採用担当者になったら何をすればいい？ 採用担当者なら押さえておきたい基礎知識や心構え、おすすめの資料をまとめてご紹介

採用担当者は、事業発展に欠かせない採用を行う重要な仕事です。

 

とはいえ、採用業務は多岐にわたるため、「何をすれば良いのか、どういった知識が必要なのか分からない」という人も多いでしょう。

 

そこでこの記事では、仕事内容や採用手法といった採用担当者が押さえておきたい基礎知識を中心に、心構えや法律について解説いたします。

 

採用業務で使えるテンプレートやおすすめの資料もご紹介しますので、ぜひご覧ください。

 

採用担当者の役割や重要性

そもそも採用は、“事業を発展させるため”に行うものです。

 

「現状のリソースでは事業目標を達成できないから、外部から補充しよう」というのが採用活動なので、事業の存続・発展には採用担当者が欠かせません。

 

具体的には、採用計画の立案や募集方法の選定、選考の実施、応募者管理、合否判断、内定者フォローなど、多岐にわたる仕事を担当します。

 

リソースに余裕のある企業では、人事部の中に採用のみを行う担当者を置いているケースもありますが、ほとんどの企業は他の人事業務と兼任で採用活動を行っています。

 

採用担当者の仕事内容

採用担当者はどういう仕事を行うのか、詳しく内容を見ていきましょう。

 

採用計画の立案

採用計画とは、「いつ、どの部署に、どんな人を、何人、どういった方法で採用するか」採用活動の方針を決める計画のことです。

 

採用活動は事業目標を達成するために行うものなので、事業目標や事業計画、自社の課題をもとに採用目的を明確にした上で、採用計画を策定します。

 

求める人物像の明確化

求める人物像が曖昧な状態では、ミスマッチにつながります。

 

事業計画や経営戦略にもとづいて「何のために、どういう人材が必要なのか」を明確にすると、求める人物像が見えてきます。

 

求める人物像は、

 

など、特定の人物を想像できるよう具体的に設定するのがコツです。

 

その人物に有効な採用手法やメッセージを考えやすくなりますし、採用基準も明確になるため、自社にマッチした人材を採用しやすくなります。

 

採用手法の検討

求める人物像が明確になれば、採用手法を検討しやすくなります。

 

例えば、専門性の高い人材は採用難易度が高く、求人広告だけで母集団を形成するのは困難です。

 

よって、求人広告と合わせて、人材紹介やダイレクトリクルーティングを検討する必要あるでしょう。

 

また、求人サイトと一口に言っても、特定の業界・職種に特化したメディアや、若手、女性向けなど、特徴は様々です。

 

採用手法や各メディアの特徴を把握した上で、求める人物像に合う方法を選択しましょう。

 

選考フロー

近年は少子高齢化の影響で企業間の人材獲得競争が激化しているため、応募から内定までの時間が長くなるほど、他社に流れやすくなります。

 

選考フローを決める際は、求める人物像や採用コストだけでなく、他社の状況も鑑みて書類選考や適性検査の有無、面接回数などを決定しましょう。

 

評価方法

ミスマッチの防止には、採用に関わる全社員の認識を統一させる必要があるため、採用基準の設定が重要です。

 

求める人物像をもとに、どういった条件や資質が必要なのかを確認しましょう。

 

ただし、採用基準は合格のボーダーなので、要件が多いほど対象者は減ります。

 

厳しい基準を設定すると機会損失につながるため、「MUST（必須）要件」「WANT（希望）要件」に分類した上で採用基準を決めましょう。

 

また、「コミュニケーションスキル（スムーズな意思疎通）」のように、どういう要素を求めているのかを明確にすると、面接官による評価のブレを最小限に抑えられます。

 

 

選考

応募者の選考は、採用担当者にとって非常に重要な仕事です。

 

面接では限られた時間の中で、自社の求める人物像を見極めなくてはならないため、的確な質問をする必要があります。

 

