人事のための情報サイト 人事バンク

■リファレンスチェックとは?

そもそも『リファレンス(reference)』というのは照会、参照、参考という意味があり、リファレンスチェックは、身元照会や信用照会を表します。

 

リファレンスチェックは、採用企業が応募者の前職の上司や同僚といった関係者へ、経歴や勤務態度、人柄などについて問い合わせを行うことを言います。

 

マネージャーや部長クラスなど、幹部候補を迎え入れる際に実施されるケースが多く、外資系企業の転職ではリファレンスチェックを行うのが一般的です。

 

リファレンスチェックは応募者の遅刻・欠勤、残業時間などの勤務態度、履歴書や職務経歴書に記載されている事実に相違がないか確認することが目的。

 

また、面接だけでは分からない応募者の人柄や、記載されていない休職情報なども確認きるため、応募者の性格や実力を把握しやすく、入社後のミスマッチを未然に防ぐ効果があるのです。

 

早期離職などの採用リスクに備えられる方法の一つとして、日本企業でもリファレンスチェックを取り入れるケースが徐々に増えています。

 

■なぜ今、リファレンスチェックが注目されているのか

少子高齢化により厳しい採用市場が続いている現在、せっかく採用できた人材が入社後のギャップで早期離職するケースも少なくありません。

 

企業によって違いはありますが、中小企業庁の調査によると中途採用の3年以内の離職率は3割以上、新卒採用では4割が離職するという結果が出ています。

※参考:中小企業庁「2 人材の定着

 

早期離職の主な要因としては入社後のミスマッチが多くを占めるため、応募者の本質や能力を正確に把握することは、企業にとって採用リスクを軽減するための重要なポイントと言えるでしょう。

 

【応募者の本質を把握する】

ミスマッチ防止にはスキルや経験、価値観などが自社の求める人物像と一致していることが、重要です。

 

しかし、面接では自分を良く見せようとするものなので、仕事に対する姿勢や思考、性格といった応募者の本質を正しく把握することは難しいのです。

 

リファレンスチェックでは、前職の上司などに応募者の普段の仕事ぶりや人柄をヒアリンクできるため、自社の求める人材であるかを事前に確認することができます。

 

【公正な判断ができる】

企業が採用を判断する際、履歴書や職務経歴書は非常に重要な情報です。

 

しかし、中には経歴を詐称する応募者もいるため、「実は未経験だったから、任せられない」など、計画通りにいかないケースもあります。

 

・履歴書や職務経歴書の内容について(仕事内容/期間など)

・勤務態度(休職情報/残業時間など)

・仕事ぶりや職場での様子

・応募者の人柄

 

上記のように、履歴書や職務経歴書に記載されている内容を確認することで、事実に基づいた公正な判断ができます。

 

■リファレンスチェックの具体的な実施方法

リファレンスチェックは実施先を応募者に紹介してもらうケースと、企業側が自身で探すケースがあります。

 

【実施先を紹介してもらうケース】

採用企業が応募者に2名以上の実施先を提出するよう依頼します。

 

応募者に実施先の氏名や連絡先、企業名などの情報を提出してもらい、確認作業を行います。

 

リファレンスチェックは、採用企業が電話や推薦状などの書面で確認する方法以外に、外部企業に委託する方法もあります。

 

事前に実施先へリファレンスチェックの説明と許可を取ってもらい、採用企業側の連絡先も伝えるよう応募者に依頼しましょう。

 

【採用企業が実施先を探すケース】

応募者にリファレンスチェックの許可を求め、同意が得られれば、企業が自ら実施先を探します。

 

前者とは違い、応募者から実施先への事前説明はされません。

 

実施先の企業は、本人の同意なしに個人情報を話すと個人情報保護法違反に該当する恐れがあるため、協力してもらえない可能性もあります。

 

どちらのケースにしてもリファレンスチェックに協力してもらえる場合は、事前に質問したい項目をリスト化し、相手になるべく負担をかけないよう配慮しましょう。

 

■リファレンスチェックの注意点と違法性

【個人情報保護法に注意】

リファレンスチェックを行う際は、必ず本人から事前に同意を得ましょう。

 

2015年に改正された個人情報保護法により、『要配慮個人情報』を第三者へ提供する場合は、事前に本人の同意が必要となります。

 

▼要配慮個人情報

・人種

・信条

・社会的身分

・病歴

・犯罪歴

・犯罪被害情報

 

本人の同意なくこれらの情報を取得することはできません。

 

また、応募者の仕事ぶりなど、要配慮個人情報の内容には該当しない場合でも、個人情報保護法に抵触する可能性があります。

 

内容に関わらず、必ず本人の同意を得てからリファレンスチェックを行いましょう。

 

【内定取り消し】

リファレンスチェックによって、内定者の提供した情報に虚偽があった場合、内定取り消しを検討することもあると思います。

 

しかし、内定通知の時点で雇用契約が成立しているため、これを取り消すには『正当な理由』が必要です。

 

経歴や学歴などに重大な詐称があった場合は、内定取り消しの正当な理由になります。

 

しかし、“重大な詐称”の定義は難しいため、顧問弁護士などに相談してから対応しましょう。

 

【質問内容は統一する】

応募者同士を比較検討するために、質問内容は統一しておきましょう。

 

特に、同職種で募集している枠よりも応募者の方が多い場合、どの候補者が自社にマッチしているのか判断しやすくなります。

 

■まとめ

早期離職は、採用・教育にかかった手間やコストが増えてしまうため、企業にとってダメージの大きい問題です。

 

早期離職する理由の大半を占めている“ミスマッチ”でお困りでしたら、リファレンスチェックが効果的かもしれません。

 

企業の採用リスクを軽減させるためにも、リファレンスチェックを実施してみてはいかがでしょうか。

 

リファレンスチェックを実施する際は、注意点をしっかり確認し、トラブルを回避しましょう。

ノウハウ記事は毎週【火・木】更新!

無料会員登録をすると、新着記事をまとめたメルマガを受け取ることが可能。
その他、さまざまな会員限定コンテンツをご利用いただけます。

無料会員登録する

関連記事

最新記事

ログインまたは新規会員登録してからご利用ください。

新規会員登録

無料会員登録をすると、さまざまな会員限定コンテンツをご利用いただけます。

無料会員登録する

人事バンクについて

この企業をフォローしました。
フォローした企業の一覧はマイページからご確認いただけます。

この企業のフォローを解除しました。

このメールアドレスは、現在仮登録状態です。
本会員登録のご案内メールをご確認いただき、本会員登録を行ってください。

本会員登録のご案内は、下記メールをお送りしております。

▼メール件名
【人事バンク】本会員登録のご案内

送信が完了しました。
コメントをお寄せいただき、誠にありがとうございました。
サイト上に反映されるまで少しお時間をいただいております。
今しばらくお待ちいただけますと幸いです。