く環境は大きく変わりました。

 

このような状況において、企業の三大資源の一つである「ヒト」は、他社と差別化を図る資源として、より一層重要性が増しています。

 

しかし、「むやみやたらに採用すれば良い」訳ではありません。

 

「どうやって採用人数を決めているのだろう」と疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。

 

そこで、この記事では、採用人数の決め方についてご紹介していきます。

 

採用人数の基本的な決め方や、採用人数を決めるカギとなる要員計画について、詳しく解説していきますので、是非ご覧ください。

 

採用人数の決め方

安定的に企業を成長させていくには、経営戦略や事業計画を達成するために必要となる、人的基盤を確立させる必要があります。

 

この基盤を確立させるには、「どういった人材が、どれくらい必要か」「何人確保して、どのように育成するか」を把握しなくてはなりません。

 

そのため、

など、「企業の現状を正確に把握した上で、必要な人員数を算出する」のが、基本的な採用人数の決め方です。

 

そして、経営戦略や事業計画を達成するには、人事施策の主柱である要員計画に基づいて、採用や人材育成といった、多角的な面からアプローチする必要があるのです。

 

よって、採用人数を求めるには、要員計画がカギとなります。

 

要員計画とは何か？

要員計画とは、事業計画の実現にあたって必要な人材を、量的・質的に確保するための計画です。

 

要員計画は、理想の姿に近づけるべく策定するため、人材の確保だけでなく、人件費の抑制や社内人材の有効活用など、多角的な視点で考える必要があります。

 

そのため、

といった、採用以外からアプローチすることで、人員のギャップを解消していくことも可能なのです。

 

採用を中心に育成や配置転換なども並行して行うのがベストですが、アプローチ手段は多岐に渡るため、同時並行で進めるのが難しい企業も多いでしょう。

 

例えば、

のように、優先順位を整理して行う必要があります。

 

採用計画と要因計画の違い

 

要因計画とよく似たものに、採用計画があります。採用計画は要員計画の施策の一つで、採用を成功させるために策定する計画です。

 

つまり、採用計画は要因計画を構成する計画の一部で、人材要因の計画を立てる際に検討する「採用」に関する計画ということです。

 

要員計画の作成方法

要員計画への理解が深まったところで、具体的な要員計画の立て方について、みていきましょう。

 

企業の現状を調査する

要員計画を立てるには、事業計画や社内人材の構成、採用に関するデータ、要員ニーズを把握することが重要です。

 

事業計画

要員計画は事業計画を実現することを目的としているため、まずは自社の事業計画を把握する必要があります。

 

事業計画を実現するために「どのような人材が、どれくらい必要か」を明確にするべく、経営陣との認識を統一させましょう。

 

社内人員の構成

企業によっては、「若手社員が極端に少ない」「中堅社員が少ない」など、人員構成に偏りが出ている場合が多いです。

 

自社従業員を

に整理してみましょう。

 

部署ごとの年齢構成が可視化されるため、それをもとに、将来の人員構成の変化を客観的に把握することができます。

 

また、離職率や一人当たりの生産力も含めて計算すると、より現実的な人員構成を予測できます。

 

採用に関するデータ

社内人員の構成だけでなく、採用に関するデータも確認しましょう。

 

現実的な採用人数を設定できるだけでなく、採用予定数の達成に必要な通過者を、書類選考や面接といった、選考フローごとに設定することができます。

 

具体的には、

を過去のデータから確認してください。

 

＜現場の要員ニーズ＞

アンケートやヒアリングによって、

を現場から吸い上げ、各部署の要員ニーズを把握します。

 

【欠員補充の要員ニーズ】

過去1年以内に退職・異動・出向などで、欠員が出たかを部署ごとに確認します。

 

また、欠員によって業務に支障が出るか、欠員補充の必要性を調査しましょう。

 

【繁忙期などの要員ニーズ】

繁忙期などで従業員の業務量が増加し、「データ入力や請求書対応の人手が欲しい」といった、要員ニーズが発生していないか確認します。

 

また、従業員に残業や休日出勤のような負荷が発生していないか確認し、増員の必要性を見極めます。

 

実際には増員が必要ないケースも多々あるため、

など、状況に応じた対応を行い、いたずらに増員しないことが重要です。

 

【高い専門性を持つ即戦力人材の要員ニーズ】

例えば、

のように、「高い専門性を有した、即戦力人材の要員ニーズ」が発生していないか、確認します。

 

知識やスキルの育成には時間がかかるため、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用などで、既に高い専門性を有している人材の獲得を行います。

 

しかし、「高い専門性を保有していても、それを発揮できず社内に埋もれているケース」も珍しくありません。

 

適材適所な配置ができるよう、従業員のキャリアや保有している能力といった、人事情報を日頃から管理しておくことが重要です。

 

?