とはいえ、応募者への理解を深めたいあまり、ハラスメントや差別と誤認されるような質問をしないよう細心の注意を払う必要があります。

 

事前に質問内容を整理すると同時に、タブーな質問を面接官に共有しておくなど、トラブル防止の取り組みも重要です。

 

また、選考は応募者を見極める場だけでなく、相互理解を深める絶好の機会でもあります。

 

自社の魅力や仕事の厳しさといった「良い面」「悪い面」を正確に伝えることで、ビジョンや価値観に共感した応募者を採用できます。

 

新卒・中途・アルバイトごとの面接質問例やタブーな質問を下記にまとめましたので、参考にご覧ください。

 

【面接の質問例ファイル】

 

 

 

合否通知

応募者への素早い対応が採用成功のカギとなるため、

を心がけましょう。

 

不採用者への連絡を行わない企業もありますが、応募者の就職・転職活動を邪魔する可能性があるため、合否結果が出た段階ですぐに連絡するのが親切です。

 

工数削減で連絡を控えたい場合は「合格の場合のみ、1週間以内に連絡する」など、明確に伝えましょう。

 

合否通知は、テンプレートを利用すると便利です。

 

メール用の合否通知テンプレートをまとめておきますので、ご活用ください。

 

【メール用合否通知テンプレート】

 

 

内定者フォロー

新卒に限らず、中途採用でも内定から入社までには期間が空きます。

 

内定者は新しい環境に期待と不安を感じているため、放置すると内定辞退される可能性が高まります。

 

そのため、

などを実施して、入社意欲を持続させることが重要です。

 

 

このように、採用担当者は様々な業務を担当します。

 

ヒューマンエラーや長時間残業を防ぐためにも、必要に応じて採用管理システムや採用代行、採用コンサルティングといったサービスの活用も検討しましょう。

 

新卒・中途・アルバイト採用の違い

採用は、「新卒採用」「中途採用」「アルバイト採用」の3つに大別されます。

 

採用担当者になったら、これらの違いを正確に把握しておきましょう。

 

新卒採用

新卒採用とは、卒業予定の学生を対象として採用活動を行い、卒業と同時に入社させる採用方法です。

 

卒業後3年以内の若者は、新卒枠で扱われることもあります。

 

社会人経験のない学生がメインターゲットとなるため、ポテンシャルを重視した採用です。

 

なお、就職みらい研究所「就職白書2020」によると、新卒採用における採用単価（1人当たり採用コスト）は、93.6万円です。

 

新卒採用のメリット・デメリット

企業が持続的に成長するには、新しい世代の育成が欠かせません。

 

新卒一括採用で若者を安定的に確保できれば、企業文化やスキルを継承していけますし、従業員の年齢構成のバランスも取れるため、組織活性化につながります。

 

一方、新卒採用は採用活動の時期が決まっているため、年単位で時間がかかるのがデメリットです。

 

採用活動の工数は多く、戦力となるまでに手間と時間がかかりますが、説明会や募集、選考、研修などをまとめて行えます。

 

初期投資が大きくなる半面、採用や教育にかかるコストの削減につながります。

 

中途採用

中途採用は、社会人経験のある求職者を対象とした採用方法で、欠員補充や増員などの採用ニーズが発生したタイミングで募集をかけます。

 

募集から入社までには、1週間～3カ月程度かかります。

 

社会人を対象としているため、知識やスキル、経験を重視した採用が一般的です。

 

就職みらい研究所「就職白書2020」によると、中途採用における採用単価は、103.3万円と、新卒採用よりも高い水準になっています。

 

中途採用のメリット・デメリット

社会人経験のある人材が対象なので、ビジネスマナーなどの基礎教育は必要ありません。

 

必要な知識・スキル・経験を有した即戦力人材を採用すれば、教育・研修の手間やコストを大幅に削減できます。

 

他社で得た経験やノウハウを取り込むことも可能なため、企業の活性化にも貢献してもらえるでしょう。

 

一方、中途採用は一度に採用する人数が少ないです。

 

