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採用プロセスとは?

採用プロセスとは、「採用計画の策定」「求人募集」「選考」「内定者フォロー」といった、人材採用を行うための工程のことです。

 

求職者は、「認知⇒興味⇒エントリー⇒選考⇒比較検討⇒内定承諾」の過程を経て入社に至ります。

 

そのため、各工程の課題を把握して改善すると、

  1. 応募者の増加
  2. 優秀人材の獲得
  3. ミスマッチ採用の抑止(早期離職率低下)

などの効果が期待できます。

 

例えば、応募は来るが採用につながらないのであれば、「採用要件に達していない応募者が多い」「選考・内定辞退が多い」というように、なぜ採用できないのかを明らかにすることで、問題点と改善すべき点が可視化されます。

 

自社にどのような課題があって、その中で優先度の高いものは何かを明確にすることが重要です。

 

主な採用プロセスについて

ここでは、主な採用プロセスについてご紹介します。

 

採用計画の策定

採用計画とは、「いつ」「どの部署へ」「どのような人材を」「何人」「どういう方法で」採用するか、予算やスケジュールといった、採用活動の指標を決める計画のことです。

 

採用計画は、業績向上や事業目標を達成するために策定します。

 

そのため、事業計画や経営方針を正確に把握することで、「事業目標を達成するには、どのような人材が必要なのか」が見えてきます。

 

また、「事業計画達成に必要な中長期的な採用」「欠員募集による短期的採用」といった採用の目的を明確にすると、必要なスキル・能力・経験といった条件や、雇用形態の判断が可能です。

 

求める人物像を明確にし、効果的なアプローチ方法や適正な評価基準を設定するとともに、スケジュールに落とし込みながら採用計画を策定していきます。

 

求人募集

採用計画を立てたら、次に求人募集の方法を検討します。

 

求人募集の方法は、

  1. 求人媒体の活用(求人広告の掲載)
  2. 自社採用サイトの活用
  3. SNSの活用(ソーシャルリクルーティング)
  4. 人材紹介の活用
  5. 社員からの紹介を活用(リファラルリクルーティング)
  6. ハローワークの活用

など、様々な方法があります。

 

採用計画で設定した採用ターゲットの志向から、どういった手法・メディアを使えば効果的に情報を届けられるのかを考えましょう。

 

また、採用活動にはお金がかかるため、限られた予算内で成果を出すには、各手法やメディアの特徴を把握することが重要です。

 

例えば、「多少費用がかかっても優秀な人材が欲しい」場合は、成果報酬型の人材紹介が向いていますが、一度に大人数を採用するとなると、コストが膨れ上がってしまいます。

 

求人募集方法は、ターゲットと費用対効果を考慮しつつ、募集方法を決めることがポイントです。

 

選考

企業や採用ニーズによっても異なりますが、一般的な選考は

  1. 書類選考
  2. 筆記試験
  3. 面接

で行われます。

 

設定した採用ターゲットを見極めるには、どのような選考方法・質問内容が適しているのかを考えましょう。

 

書類選考

書類選考は、履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどを確認します。

 

書類選考を行うと、基準に満たない候補者をふるいにかけられるため、効率化を図ることができます。

 

ただし、あまり厳しい基準を設定すると、本来候補者となるべきポテンシャルのある人材まで通過できなくなってしまうため、必要最低限の基準に設定することが重要です。

 

筆記試験

一般常識試験や能力適性検査、性格適性検査など、様々な種類があります。

 

筆記試験は「一般常識や能力検査で一定以上の能力があるかを見極める」「応募者の性格特性をより正確に把握する」など、数字で判断できない情報を可視化し、より正確な選考を行うために行われています。

 

面接のための判断材料として用いることで、ミスマッチ採用の抑止につながります。

 

面接

面接を複数回行う場合、一次・二次面接は人事や募集職種の担当者、最終面接は募集職種の責任者や経営陣が担当することが多いです。

 

一次・二次面接では、提出書類の記載内容や実務能力に関する確認を行い、最終面接では、キャリアプランの確認を含めた応募者の見極めと入社意欲の確認が行われる傾向にあります。

 

限られた時間の中で応募者の見極めを行う面接では、応募者が話しやすい雰囲気づくりや、質問の仕方を工夫する必要があります。

 

 

内定者フォロー

これまでの工程を経て、ようやく内定が出せたとしても、その人が必ず入社してくれるとは限りません。

 

求職者は、他社の選考も受けていることがほとんどですし、優秀な人材は複数社から内定を獲得していることも多いです。

 

内定通知後入社日まで放置すると、「本当に内定したのか」「他社の方が良いのではないか」など、不安が増大するため、内定辞退されやすくなります。

 

そのため、

  1. 面談
  2. 電話やメール
  3. 懇親会
  4. 入社前研修

などによって、定期的にコミュニケーションを図ることが重要です。

 

ただし、内定者フォローを頻繁に実施したり強制したりすると、内定者の負担になるため、注意が必要です。

 

 

 

採用を見直す際に注目すべきこととは?