＜会社の要員ニーズ＞

経営層とのミーティングによって、

を確認し、会社の要員ニーズを把握します。

 

【事業計画推進や新規事業展開による要員ニーズ】

事業計画推進や新規事業展開にあたって、新たな分野の専門性を保有する人材が必要となるケースが多々あります。

 

「どういったスキルや能力を持つ人材が、どれくらい必要か」質的・量的に確保すべき人材を、把握しなくてはなりません。

 

ただし、新しい分野に進出する場合は前例がないため、これらを正確に把握することは難しいです。

 

そのため、

などを行い、必要に応じて適正な人材を採用・配置できるよう、事前に準備しておきましょう。

 

【社内の人員構成バランス是正による要員ニーズ】

企業が長年経営していく中で採用・採用中止・退職を繰り返していると、人員構成に偏りが生じている場合が多いです。

 

人員構成がアンバランスな組織では、

など、様々なリスクが発生します。

 

そのため、年齢やスキル、役職に偏りが出ていないか確認し、人員構成を明確にしておきましょう。

 

自社の人員構成が可視化されると、将来的にどのような問題が発生するのか予測しやすくなるため、確保すべき人材の要件や人数を導きやすくなります。

 

＜いたずらに増員しないことがポイント＞

現状の調査を行う際は、

を具体的に確認する必要があります。

 

ただし、増員する必要のない部署から要望が上がってくることも少なくないため、すべてを鵜呑みにすると、予算が足りなくなってしまいます。

 

各部署に「必ず増員して欲しい」「できれば増員してほしい」を確認すると共に、勤怠状況や業務状況を客観視し、増員の必要があるか判断しましょう。

 

また、業務システムの導入や配置転換のように、採用以外で対応できることも多々あります。

 

要員ニーズごとに優先順位をつけていき、多角的な視点でアプローチしていきましょう。

 

採用人数を算出する

採用人数を算出する方法は、

の2種類があります。

 

【マクロ的手法（トップダウン方式）】

トップダウン方式は、

などの指標をもとに算出した適正な人経費（総額人件費）から、採用人数を導き出す方式です。

 

総額人件費から算定した人員数を各部署・部門・職種に振り分けます。

 

【ミクロ的手法（ボトムアップ方式）】

ボトムアップ方式は、

をもとに、各部署・部門・職種に必要な人員数を算出し、積み上げていく方式です。

 

＜両方式で算出するのがポイント＞

先述した方式を簡単に言うと、

であり、真逆です。

 

トップダウン方式は、人件費と採算から算出するため、この方式だけで採用人数を算出すると、人手不足によって業務に支障をきたす可能性があります。

 

また、ボトムアップ方式のみの場合、各所から必要人員数が積み上げられてしまい、人件費が膨大になる恐れがあります。

 

そのため、経営状況が厳しい時は、財政面を重視する「トップダウン方式」で人員枠や部署などの大枠を算出してから、「ボトムアップ方式」で現場の声を吸い上げて調整するというように、必要に応じで両方式を活用することで、双方のデメリットを抑えることができるのです。

 

要員計画の注意点

要員計画を立てたら、それをもとに活動を開始します。

 

しかし、なかなか計画通りにいかないことも多いため、「要員計画に問題があるのではないか」と感じることもあるでしょう。

 

その際に間違った判断をしないよう、注意すべき点をご紹介します。

 

要員計画は安易に変更しない

要員計画は、事業計画や経営戦略を実現する目的で策定します。

 

そのため、要員計画を変更しても根本的な解決にはなりませんし、事業計画自体に無理がある可能性も考えられます。

 

計画通りに進まない時は、要員計画と要員実績を比較し、ギャップの程度によって対処法を検討しましょう。

 

要員計画と要員実績のギャップを調査する

月・部門ごとの要員実績をその指標の計画要員数で割ると、月次要員比率を部門ごとに算出することができます。

 

月次要員比率をもとに、「年度で要員の過不足が生じないか」を推測し、不足すると予想される場合、補充計画を実施しましょう。

 

一概には言えませんが、要員計画と要員実績のギャップがあまりにも大きい場合、事業計画自体に無理がある可能性があります。

 

配置した部署にヒアリングする

要員計画に従って採用・配置転換を行っても、「思ったような活躍がみられない」「早期離職が多い」ことがあります。

 

採用者の活躍の程度や定着率に課題を感じている場合、能力・スキル・経験といった採用要件や、人員数の適正化が図れているかを見直しましょう。

 

また、「採用・異動で人材を配置したことにより、問題が発生していないか」現場の社員や本人にヒアリングすることで、人員配置の適正さを判断できます。

 

事業計画に基づいた要因計画で、組織を強化しよう！

人的資源への比重が重くなっている近年、事業計画に基づいた要員計画の策定が重要となっています。

 

要員計画を策定すれば、適正な採用人数の把握だけでなく、事業計画の達成にもつながります。

 

「採用人数の決め方が分からない」方は、ご紹介した内容を参考に、要員計画の策定から行ってみてください。