その上、スキルや経験が豊富な人材ほど、採用コストや賃金が高くなる傾向があるため、新卒採用よりもコストがかかります。

 

また、前職でのやり方に固執してしまったり、すぐに転職してしまったりする可能性があるため、転職理由を確認するなどの工夫が必要です。

 

アルバイト採用

アルバイト採用は、時間や時期を限定して働く人を対象とした採用方法です。

 

学生や主婦（夫）、フリーターがメインターゲットであり、勤務する日や時間帯はシフトによって変動します。

 

中途採用同様ニーズが発生したタイミングで募集を行いますが、募集から入社までは1日～数週間程度と早いのが特徴です。

 

アルバイト採用のメリット・デメリット

アルバイトやパートは、業績や時期に応じて人員調整をしやすく、正社員より時間単価も低いため、人件費を抑制できる点がメリットです。

 

ただし、アルバイトやパートは長期就労を目的としている人が少ないため、学業や本業との兼ね合いで頻繁に人が入れ替わります。

 

採用担当者が押さえておきたい最新の採用手法

求人広告への掲載が主流ですが、近年では様々な採用手法が出てきています。

 

自社に適した方法を探すためにも、最新の採用手法を把握しておきましょう。

 

ダイレクトリクルーティング

ダイレクトリクルーティングとは、企業自らが求める人材を探し出し、直接アプローチする“攻め”の採用手法です。

 

就職・転職活動をアクティブに行っている「顕在層」はもちろん、具体的なアクションを起こしていない「潜在層」にまでアピールできます。

 

また、求める人材に直接アプローチできるため、選考の工数を削減できる点もメリットです。

 

一般的には、ダイレクトリクルーティングサービスや、就職・転職サイトのスカウト機能などを活用して採用活動を行います。

 

成功報酬やデータベース利用料といった費用が発生し、料金体系はメディアによって異なります。

 

SNS採用（ソーシャルリクルーティング）

ソーシャルリクルーティングは、InstagramやTwitter、FacebookなどのSNSを利用した採用手法です。

 

自社の情報を発信するだけでなく、DMでのやり取りができるため、企業のイメージアップや相互理解の促進につながります。

 

運用の手間はかかりますが、無料で利用できるツールを使うため、軌道に乗れば大幅な採用コスト削減も可能です。

 

リファラル採用

リファラル採用は、自社従業員の知人・友人を紹介してもらう方法です。

 

企業文化や仕事内容、雰囲気を理解している従業員が、自分の知人や友人を紹介するため、ミスマッチが起こりづらく、職場にも馴染みやすいのがメリットです。

 

費用は、紹介者へのインセンティブ程度で済むため、採用コストを大幅に削減できます。

 

とはいえ、欲しい時期に必ず採用できるとは限らないため、多くの企業では求人広告やダイレクトリクルーティングなど、他の採用手法と併用しています。

 

求人検索エンジン

求人検索エンジンとは、求人特化型の検索エンジンを活用する方法です。

 

「求人情報のみを検索できるGoogle検索やYahoo!検索」を想像すると分かりやすいでしょう。

 

近年利用者が増加傾向にあることから、「Indeed」「求人ボックス」「スタンバイ」といった、求人検索エンジンを活用する企業が増えています。

 

求人検索エンジンの多くは、基本無料で求人を掲載できます。

 

有料掲載は、クリック数に応じて課金される「クリック課金型」を採用しているケースがほとんどです。

 

興味のある人にだけお金をかけられるため、無駄なく予算をかけられます。

 

一定条件を満たせば、自社採用サイトや求人サイトに掲載している求人情報を連携させることも可能です。

 

ミートアップ

ミートアップは、同じ目的を持つ人たちが集まる会のことです。

 

交流会や説明会、勉強会などをカジュアルに行うため、参加ハードルが低く「話だけ聞いてみたい」という志望度の低い求職者にもアプローチできます。

 

