突然の「退職願い」…。企業が取るべき最適な対応方法とは？

「来月で退職したいのですが…」突然部下や社員から退職を告げられた時、みなさんはどのような対応をしていますか。

 

「こんな忙しい時期に辞めるなんて許せない」「ただでさえ人が足りていないのに」「急に言われても困る…」というように色々と思うことはあると思います。

 

しかし、もう辞めるからといってその気持ちをそのまま退職者にぶつけてしまうと会社に悪い影響を与えてしまう可能性があります。

 

今回は、突然退職したいと言われた時の対応方法とポイントについて解説していきます。

 

なぜ退職してしまうのか、その兆候についてもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

 

そもそも社員はなぜ辞める？

社員が退職する理由についてしっかりと把握していますか。

 

自身のやりたいことをやるため、キャリア形成のためといったポジティブな理由であれば問題ありませんが、ネガティブな理由だった場合は会社としても環境を変える必要があるかもしれません。

 

社員が会社を辞める理由としては、

というようなものが挙げられます。

 

当然、改善が難しい項目もあると思いますが、社内環境を整備することによって社員の不満を解消することもできます。

 

例えば、在宅勤務や時短勤務を取り入れたり、転勤や評価についてはより密なコミュニケーションを取ったりすることで改善するかもしれません。

 

上記に当てはまりそうな項目がある場合は退職者が出てしまう可能性もあるため、社内環境を見直すといいでしょう。

 

社員が辞めてしまう兆候11選

社員が辞めてしまう理由はわかりましたが、できることなら辞めてしまうのは防ぎたいですよね。

 

退職を防ぐには、辞めたいと思っている社員に退職される前に気づく必要があります。

 

では、辞める社員に現れる兆候にはどのようなものがあるのかを見ていきましょう。

 

愚痴や不満を言う機会が増えた

辞める人の多くが会社に対して不満を持っています。

 

同僚や他の社員によく愚痴を言っている、上司の悪口を言っているのをよく見かけるといった社員がいたらそれは辞めたいと思い始めている証拠かもしれません。

 

しかし、不満は誰しもあるものです。

 

本人とコミュニケーションを取り、何を不満に思っているのか、どう改善していくべきなのかをしっかりと話し合うことで引き留めることができるかもしれません。

 

世間話などに参加せず、1人で過ごしている

辞める社員は、「もう辞めるから今の会社の人間関係なんてどうでもいいや」と思ってしまうことが多いです。

 

なので、世間話にも参加せず、ランチの時間も一人で過ごしていることが多い傾向にあるようです。

 

こういった社員にも、積極的に話しかけてコミュニケーションの輪に入れてあげることで、会社へのエンゲージメントが高まり、退職を防ぐことができるかもしれません。

 

求人サイトを見ている

あまり堂々と見ている人はいないかもしれませんが、転職する際は多くの場合求人サイトを利用します。

 

もし求人サイトを利用しているのを見かけたら少なからず退職を考えている可能性が高いので、早めに引き留めることをおすすめします。

 

現状何に不満を抱いているのか、どうしたら会社に残ってくれるのかなどを聞き出せると解決の糸口が見えてくるかもしれません。

 

自身の業務と関係ない勉強を始めている

明らかに今の業務には必要のないことを勉強し始めていた場合、転職の準備を始めているのかもしれません。

 

しかし、この場合は会社への不満が必ずしも退職の理由ではない可能性もあります。

 

自分のやりたいことがあるといった理由での退職は無理に引き留めずに暖かく見送ってあげた方がいい場合もありますね。

 

なぜその勉強をしているのか、コミュニケーションを取りながらそのやりたいことが今の会社では実現できないのかなどしっかり話し合ってみるといいでしょう。

 

髪色を黒く染めて、スーツのような恰好が増えている

身なりを整え始めた場合、すでに転職活動を行っていることが多いです。

 

服装まで整えているとなると、終業後に面接を受けている可能性も高いです。

 

すでに面接まで受けている段階だと、引き留めるのも難しい場合が多いかもしれませんね。

 

遅刻や早退が増えている

転職活動が今の業務よりも優先度が高くなっている可能性があります。

 

特に、現状の仕事への影響を考えずに転職活動をしているということはそれなりに会社に不満を持っている可能性も高いです。

 

ここまで不満がたまっていると、引き留めるのも難しいかもしれません。

 

仕事中にこっそり仕様の電話をしている

一概にも転職活動だけとは言い切れませんが、その可能性は十分にあります。

 

また、仕事中にかかってきているということは、企業の最終選考や内定通知の連絡までいっているかもしれません。

 

ここまでくると引き留めるのは至難の業ですが、なぜ転職をするのかしっかりと話しておくことは必要です。

 

ミーティングでの発言が減った

転職活動が進んでくると、次の仕事に目が向いて今の仕事のやる気が無くなってしまいます。

 

そのため、会議などでも発言をしなくなる傾向があります。

 

特に、ミーティング中に上の空になっている場合は注意が必要です。

 

机を整理整頓している

机を片付け始めたら、もう退職の準備に取り掛かっているかもしれません。

 

普段、机を整理している様子なんて全くなかった人が片付け始めた場合はすぐに手を打つ必要があるでしょう。

 

しかし、この段階までくると、すでに退職の意向は固まっている場合が多いため引き留めるのは難しいかもしれません。

 

見ていて明らかにやる気が無くなっている

転職に気が向いていると今の業務へのやる気が無くなってしまいます。

 

決められた仕事だけ終わらせて後は転職について考えていることが多いです。

 