採用を見直す際は、

  1. 採用単価
  2. 費用対効果
  3. プロセスごとの歩留まり

に注目しましょう。

 

採用単価

採用コストは、「人材を採用するのにかかる費用(広告掲載費や採用担当者の人件費など)」であり、採用単価は、「1人あたりの採用コスト(1人採用するのにいくらかかったか)」のことです。

 

採用単価は、「採用コストの総額÷採用人数」で算出できます。

 

企業規模や職種によっても異なりますが、『マイナビ』2017年 マイナビ企業人材ニーズ調査によると、

 

新卒⇒9万円(300人未満:51.7万円、300~999人:42.5万円、1,000人以上:53.7万円)

中途⇒3万円(300人未満:40.9万円、300~999人:64.4万円、1,000人以上:73.6万円)

 

が平均的な採用単価です。

 

中途採用の場合は特にですが、スキルや能力といった人材要件によっても採用コストは変わるため、上記の平均採用単価が絶対的な数字ではありません。

 

それをふまえて、算出した自社の採用単価が平均とどの程度差があるのかを把握しましょう。

 

「どういった採用手法で人を集めるか」を決める際は、採用単価をベースに考えるのがポイントです。

 

 

費用対効果

リクナビやマイナビといった、有名どころから「エンジニア」「医療・看護」など、業界に特化したものまで様々な求人媒体があります。

 

求人広告への掲載は、採用できたかどうかに関係なく費用がかかるため、定期的な見直しが重要です。

 

複数の求人媒体を利用している企業は、各媒体の費用対効果を明確にし、どのくらいコストがかかっているのか把握しましょう。

 

費用対効果が低い場合、広告内容や媒体を見直すことで、効率的に採用活動を進めることができるようになります。

 

プロセスごとの歩留まり

採用を見直す上で、分析は重要です。

 

例えば、「○○円かけたが、〇人しか採用できなかった」といった、漠然とした振り返りでは、採用プロセスのどこに課題があるのか分かりません。

 

そのため、

  1. 募集から応募につながった人数
  2. 応募から面接に進んだ人数
  3. 面接から内定に進んだ人数

など、過去の採用プロセスの項目ごとに、「何人確保することができたのか」を可視化することで、課題が明確になります。

 

採用プロセスを改善するためのポイントは?

ここでは、採用プロセスを改善するためのポイントについてご紹介します。

 

採用戦略の共有

採用は、人事だけでなく、組織全体で取り組むべき活動です。

 

採用計画を実現するには、「どういった人物が必要なのか」認識を統一して候補者の見極めを行い、自社や仕事内容の魅力を伝えなくてはなりません。

 

そのため、経営・事業戦略との連動や、社内の人たちの協力が不可欠であり、組織全体で取り組む必要があるのです。

 

具体的には、会社がどのような人材を求め、どのような組織を作っていくか共通認識を持たせたり、社員全員が採用に関われるよう協力体制(リファラル活動など)を作って、周知したりすることで方向性をすり合わせましょう。

 

ペルソナ設計

ペルソナとは、商品やサービスの対象となるユーザーを、実在する人物であるかのように詳細に設定するマーケティング手法です。

 

具体的には、

  1. 年齢
  2. 性別
  3. 居住エリア
  4. 能力
  5. スキル
  6. 経験
  7. 性格
  8. 趣味
  9. 転職のきっかけ

などの項目を設定し、一人の人物像を作り上げます。

 

特定の人物を具体的にイメージできるため、効果的な訴求方法の検討や認識を統一させることができます。

 

ペルソナ設計の際は、経営陣や現場からヒアリングして条件を洗い出し、現実的なレベルになるよう内容を精査しましょう。

 

迅速な応募者対応

先述の通り、ほとんどの求職者は複数の企業へ応募しているため、対応が遅いと他社の選考が先に進んでしまいます。

 

先に内定が決まった企業に就職先を決める人も多いですし、レスポンスが遅いと不安を与えてしまうため、応募者対応は迅速に行いましょう。

 

また、応募後のやり取りでは、「LINE」などのSNSを活用すると、コミュニケーションのハードルを下げることができます。

 

採用プロセスの設計例

では、課題ごとの採用プロセスの設計例をみていきましょう。

 

課題1:採用目標数と比べてエントリー数が少ない

  1. 説明会の開催を増やし、オンライン参加も可能にする(選考応募条件から説明会の参加を除外)

     

  2. エントリーシートの基準を低くするまたは、廃止

     

  3. エントリー段階で、応募書類の提出を必須にしない

 

母集団の形成に課題があるため、エントリー者や受験者を増やす必要があります。

 

そのため、「説明会への参加や応募へのハードルを下げる」「選考辞退者を極力出さないよう、迅速に対応する」ことが課題改善のポイントです。

 

課題2:採用目標人数と比べてエントリー数が多く、担当者の負荷が大きい

  1. 説明会は大規模会場で実施し、回数を減らす
  2. エントリーシートや適性検査の合格基準は高めに設定し、ふるいにかける
  3. 初期段階の面接では、集団面接などを実施して大量の応募者をさばく
  4. 履歴書、履歴書以外の提出書類を多く用意させる

 

大量のエントリー者を効率的にさばく必要があるため、書類選考や筆記試験の合格基準を高く設定したり、優秀人材を逃さないために、迅速に対応できる選考プロセスを用意したりすることがポイントです。

 

課題3:採用活動に回せるコストや人員が少ない

  1. 説明会の廃止(面接時に個別で対応する)
  2. OB・OG訪問や社員からの紹介など、応募や接触機会を増やす
  3. 面接などの回数を減らす

 

できる限り少ない人数で短期間に採用活動を行う必要があるため、「エントリーシートの合格基準や説明会参加のハードルを下げる」「採用力のある企業と採用活動期間をずらして、獲得競争率を下げる」ことがポイントです。

 

効率的な採用活動は採用プロセスの改善から

採用活動は、「採用計画の策定~内定者フォロー」という一連の流れで進んでいきます。

 

採用活動が上手くいかないときは、この採用プロセスを見直して、「どこに課題があるのか」を把握することから始めてください。

 

ご紹介したポイントを参考に採用プロセスを改善していき、効率的な採用活動を実現させましょう。

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