ミートアップは多くても20名程度の小規模な会なので、参加者一人ひとりとじっくり話せます。

 

相互理解を深めやすいため、ファンの獲得にもつながりますし、選考への参加率向上にも役立つでしょう。

 

人材紹介

人材紹介は、自社の求める要件に合致する人材を紹介してもらうサービスです。

 

人材紹介会社が保有しているデータベースを活用してマッチングを行うため、母集団形成の手間がかかりません。

 

ある程度スクリーニングされた状態の候補者と面接できるので、採用活動も短期化できるでしょう。

 

人材紹介は採用成功時に料金が発生する「成功報酬型」で、採用者の理論年収の3割程度が相場です。

 

1人採用するごとに費用が発生するため、採用人数が多いほどコストが高くなります。

 

人材派遣

人材派遣は、派遣スタッフを一定期間自社に派遣してもらうサービスです。

 

直接雇用する人材紹介と違い、人材派遣は派遣会社のスタッフを借りるサービスなので、人件費や採用コストを抑えつつ、柔軟に人員調整ができます。

 

派遣期間中は「派遣スタッフの時給×労働時間」を派遣会社に支払います。

 

 

採用担当者が押さえておきたい法律

求人募集や面接、採用には、様々な法律が関わっているため、知らないうちに法律違反をしないよう注意する必要があります。

 

ここでは、採用担当者が押さえておきたい法律についてご紹介します。

 

求人票の作成に関係する法律

まずは、求人募集に関連する法律を見ていきましょう。

 

1.職業安定法

2018年の法改正により求人募集を行う際は、

について明示しなくてはなりません。

 

また、応募者に誤解を与えるような表現も禁止されています。

 

参考：厚生労働省「労働者を募集する企業の皆様へ～労働者の募集や求人申込みの制度が変わります～」

 

2.男女雇用機会均等法

男女雇用機会均等法では、性別を理由とする差別は禁止しています。

 

例えば、「営業マン」「看護婦」「女性歓迎」といった表現は、性差別的な表現に該当するため、控えましょう。

 

もちろん、男女で採用条件や選考方法、採用の決定に差を設けることも禁止です。

 

参考：厚生労働省「男女均等な採用選考ルール」

 

3.雇用対策法

雇用対策法では、原則として年齢制限の設定を認めていません。

 

ただし、

 

などは、例外として年齢制限が認められています。

 

年齢制限を設けて求人募集する場合は、必ず例外事由を提示しましょう。

 

選考に関係する法律

次に、応募や面接に関係する法律についてご紹介します。

 

1.職業安定法

職業安定法では、社会的差別の原因につながる恐れがある情報の収集を認めていません。

 

公正な選考を行うためにも、本人の適性や能力とは関係のない事柄で採否を決定するのは厳禁です。

 

採用選考時には「本人に責任のない事項」「本来自由であるべき事項」に触れないよう、注意しましょう。

 

【本人に責任のない事項】

 

【本来自由であるべき事項】

 

また、尊敬する人物について尋ねるのもNGです。

 

アイスブレイクでの雑談であっても「不適切な採用選考をされた」と認識される可能性があるため、十分注意しましょう。

 

参考：厚生労働省「公正な採用選考の基本」

 

2.男女雇用機会均等法

性別を理由とした差を設けてはいけません。

 

例えば、

などです。

 

参考：厚生労働省「男女均等な採用選考ルール」

 

なお、法改正により内容が変わる可能性があるので、情報は定期的にアップデートしましょう。

 

採用担当者の心構え

採用業務は応募者の人生に関わる仕事でもあるので、真摯に向き合うことが大切です。

 

会社の顔であることを意識する

採用担当者は応募者とコミュニケーションを取る機会が多いです。

 

応募者からすると面接官や採用担当者は、直接交流できる数少ない志望企業の社員なので“会社の顔”であることを意識しましょう。

 

面接官同様、採用担当者の印象がそのまま会社の印象になるため、入社意欲に大きな影響を与えます。

 