また、明らかに気が抜けている場合はすでに転職先が決まっているかもしれません。

 

有給休暇は何にどう使おうか、休暇中は何をしようか、次の転職先ではどんな仕事をしようかといったことで頭がいっぱいになっているのでしょう。

 

引継ぎマニュアルを作っている

指示もされていないのに引継ぎマニュアルを作り始めたら退職の準備に取り掛かっているといえるでしょう。

 

退職時に一番問題になるのが引き継ぎ業務です。

 

先にマニュアルを作り、残りの有給休暇をしっかりと満喫しようとしているのかもしれません。

 

辞めると言われたときの対応方法とポイント

では、実際に辞めたいと言われたときはどのように対応するのが良いのでしょうか。

 

対応方法について、順を追って説明していきます。

 

しっかりと話を聞く

社員から辞めたいと言われたとき、真っ先に引き留めたくなると思います。

 

しかし、引き留める前に必ず話を聞く時間を設けましょう。

 

理由を利かずに引き留めてしまうと、もしかしたら引き留められたかもしれない人まで辞めてしまう可能性すらあります。

 

「まずは話を聞く」ことから始めてください。

 

引き留める

相手の話を聞いた後、それでもやはり一緒に働いていたい、残ってほしいと思う場合は引き留めましょう。

 

この際、しっかりと自分の気持ちを伝えることが大切です。

 

条件面の話などもあるとは思いますが、ここでは一緒に働きたいという気持ちを伝えましょう。

 

その上で、退職理由に対する解決策を提示していくことで、引き留められる可能性も出てきます。

 

上司と部下である以前に人と人です。

 

まずは気持ちを伝えあってから、これからも一緒に働いていくにはどうしたらいいかを一緒に考えるようにしましょう。

 

しかし、どれだけ引き留めても辞めてしまう人は必ず出てきます。

 

無理に引き留めることはせず、お互いの意見を尊重した上で、納得のできる結論を出しましょう。

 

退職までのスケジュールを決める

引き留めることができず、退職することになった場合はしっかりと退職までの日取りを決めましょう。

 

退職日はいつにするのか、有給の取得をどうするのかなどを話し合います。

 

ちなみに、退職日は通常2~3か月後に設定することが多いようです。

 

引継ぎが中途半端になってしまわないよう、余裕を持ったスケジュールが設定できるといいでしょう。

 

引継ぎがうまくいかないと、退職後のトラブルの原因にもなってしまいますよ。

 

退職日までの約束

退職する際には、下記の2点を守ってもらうようお願いしましょう。

 

なるべく良好的な退職をお願いする

会社を辞めてからもどこかの縁でまたかかわりがあるかもしれません。

 

また、辞める時にもめ事を起こしてしまうとお互いにメリットがありません。

 

しっかりと理由を説明した上で、良好的な退職をお願いしましょう。

 

会社の批判や悪口を言わないことをお願いする

「立つ鳥跡を濁さず」という言葉の通りです。

 

辞める際に批判や悪口を言っていると会社の雰囲気が悪くなってしまいます。

 

もしお願いしても聞いてくれないような社員であれば、なるべく早めに辞めてもらうのも一つの方法かもしれません。

 

求人募集を始める

人数が足りているのであれば必要ありませんが、多くの中小企業の場合、欠員が出ると業務に支障が出てしまう可能性があると思います。

 

一番に思いつくのが求人広告だと思いますが、最近では他にもたくさんの採用手法があります。

 

自社に最適な手法で人材を確保してください。

 

 

退職日にするべきこと

送別会はなるべく開くようにしましょう。

 

退職時に良好的な退職をお願いする以上、会社としても良好的な送り出しをする必要があります。

 

送別会では、今まで一緒に働いてくれたことに関する感謝を伝えるようにしましょう。

 

また、こういう場は現行の社員にも見られています。

 

良い送り出し方をすることで、「暖かい会社だな」と思ってもらえるため、従業員のエンゲージメントも上げやすいのです。

 

社内環境の整備

退職理由を聞くべき理由としては引き留める以外に、今後同じような理由で退職者を出さないためでもあります。

 

退職者の言葉を真摯に受け止め、会社として改善できる部分は改善し、なるべく気持ちよく働いてもらえるよう環境を整えることが大事なのです。

 

退職者が出てしまった場合は、会社がさらに成長できるチャンスと思い、しっかりと今後の教訓にしていきましょう。

 

アルムナイ制度も有効？

アルムナイとは卒業生や同級生を表す英単語です。

 

そこから派生して、企業の元社員のことをアルムナイと呼ぶことが増えてきました。

 

アルムナイ制度というのはこういった一度辞めた社員を再雇用する制度のことを指します。

 

出戻り制度と呼んだりすることもあるようです。

 

優秀な社員とのつながりを持っておくことで、戻ってきてもらう機会を作っているのです。

 

アルムナイ制度では、採用コストの軽減や適切なタイミングで適切な人材にアプローチできるといったメリットがあります。

 

当然、アルムナイ制度を利用するのであれば良好的な退職が必須となるため、上記で説明したような対応が必要となるのです。

 

 

退職時の対応は他の社員にも見られています

退職する社員が出てしまうのは仕方のないことです。

 

しかし、そこでどのような対応をしたのかは他の社員にも見られています。

 

また、良好な退職ができればその社員がいずれ戻ってきてくれることも十分に考えられます。

 

退職を告げられた時は真摯に対応し、社員の新たな門出を祝ってあげましょう。