清潔感のある身だしなみはもちろん、丁寧で素早い対応も欠かせません。

 

応募者とのコミュニケーションを通して信頼関係を築くことができれば、内定辞退率の低下にもつながります。

 

選ばれる立場でもあることを自覚する

採用活動は、企業が応募者を選ぶ場であると同時に、応募者が企業を選ぶ場でもあります。

 

「自分たちが選ぶ立場にある」という認識で臨んでも、応募者の心を掴むことはできません。

 

ほとんどの求職者は複数の企業に応募しているため、常に他企業と比較検討されていることを認識して対応しましょう。

 

お互いが対等な立場であることを理解し、キャリアを応援する気持ちで応募者と接すれば、誠実な印象を与えられます。

 

コミュニケーションも取りやすくなるため、認識のすり合わせもしやすくなるでしょう。

 

誠実に向き合う

就職・転職は応募者の人生に関わる重大なイベントです。

 

理想的な人材に出会えたとしても、事実を大げさに伝えるなど、誤解させるような表現を用いて入社を促してはいけません。

 

嘘や実態とかけ離れた情報を伝えても、入社すればいずれは分かることです。

 

早期離職だけでなく、労使間のトラブルに発生する可能性もありますし、会社の信頼も損ねます。

 

採用担当者は常に求職者・応募者と誠実に向き合い、ネガティブな面もきちんと伝えましょう。

 

ネガティブな面も承諾した上で入社してくるため、長期就労を期待できます。

 

また、ネガティブな情報を開示すると「誠実な会社」「向き合ってくれている」といった好印象を与えられます。

 

採用担当者におすすめの資料

最後に、採用担当者におすすめの資料をいくつかご紹介します。

 

株式会社ONE

長年にわたって人材採用事業を展開してきたONEでは、豊富な知識とノウハウをもとに作成した、採用担当者向けの面接マニュアルを無料公開しています。

 

面接時の心構えや注意点、採用全体での広報活動のほか、近年増加傾向にある「オンライン面接マニュアル」や「カジュアル面談のポイント」も掲載されています。

 

イラストなどで分かりやすく書かれており、理解しやすくおすすめです。

 

株式会社ONE：「企業の採用面接担当者向けの『面接マニュアル』」

 

株式会社ビズリーチ

ビズリーチでは、中長期的な人材用戦略を3つのステップで紹介する資料を公開しています。

 

経営者向けの資料とされていますが、採用計画は経営との連動が欠かせません。

 

人材採用の現状分析チェックリストや採用計画の立案方法についても掲載されているので、業務理解を深める役に立つでしょう。

 

株式会社ビズリーチ：「経営者のための人材採用戦略3ステップ」

 

中途採用サポネット

マイナビが運営するメディアで、労働市場調査や企業調査、転職者の動向調査など、様々な調査結果を確認できます。

 

「ブレない採用要件の共有方法と面接評価シートの活用方法」といった、お役立ち資料も用意されています。

 

中途採用サポネット：「採用市場レポート」

 

就職みらい研究所

リクルートホールディングスが運営する就職みらい研究所では、新卒採用に役立つ様々な調査・分析結果を公表しています。

 

学生の志向・動向などを把握できるため、新卒採用前に必ずチェックしましょう。

 

就職みらい研究所

 

採用担当者は企業・求職者にとって重要な存在

採用担当者は、経営資源の「ヒト」を確保するポジションであり、就職・転職という求職者の人生に関わる存在でもあります。

 

採用業務は多岐にわたるため、兼務している採用担当者は特に多忙でしょう。

 

しかし、企業と求職者双方の未来を担う重要な存在なので、しっかりと心構えを持って採用業務に臨むことが大切です。

 

まずは、採用業務や関連する法律などを把握するところから始めましょう。

 

とはいえ、1人で採用業務を行うのは大変なものです。

 

リソースやノウハウ不足で業務に支障が出そうな場合は、採用代行や採用コンサルティングサービスを検討するなど、柔軟に対応しましょう。